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Les essentiels d’un bon logiciel de gestion de projets

Les opportunités se multiplient, l’équipe s’agrandit et de nouveaux défis font surface. Peu importe le domaine d’expertise, une bonne gestion des tâches est essentielle afin de mener vos projets à terme. Heureusement, plusieurs logiciels sont proposés dans le but de vous appuyer et de faciliter le travail au sein de votre entreprise.

Toutefois, avec toutes les options disponibles, il peut devenir difficile de choisir le programme qui correspond réellement à vos besoins. En effet, il ne suffit pas d’énumérer les tâches à accomplir. Vous devez avoir un système qui vous assure que chaque étape sera menée à terme dans les délais prescrits. Pour ce faire, il vous faut un outil qui vous permet de rassembler tous vos projets au même endroit. Effectivement, c’est en rapatriant la liste de choses à faire que vous gagnerez du temps et que vous éviterez de perdre de l’information. L’objectif est de choisir un programme qui est accessible à tous les membres de votre équipe.

Orchestrer différents projets avec différents intervenants peut sembler impossible si vous êtes mal organisés. Afin de gagner en efficacité et en productivité, voici les éléments primordiaux à considérer lors de votre adhésion à un logiciel de gestion.

Faciliter la collaboration

Un bon logiciel de gestion de projets facilite et améliore la communication entre les différents acteurs. En effet, puisque chacun a accès à l’ensemble des tâches à accomplir, personne ni aucune étape n’est laissée à l’oubli. Vous sauvez du temps et de l’argent en évitant plusieurs échanges de courriels et de rencontres d’équipes.

De plus, puisque tous les membres sont impliqués dans l’organisation, le sentiment d’appartenance est plus grand et les interactions sont donc plus faciles.

Finalement, vous réduisez le risque de ne pas suivre les délais prescrits puisque les tâches et leur durée prévue sont établies dès la planification des étapes. Tous les collègues connaissent leurs charges de travail et sont plus conscients de l’importance de respecter les dates de livraison.

Attribution efficace des tâches

Comme mentionné, avec un programme de gestion, tous les membres de l’équipe voient la charge de travail de leurs collègues. Ne perdez plus votre temps à attribuer des tâches aux autres et définissez les priorités dès le début. D’ailleurs, il est encore plus difficile de gérer un projet avec des gens qui œuvrent à distance. Avec un outil interactif, tout le monde a directement accès à l’information.

L’important est de vous assurer que chaque obligation est créée, déléguée et qu’une estimation du temps est établie quant à la réalisation de chacune. Les membres de votre équipe peuvent donc prévoir leurs horaires et accomplir les tâches en respectant les délais.

Au final, vous gardez constamment une vue d’ensemble sur la progression du travail et vous pouvez anticiper les difficultés selon les échéanciers.

Automatisation d’actions répétitives

Puisque vous souhaitez être efficace dans la réalisation de vos projets, la possibilité d’automatiser des tâches est un grand atout à considérer dans l’outil de gestion que vous choisissez d’intégrer à votre équipe.

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En effet, l’automatisation d’actions répétitives amène un lot d’avantages. Elle vous permet de sauver du temps, de réduire les risques d’erreurs et de diminuer le niveau de stress de votre groupe.

Aperçu global des tâches

Arrêtez de vous perdre dans plusieurs feuilles de calculs, des échanges de courriels et de multiples annotations à votre agenda. Pour une gestion efficace, vous devez avoir un aperçu global sur la liste de tâches à accomplir. C’est ce que vous proposent les diagrammes de Gantt.

En effet, ils vous permettent de fragmenter vos projets et d’avoir une vue d’ensemble sur l’avancement du travail. Vous pouvez, entre autres, définir les dates de début et de fin pour chaque corvée, assigner les membres de votre équipe à différentes étapes et établir les dépendances entre chaque tâche.

Diagrammes de Gantt

Gestion de vos budgets

Plus vous pourrez rassembler les différents éléments de votre travail à une place, plus ce sera évident d’être bien organisé. Certains logiciels de gestion vous facilitent la budgétisation de vos projets. En effet, ils vous permettent de gérer vos coûts et d’être notifié en cas de dépassement de ce qui était prévu. Il est donc plus simple de vous assurer de la rentabilité de vos opérations.

Également, la possibilité d’une facturation intelligente vous permet de suivre facilement les paiements de vos clients et évitez de perdre le fil de ce qui vous est dû. Rapatrier toutes vos factures au même endroit afin de ne pas avoir d’oubli lors de votre comptabilité.

Évolution de vos projets

Un autre élément important à considérer est l’évolution de votre entreprise. En effet, bien que vous établissez vos besoins en fonction de votre situation actuelle, vous devez être conscient que celle-ci peut progresser. Pour les petites équipes, il existe plusieurs options gratuites afin de réduire vos coûts tout en étant efficace. Quoique ceci soit pratique dans l’instant présent, il vous faut un logiciel qui continuera de répondre à vos aspirations au fil du temps.

Ainsi, vous devez vous assurer que votre programme offre des versions qui correspondront à vos besoins lorsque votre équipe sera plus grande ou vos projets plus nombreux.

En somme, vous devez trouver un outil de gestion de projets qui vous permet d’être plus efficace dans la réalisation de vos tâches. Ne perdez plus votre temps à rédiger des courriels, planifier des rencontres, monter des feuilles de calculs et faire des listes d’obligations. Un bon logiciel tel que Nutcache vous facilite la vie en répondant à tous vos besoins opérationnels.

Nutcache est un outil tout-en-un qui vous permet d’organiser et prévoir vos projets en priorisant les tâches selon vos objectifs. Avec un seul programme, vous pouvez budgéter votre travail, facturez vos heures et dépenses tout en évitant les mauvaises surprises. De plus, vous pouvez intégrer Nutcache à vos outils préférés. Débutez votre expérience dès maintenant.

2021-01-28T15:03:37+00:00

About the Author:

As a marketing consultant, Andressa has joined the Nutcache team recently. Based in Brazil, she loves to work with content marketing and business communication to build, create, and establish brand awareness and brand reputation efficiently.