RIDA Projet: Bien rédiger son Relevé d’Information Décision Action

L’objectif du RIDA Projet (Relevé d’Information Décision Action) est de veiller à ce que les personnes concernées par un projet obtiennent les bonnes informations au bon moment concernant l’avancement de ce projet et leur permettre ainsi de prendre des décisions. La répartition efficace de l’information repose sur la sélection des outils et des méthodes adéquats pour atteindre les membres d’un même projet afin qu’ils puissent évaluer les résultats d’une action et/ou prendre des décisions.

 

Qu’est-ce que la méthode RIDA Projet?

Les réunions de projet impliquent souvent des questions, de longs débats et surtout des décisions commerciales. Malheureusement, après la fin de la réunion, les discussions et les décisions peuvent être oubliées par ceux qui y ont assisté, ou mal interprétées par d’autres personnes qui n’ont pas assisté à ces réunions.

Pour éviter de futurs malentendus, un rapport connu sous le nom de RIDA est une excellente méthode pour enregistrer les questions, les sujets de discussion et les décisions. Pour faciliter sa lecture, divisez les temps de réunion en quatre ou cinq sections avec des sous-titres afin que les destinataires puissent rapidement rechercher les informations les plus importantes.

La méthode RIDA doit être basée sur:

I = Le type d’Information à distribuer
D = Les Décisions de l’auditoire
A = La chronologie d’une Action requise

La méthode RIDA Projet est centrée sur votre public, l’environnement, les politiques de l’entreprise et/ou l’accès aux logiciels, la taille du projet ainsi que d’autres facteurs.

 

Renseignements sur la réunion précédente

Si les informations d’une réunion précédente sont lues ou distribuées, enregistrez les modifications qui sont notées. En outre, documentez les mesures de suivi prises pour tout problème soulevé précédemment. Ces actions peuvent être des rapports d’avancement sur les projets en cours, les informations nécessaires aux prochains projets ou des rapports sur les problèmes résolus.

Cette section est facultative et peut être éliminée si aucune réunion préalable n’a eu lieu. En revanche si une réunion précédente a eu lieu, il est important de préciser cette section afin de quantifier le travail effectué et ainsi d’en mesurer le résultat.

En gestion de projet, il faut toujours garder à l’esprit que l’on va d’un point A à un point B puis d’un point B à un point C. Si le point B est mal défini ou peu clair, il sera difficile de s’y rendre. Et ce sera encore plus vrai pour le point C.

 

Informations sur la réunion en cours

Utilisez la première section pour enregistrer les informations de base sur la réunion:

  • la date,
  • l’heure de la réunion,
  • l’emplacement,
  • le nom du responsable de la réunion,
  • et la liste des personnes qui y ont assisté.

Si un grand nombre de personnes assistent à la réunion, faites circuler un simple formulaire afin que chaque participant émarge et reçoive le compte-rendu RIDA. Cela aura également pour effet de les impliquer dans le ou les débats qui seront menés et de les responsabiliser face à chaque problématique.

 

Thèmes principaux de l’ordre du jour

Dans cette section, le procès-verbal de la réunion devra s’axer sur la raison principale de la réunion. Il doit impérativement inclure les détails adéquats sur les sujets abordés:

  • noms des personnes qui ont parlé ou posé des questions,
  • résumé des discussions et des décisions.

Si un sujet ou une décision a été reporté, indiquez la raison et la date à laquelle il sera examiné. Avec les procès-verbaux des réunions, l’entreprise peut se concentrer sur les problèmes et avoir un dossier permanent de la discussion et des décisions qui ont été prises.

Sans la méthode RIDA Projet et son relevé d’informations, la progression des objectifs peut ne pas être reconnue, et donc laisser croire à tort que les réunions sont une perte de temps et que rien n’est jamais accompli.

 

Éléments d’action

Un élément d’action est une tâche assignée à une personne ou une équipe de travail spécifique pendant la réunion. Chaque tâche doit être enregistrée et comporter:

  • le nom de la personne assignée ou de l’équipe de travail,
  • la description de la tâche à accomplir,
  • et la date d’achèvement prévue.

Cet élément va clairement vous aider à mesurer les résultats lors de la réunion suivante. Le représentant de l’équipe devra alors fournir un rapport d’avancement sur l’élément d’action. Cette section est capitale et doit être retranscrite avec précision par l’auteur du procès-verbal de la réunion. Il garantit que des progrès sont réalisés en ce qui concerne les objectifs de l’entreprise en attribuant des responsabilités à des personnes spécifiques.

Si ces éléments sont mal retranscrits ou enregistrés, des confusions viendront perturber votre travail. Tout objectif flou mène à une erreur précise.

 

Pourquoi choisir la méthode RIDA Projet?

La méthode de gestion de projet RIDA découle de l’IDA : Information, Décision et Action. Comme une chaîne, l’IDA est aussi forte que son maillon le plus faible. Les trois facteurs (Information, Décision et Action) doivent être présents et équilibrés pour obtenir des résultats optimaux. En fait, l’IDA peut s’exprimer comme une équation :

Informations x Décision x Action = Résultats

L’IDA peut être exprimée comme une simple équation, qui reconnaît que les trois facteurs doivent être présents et équilibrés pour obtenir des résultats optimaux. Si un facteur est absent ou sous-optimal, il est très difficile d’obtenir de bons résultats.

À court terme, l’IDA est un cadre simple pour sensibiliser les employés à améliorer les résultats en tirant parti des informations, des décisions et des actions. À long terme, l’IDA aide à obtenir des résultats optimaux en assurant les trois facteurs (Information x Decision x Action) présents et équilibrés.

 

Pour conclure, utiliser un Relevé d’Informations Décision Action vous permettra de suivre pas à pas l’avancée de vos projets. Il vous permettra d’impliquer chaque participant d’une réunion pour s’investir et inscrire son travail dans un ensemble collectif. Le RIDA Projet vous offrira en outre la possibilité de responsabiliser les membres d’un projet en leur indiquant quelles décisions et actions ils devront mener face à une problématique précise.

Le logiciel de gestion de projet en ligne Nutcache est le support idéal pour enregistrer et partager votre RIDA projet.

 

2017-05-26T17:16:28+00:00

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