« Essayer de gérer un projet sans avoir recours à la gestion de projet, c’est comme essayer de jouer au football sans avoir de plan de jeu ». -Karen Tate
La gestion de projet n’est pas une tâche facile, surtout pour une startup. La plupart des techniques de gestion de projet recommandent des processus très spécifiques et souvent rigides pour le lancement, le suivi et la conclusion des projets. Bien que ces techniques puissent fonctionner, elles peuvent parfois sembler inflexibles et contraignantes.
Pourtant, les entreprises de toutes tailles, y compris les startups, ont besoin d’un cadre de gestion de projet solide pour guider leurs équipes et allouer les ressources de manière optimale. Il existe un large éventail de méthodologies différentes lorsqu’il s’agit de créer son propre cadre de gestion de projet. En outre, il existe des logiciels conçus sur mesure à cette fin, en fonction de votre industrie, de votre secteur et de votre type de projet.
En outre, de nouvelles méthodologies plus souples sont régulièrement introduites pour améliorer les stratégies de création de cadres de gestion de projet. Dans ce guide, nous vous expliquons comment créer un cadre de gestion de projet flexible et personnalisé, adapté à votre startup ou à votre petite entreprise.
Qu’est-ce qu’un cadre de gestion de projet?
Un cadre de gestion de projet est un ensemble d’outils, de processus et de tâches qui aident à définir clairement la structure d’exécution d’un projet lié à l’entreprise. Lorsque vous créez votre propre cadre, il peut aider votre startup à établir une feuille de route pour la progression des différentes étapes, des objectifs et des réalisations au sein d’un projet, de son lancement à sa fin. Le cadre de gestion de projet idéal devrait inclure tous les aspects d’un projet donné. Cela inclut :
- Les ressources de l’équipe et les membres de l’équipe affectés à des tâches spécifiques;
- Les ressources nécessaires à la réalisation du projet;
- les outils, les tâches et les processus à mettre en œuvre pour obtenir des résultats satisfaisants.
Comment les cadres de gestion de projet sont-ils organisés?
Le cadre de gestion de projet typique est organisé en trois éléments clés :
- Le cycle de vie d’un projet;
- Le cycle de contrôle d’un projet;
- Les modèles et les outils.
Le cycle de vie d’un projet fournit un calendrier spécifique avec des jalons et des objectifs pour les différentes étapes de chaque projet.
Le cycle de contrôle se concentre sur le suivi des progrès de votre équipe et sur la gestion des processus afin d’optimiser les résultats. Enfin, les modèles et les outils fournissent à votre startup des cadres préétablis et efficaces pour structurer davantage vos projets.
Voici un résumé des trois composantes essentielles d’un bon cadre de gestion de projet :
- Le cycle de vie du projet : il fournit un calendrier des objectifs, des jalons et des différentes étapes d’un projet.
- Cycle de contrôle du projet : fournit des cadres pour le suivi des progrès et la gestion des processus.
- Outils et modèles : ils fournissent des cadres de gestion de projet préétablis et des bonnes pratiques pour guider vos efforts.
Quels sont les cadres de gestion de projet les plus populaires?
Il existe aujourd’hui des dizaines de cadres de gestion de projet différents pour les entreprises. Nombre d’entre eux sont conçus pour des industries, des secteurs et des niches spécifiques. D’une manière générale, cependant, il existe des méthodologies largement utilisées et populaires qui produisent des résultats optimaux, même pour les entreprises en phase de démarrage.
Parmi ces cadres, citons Scrum, Agile, la gestion de projet intégrée, Lean, Waterfall et PRINCE2. Certains cadres sont conçus à des fins plus générales de gestion de projet, tandis que d’autres sont mieux adaptés à des secteurs spécialisés tels que la distribution ou le développement de logiciels. La meilleure façon de trouver le bon cadre existant pour votre startup est de rechercher les cadres qui fonctionnent le mieux pour votre industrie et votre secteur – et pour les startups également.
Les cadres Kanban et Scrum sont souvent recommandés pour les startups en raison de leurs structures très flexibles.
Le meilleur cadre de gestion de projet pour une startup
Selon McKinsey, les meilleures méthodologies de gestion de projet pour les startups sont à la fois agiles et légères. Le cabinet mondial de gestion et de conseil note que la communication doit être cohérente et efficace tout au long du cadre, et que, dans l’idéal, les réunions en personne devraient être réservées aux discussions de haut niveau, axées sur les données.
Les startups qui optent pour un cadre de gestion de projet Lean ou Agile peuvent créer des flux de travail et des processus flexibles en fonction de leurs besoins principaux. Par exemple, les réunions de synthèse sont souvent plus vitales pour les startups que pour les grandes entreprises, car elles nécessitent davantage d’ajustements et de pivotements au cours des premières phases de l’activité. Les processus agiles qui passent rapidement par les canaux du groupe peuvent vous aider à vous faire une idée précise de la trajectoire à long terme d’un projet, que vous devrez suivre de près en tant que jeune organisation.
Plus vos pratiques de gestion de projet sont agiles, plus votre équipe peut s’éloigner facilement et efficacement des idées et des tâches rejetées. Elle peut ainsi allouer ses ressources à des tâches dont le retour sur investissement est meilleur. Les pratiques agiles permettent également aux équipes de hiérarchiser les tâches en fonction des ressources disponibles et de s’attaquer d’abord aux tâches essentielles.
McKinsey note ainsi que la documentation du projet pour les startups doit être légère, concise et facile d’accès pour tous les membres de l’équipe. Cette tâche est facilement simplifiée par l’utilisation de dossiers partagés et d’un stockage dans le nuage, ainsi que d’un logiciel de gestion de projet basé sur le nuage, qui est souvent disponible gratuitement pour les petits projets et les petites entreprises.
Comment créer votre propre cadre de gestion de projet
Suivez les étapes suivantes pour créer votre propre cadre de gestion de projet en fonction des besoins et des objectifs de votre startup.
1 : Établir votre vision
La première étape de la maîtrise de la gestion de projet pour les startups consiste à commencer chaque projet par une vision claire. Il s’agit d’un objectif ou d’une idée concise et détaillée sur laquelle votre équipe peut se concentrer et travailler collectivement. Considérez votre objectif ou votre vision comme votre destination finale. Votre cadre de gestion de projet est la feuille de route que vous utiliserez pour atteindre cette destination.
Votre vision doit être spécifique, détaillée et axée sur vos grands objectifs à long terme. Au lieu de vouloir simplement développer votre entreprise, par exemple, vous pouvez vous fixer comme objectif d’augmenter vos revenus de 12 % au cours du prochain trimestre financier en améliorant l’expérience de votre service à la clientèle. Une fois que vous avez identifié la vision de votre entreprise, développez-la jusqu’à ce que vous ayez mis en place un ensemble d’objectifs spécifiques.
2 : Élaborer un plan de gestion de projet
Vous pouvez créer un plan de gestion de projet en utilisant la vision et les objectifs de votre entreprise et le cadre de votre choix, y compris un logiciel de gestion de projet conçu pour votre secteur d’activité. Il est important de respecter ce plan une fois que vous l’avez créé. Mais la flexibilité est également essentielle, comme nous l’expliquerons à l’étape suivante.
Les méthodologies telles que la méthode Agile sont souvent bien adaptées aux entreprises en phase de démarrage, car elles divisent les tâches en plusieurs « sprints » ou cycles courts et itératifs. L’équipe travaille sur un objectif ou une tâche spécifique au cours de chaque sprint, tout en collaborant avec les responsables et les parties prenantes afin de s’assurer que le projet qui en résulte répond à leurs besoins.
Les cadres agiles sont destinés à permettre aux équipes de startups de résoudre des problèmes et de prendre des décisions importantes de manière indépendante, au lieu de s’appuyer exclusivement sur les conseils et les instructions des cadres et des dirigeants. Même si votre secteur d’activité n’est pas parfaitement adapté aux méthodologies agiles, vous pouvez toujours intégrer certaines méthodes agiles dans vos flux de travail afin de rationaliser et de structurer les progrès de votre équipe.
3 : Rester flexible
Les propriétaires et les gestionnaires de startups sont généralement à l’aise avec le concept de changement. Les changements peuvent survenir rapidement dans le contexte d’une jeune entreprise. Vous devez être capable de pivoter rapidement pour vous adapter à ces changements et assurer votre réussite. Votre cadre de gestion de projet et vos plans de projet individuels doivent être fréquemment révisés en fonction de l’évolution des objectifs et des attentes des clients, de la conjoncture économique, de la disponibilité des ressources et d’autres facteurs susceptibles d’avoir une incidence sur vos flux de travail.
Permettre à votre équipe de rester flexible est également un atout pour ses processus. Lorsque vous permettez aux membres de l’équipe d’atteindre les étapes et les objectifs d’une manière souple, ils ont la possibilité de trouver des idées novatrices, de les appliquer d’une nouvelle manière et de développer leurs compétences et leurs capacités au fur et à mesure qu’ils acquièrent de l’expérience.
4 : Inclure des plans d’exécution de projet
Votre cadre de gestion de projet doit également inclure des plans d’exécution du projet. Ces plans mettront fortement l’accent sur les performances de votre équipe et sur le suivi de vos progrès au fur et à mesure que vous travaillez. Vous y trouverez des informations sur le moment, le lieu et la manière dont vous prévoyez d’exécuter votre projet, ainsi que sur les micro-objectifs et les étapes à franchir pour mener à bien le projet.
N’oubliez pas que vos plans d’exécution de projet doivent toujours s’articuler autour des objectifs ultimes de votre projet, afin que votre équipe puisse obtenir des résultats prévisibles conformes à des exigences spécifiques.
5 : Optimiser l’utilisation des ressources
Les startups inefficaces peuvent consacrer beaucoup de temps et d’argent à des tâches qui ne produisent pas un retour sur investissement viable. C’est pourquoi il est essentiel de savoir comment calculer la marge bénéficiaire, car cela vous permet de maximiser le retour sur investissement de chaque projet. Votre cadre de gestion de projet peut vous aider à augmenter votre marge bénéficiaire et à maximiser le potentiel de vos ressources en vous aidant à établir la vision, les objectifs, les étapes et les mesures d’un projet avant de commencer à travailler.
Votre cadre doit vous permettre de créer un plan complet et détaillé avec des échéances, des calendriers, des objectifs et des listes de tâches spécifiques. Lorsque vous disposez de toutes ces données en un seul endroit, vous pouvez procéder conformément au calendrier en utilisant les outils, les méthodologies et les approches les mieux adaptés à la tâche. Votre cadre doit également spécifier les mesures et les indicateurs clés de performance que vous utiliserez pour contrôler et rendre compte de l’avancement de chaque projet.
Ces indicateurs vous permettront de vous assurer que vous atteignez tous vos objectifs et vous aideront à identifier les processus qui ne sont pas suffisamment performants.
Les indicateurs clés de performance de la gestion de projet pour les entreprises en phase de démarrage
Les indicateurs clés de performance (ICP) de la gestion de projet sont des paramètres que vous pouvez utiliser pour mesurer l’avancement et la performance d’un projet par rapport à vos objectifs et à vos jalons. Les indicateurs clés de performance vous aident à déterminer comment votre équipe progresse dans le contexte du calendrier de votre projet. En outre, ils permettent de mettre en évidence les faiblesses de vos processus, ce qui vous aide à améliorer l’efficacité de vos stratégies.
Les ICP de gestion de projet fournissent des données quantitatives, des valeurs mesurables que vous pouvez comparer directement aux objectifs de votre projet. Ces indicateurs peuvent également être classés en plusieurs catégories :
- Les ICP relatifs au budget du projet, tels que la variance des coûts, l’indice de performance des coûts, la valeur planifiée, le nombre d’itérations budgétaires, la durée du cycle de création du budget, etc.
- les indicateurs de performance temporelle, tels que l’écart par rapport au calendrier, l’indice de performance du calendrier, les pourcentages d’achèvement dans les délais et la capacité des ressources
- Les indicateurs clés de la qualité des projets, tels que le taux de recommandation net et le taux d’attrition des employés.
- Les ICP d’efficacité tels que le coût moyen par heure et le taux d’utilisation facturable.
Il existe plusieurs façons d’utiliser ces indicateurs pour suivre les performances de vos projets. De nombreuses startups créent un simple tableau de bord des ICP sur Excel ou Sheets. Mais cette solution n’est pas adaptée aux projets à gros budget, aux flux de travail complexes et aux dépendances de tâches multiples.
Si votre équipe travaille sur des projets plus complexes, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de projet qui propose un module de reporting des indicateurs clés de performance. La plupart de ces plateformes vous permettent de visualiser en temps réel tous les indicateurs clés de performance de votre gestion de projet à l’aide d’un tableau de bord unique. En outre, nombre d’entre elles proposent de solides modèles de cadre de gestion de projet afin de rationaliser le processus de création d’un cadre qui vous convienne.
En conclusion
Un cadre de gestion de projet est, par essence, une ressource précieuse qui vous aide à simplifier le lancement de projets futurs, à rationaliser les flux de travail et à fixer des objectifs et des délais tangibles qui vous permettent de progresser vers une réalisation réussie. En fonction de votre startup et de votre secteur d’activité, votre cadre peut être très spécialisé ou plus souple pour répondre à vos besoins.
Il est important de réviser régulièrement votre cadre de gestion de projet et de vous assurer qu’il structure vos projets de manière à maximiser l’efficacité et le retour sur investissement tout en minimisant l’utilisation des ressources. L’utilisation d’une solution avancée comme la plateforme Nutcache vous permet de suivre avec précision les heures de travail sur l’ensemble de vos projets et de mesurer la productivité de votre équipe en temps réel afin de vous donner un contrôle total sur vos projets et vos résultats.
