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Évolutivité et flexibilité, les essentiels d’un logiciel de gestion de projet

Lors de la planification annuelle d’une entreprise, la croissance est sans aucun doute le mot clé autour duquel gravitent les différentes stratégies. Augmenter les revenus, multiplier les talents au sein de l’équipe, accroître la quantité de projets, et même faire rayonner l’organisation à plus grande échelle. Pour y parvenir, vous aurez évidemment plus de gérance à faire. En effet, si vos contacts sont plus nombreux et que vous avez plus de clients vous aurez assurément plus de suivis et de rapports à effectuer. Vous devez donc vous outiller de façon adéquate. C’est à ce moment qu’un logiciel de gestion de projet vous est utile.

C’est en commençant vos recherches que vous réalisez que l’offre de marché est très grande. Il peut être facile de s’y égarer. Vous devez faire le bon choix afin d’éviter de perdre du temps et de l’argent. En connaissant les points importants à considérer, il est possible de prendre une décision éclairée et de faciliter votre travail. Peu importe votre champ d’expertise, il faut savoir qu’un outil de gestion de projet idéal peut s’adapter aux réalités des entreprises. C’est-à-dire qu’il peut répondre aux besoins des équipes de différentes tailles, mais également aux divers domaines.

Lors de votre choix, vous devez aussi vous pencher sur plusieurs options comme la possibilité d’utiliser différents graphiques évolutifs et cela tout en gardant une vue d’ensemble sur vos projets. C’est en optant pour un programme évolutif et flexible que votre travail de gestionnaire ou d’entrepreneur sera optimisé.

Le logiciel est-il adapté pour mon équipe?

Premièrement, vous devez vous assurer que le logiciel de votre choix pourra vous suivre, et cela même si vous veniez à augmenter votre nombre d’utilisateurs. D’ailleurs, ce n’est pas parce que vous êtes une petite équipe que vous devriez regarder pour un outil moins performant. Il est primordial que votre décision s’arrête sur une plateforme qui pourra évoluer avec vous et cela, peu importe les changements qui pourraient survenir dans votre entreprise.

Des feuilles de calculs classiques peuvent sembler intéressantes puisqu’elles n’engendrent pas de coûts fixes. Par contre, avec les probabilités accrues d’erreurs, et l’incapacité de les faire évoluer avec vos projets, l’avantage financier serait rapidement perdu. D’ailleurs, il est complexe, pour ne pas dire impossible, d’apporter des modifications par plusieurs utilisateurs simultanément. Sans oublier qu’aucune automation n’est possible avec cette option.

Plusieurs applications proposent toutefois des versions gratuites afin de répondre aux besoins des petites équipes sans engendrer de coûts supplémentaires. Il s’agit d’une excellente option! Néanmoins, assurez-vous que vous pourrez continuer d’utiliser cet outil si votre organisation venait à s’agrandir. En effet, il vous faudrait beaucoup de temps pour transférer tous vos projets sur une nouvelle plateforme. Vous devez toujours garder en tête que l’économie de temps et la recherche d’efficacité sont à la base de votre croissance.

Les outils répondent-ils aux besoins de mon entreprise?

Deuxièmement, vous devez choisir un outil avec lequel il est possible d’effectuer des changements à vos projets sans perdre de temps dans la réorganisation de ceux-ci. Si, à chaque événement, vous devez recommencer l’attribution des tâches, réajuster vos budgets et modifier vos délais, ce n’est pas très pratique.

Par exemple, l’usage d’un diagramme de Gantt est idéal, car il vous permet de modeler rapidement tous les paramètres de vos plans. C’est un outil facile d’utilisation avec lequel vous pouvez suivre le fil de votre activité. Vous pouvez changer les variables de votre projet et attribuer les travaux aux utilisateurs. Vous ne devez pas recommencer une nouvelle planification au moindre changement puisque les différents modules pris en charge seront ajustés selon les avancements. D’ailleurs, avec les diagrammes de Gantt, vous pouvez voir le statut de tous vos projets en temps réel. Vous pouvez donc anticiper les retards possibles et réagir en cas de dépenses imprévues.

Bref, le programme de gestion pour lequel vous optez doit avoir des outils flexibles qui répondent à vos besoins, peu importe l’évolution de vos objectifs.

Puis-je savoir comment mes projets avancent?

Troisièmement, comme mentionné précédemment, vous devez connaître le développement de vos projets. Que vous soyez en communication avec un client ou dans la planification de vos budgets, vous devez avoir une vue d’ensemble sur le déroulement des différentes étapes.

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L’utilisation d’un tableau de bord peut s’avérer une bonne option. En effet, ils vous permettent d’avoir une vision claire de l’ouvrage attribué. Vous pouvez suivre l’évolution de votre projet et savoir quand les tâches sont effectuées. Ainsi, vous pouvez planifier les prochaines tâches en conséquence. Vous devez optimiser la productivité sans donner trop de pression à votre équipe. C’est avec des étapes cohérentes et précises que vous éviterez les retards. L’outil de gestion de projet que vous utilisez doit également vous permettre de budgétiser vos projets. Vous pourrez ainsi suivre vos dépenses et vos profits afin de vous assurer que vos opérations soient rentables. Suivez vos indicateurs de performance pour être à l’affût de tous les aspects financiers de vos projets.

D’ailleurs, certains programmes offrent des paramètres flexibles afin que vous puissiez laisser certains de vos clients avoir un aperçu de leurs projets. 

 

Finalement, bien qu’il y ait plusieurs offres de disponibles dans le marché, si vous prenez le temps d’évaluer chacune d’elles, vous pourrez reconnaître celles qui correspondent à vos besoins actuels et futurs. Ainsi, si vous imaginiez que des feuilles de calculs représentaient une option moins coûteuse, vous êtes désormais outillé pour comprendre que c’est faux. Vous devez penser aux temps qu’il vous faudra pour constamment mettre à jour vos multiples formules. Sans oublier les risques d’erreurs qui seront accrus. Trouvez un outil qui sera acquis rapidement et facilement par les membres de votre organisation. Vous serez tous gagnants et votre objectif de croissance sera facilité.

En prenant en considération vos nouvelles notions, Nutcache est assurément la solution idéale pour vous! Si votre équipe compte moins de 20 membres, vous pouvez même bénéficier d’une version de Nutcache entièrement gratuite! Toutefois, n’ayez crainte, une fois que vos projets seront plus nombreux, vous pourrez modifier votre abonnement afin de répondre à vos nouveaux besoins. Commencez dès maintenant!

2021-02-10T20:11:47+00:00

About the Author:

As a marketing consultant, Andressa has joined the Nutcache team recently. Based in Brazil, she loves to work with content marketing and business communication to build, create, and establish brand awareness and brand reputation efficiently.