Comment prioriser? Si plusieurs éléments d’un projet peuvent être ajustés au cours de sa réalisation, comme les ressources qui lui sont affectées ou son budget, il en est un sur lequel on ne peut pas agir : le temps.
C’est pourquoi la priorisation des tâches est primordiale pour la réussite d’un projet. Il est malheureusement trop fréquent de consacrer du temps et de l’argent à la réalisation de tâches qui au final auront une importance moindre, tout en mettant de côté des actions pourtant incontournables. Une priorisation judicieuse des travaux est donc une condition sine qua non de la réussite d’un projet.
Comment prioriser correctement les actions? Nous allons vous apporter ici quelques éléments de réponse avec deux méthodes pour vous aider à gérer la priorisation des tâches.
En quoi consiste la priorisation?
Il s’agit de décider quelle tâche est la plus importante à un instant « t » afin de la réaliser en priorité. L’objectif est d’être sûr de travailler sur ce qui est vraiment important et de ne pas s’égarer et perdre du temps (et sans doute de l’argent) avec des tâches mineures, dont la réalisation peut facilement être reportée.
Prenons l’exemple d’un projet de développement d’une application web de gestion de comptes pour une banque. Si tout le monde est d’accord pour dire que le système d’identification des utilisateurs est très important pour le produit final, la mise en place de l’environnement de développement pour l’équipe projet devra néanmoins être prioritaire, car elle conditionne le reste du travail.
Il faudra donc caractériser précisément l’importance et l’urgence de chaque tâche. Il faut bien garder à l’esprit qu’une tâche très importante ne sera pas forcément urgente, et qu’une tâche urgente pourra être de moindre importance, mais représenter un prérequis pour d’autres actions.
Si nous reprenons notre exemple, la migration de la base de données vers une nouvelle version est d’une grande importance, car elle permettra d’améliorer à terme les performances de l’application. Néanmoins, ce n’est pas une tâche urgente, puisque sa non-réalisation n’empêche pas les développements de se poursuivre et que ses bénéfices ne se feront sentir que plus tard. En revanche, une tâche moins importante peut consister à fournir un jeu données suffisant pour réaliser des tests, mais elle sera néanmoins urgente, car elle conditionne les futurs développements qui auront besoin de ces données pour être validés.
Définir des objectifs clairs
Il est impératif d’avoir un objectif global et de définir clairement la cible de chacune des tâches référencées. Ce n’est qu’à cette condition qu’il sera possible de déterminer précisément comment prioriser les tâches en fonction de leurs importances et de leurs urgences.
Chaque tâche devra donc se voir attribuer une description précise, un degré de complexité et une liste de prérequis et de dépendances. En prenant une tâche individuellement, il doit être possible de savoir exactement en quoi elle consiste, ce qu’elle va apporter au projet, si elle dépend de la réalisation d’autres tâches pour pouvoir être finalisée, et si d’autres tâches en ont besoin pour commencer.
Le rôle de la priorisation des actions est de déterminer un chemin critique permettant d’atteindre l’objectif global (la réalisation du projet, d’une maquette ou d’une démonstration par exemple) tout en minimisant l’effort à produire, tant en termes de dépenses, de temps que de ressources.
Évaluer les ressources nécessaires
Une parfaite connaissance des ressources attribuées au projet est nécessaire, aussi bien en termes:
- d’argent
- de temps
- que de ressources humaines
La réalisation de chaque tâche doit être évaluée afin de savoir quelles ressources seront nécessaires.
La priorisation des tâches doit donc tenir compte de ces contraintes de réalisation. Les ressources nécessaires vont évoluer au cours du projet en fonction de la complexité des tâches à réaliser et de leur éventuelle parallélisation.
Il faut être très prudent dans la priorisation des actions. Si à un moment donné, il est nécessaire d’apporter plus d’argent ou des ressources humaines supplémentaires pour la réalisation des tâches en cours, c’est possible (sans tenir compte des possibles dépassements de budget). En revanche, le temps n’est pas extensible, et si une réalisation prend du retard et que d’autres tâches en dépendent, c’est tout le planning du projet qui peut s’en trouver décalé, avec les conséquences qui peuvent en découler, comme des pénalités de retard par exemple.
1- Comment prioriser les tâches en les catégorisant?
Il est possible de catégoriser les tâches en définissant un certain nombre de critères et en leur attribuant des notes de 1 à 5 par exemple. Il sera ensuite possible en faisant la somme des notes attribuées aux différents critères d’obtenir une note globale pour chaque tâche, et ainsi de les classer par ordre de priorité.
Nous allons ici définir six critères classiques permettant de définir la priorisation des actions.
Criticité
La tâche est-elle critique pour la réalisation du projet ? Que se passe-t-il si elle ne peut pas être réalisée ? Le produit final va-t-il tout de même être opérationnel ou bien sera-t-il tout simplement inutilisable ? Une note basse sera donnée à une tâche dont l’impact sur le produit final sera moindre, alors que la plus haute note sera donnée si le produit ne peut pas fonctionner si cette tâche n’est pas réalisée complètement.
Si nous reprenons notre application bancaire, nous pourrons donner une note de 1 à une tâche consistant à aligner parfaitement la mise en page sur le modèle fournit (l’application fonctionnera correctement même si l’affichage n’est pas optimisé, le problème pourra être réglé ultérieurement). En revanche, une tâche consistant à enregistrer une transaction bancaire de façon sécurisée recevra plutôt une note de 5, car c’est le cœur de l’application.
Réalisation immédiate
La tâche est-elle réalisable immédiatement ou nécessite-t-elle des prérequis ? Les tâches dites unitaires, n’ayant que peu de dépendances, auront une note plus élevée. Si une tâche nécessite que plusieurs actions soient terminées avant que sa réalisation ne commence, elle ne sera pas prioritaire et recevra donc une note inférieure.
L’intégration de l’interface utilisateur à partir d’une maquette peut être faite rapidement et pourra avoir une note haute. En revanche, la connexion de l’application à un système informatique externe nécessitera sans doute la réalisation d’autres tâches, peut-être la coordination avec l’équipe en charge du SI externe, et aura une note plutôt basse.
Retour escompté
La réalisation de cette tâche va-t-elle permettre au projet d’avancer réellement ? S’il s’agit d’un prérequis pour plusieurs autres tâches, sa note sera bien entendu plus élevée que s’il s’agit d’une fonctionnalité isolée.
La fonction d’affichage de l’aide utilisateur, bien qu’importante, n’apportera pas grand-chose de plus au projet, et pourra avoir une note de 1. En revanche, le module d’accès à la base de données, qui sera ensuite réutilisé par l’ensemble des développeurs, aura une note de 5, car son impact est particulièrement important sur le déroulement du projet.
Risque
Le risque représente la possibilité qu’une tâche donnée ait des impacts négatifs sur le projet si elle est mal définie ou calibrée. Si sa réalisation nécessite beaucoup de temps, d’argent et de ressources humaines, la note sera plus élevée que si elle ne coûte rien.
La réalisation d’un écran de consultation des comptes aura une note faible, car elle ne demande normalement que peu de ressources. De plus, même s’il comporte des erreurs, elles devraient pouvoir être assez facilement corrigées. En revanche, la mise au point d’échanges sécurisés entre plusieurs systèmes nécessitera plus d’intervenants, et aura bien plus d’impact sur le projet. Cette tâche aura donc une note plus élevée.
Impact
L’impact permet quant à lui de déterminer quel(s) effet(s) aura la réalisation (ou la non réalisation) d’une tâche pour atteindre l’objectif principal.
Dans notre exemple, la rédaction de la documentation utilisateur, bien qu’importante et obligatoire, n’aura absolument aucun impact sur la réalisation de l’application, et aura une note faible. Elle pourra être réalisée après la finalisation de l’application, ou bien en parallèle, par des personnes extérieures à l’équipe de développement.
En revanche, une étude de faisabilité sur la mise en place d’un protocole de communication sécurisé ou le résultat d’un POC (Proof Of Concept ou Preuve de Concept en français) permettant de décider si une technologie est utilisable ou non pour le projet auront une note élevée, car ces éléments ont un impact important, puisqu’ils peuvent décider de la suite du projet. S’il s’avère que le protocole choisi ne peut pas être mis en place ou que la technologie sélectionnée à l’origine n’est finalement pas appropriée, les conséquences pourront être déterminantes pour la suite du projet.
Connaissance
Le dernier critère de notre liste est la connaissance de la tâche. Si l’objectif de la tâche est parfaitement clair et compréhensible, la note sera plus élevée que s’il est encore flou et demande à être précisé.
Si une tâche consiste par exemple à vérifier le format des données saisies par l’utilisateur avant de les enregistrer, que chaque élément est référencé, documenté et que les contraintes associées sont décrites, elle obtiendra une note plus élevée que si sa description se limitait à « vérifier que les informations obligatoires sont saisies et que les formats sont respectés ».
Lorsque toutes les tâches référencées ont reçus une note pour chacun des critères, il suffit d’effectuer la somme pour que chaque tâche obtienne une note globale. La priorisation des tâches peut alors se faire en s’appuyant sur ces résultats. Les tâches ayant obtenu un score important devront être réalisées en priorité par rapport à celles ayant obtenu un score inférieur.
Une méthode adaptable
Cette méthode consistant à catégoriser les tâches du projet à partir de critères de notation est particulièrement simple et donne généralement de bons résultats. Elle permet de dégager un certain nombre d’indicateurs afin de déterminer comment prioriser les actions et a également l’avantage d’être adaptable. En fonction du projet et de ses contraintes, il est possible de modifier les critères de classement ou de pondérer les notes afin d’accentuer l’influence de certains critères sur la notation finale.
2- Prioriser les actions grâce à la méthode MoSCoW
La méthode MoSCoW de priorisation des tâches est surtout utilisée dans les projets gérés avec une méthode agile. Le principal critère de classement d’une tâche est son impact sur la réalisation du projet.
Contrairement à une méthode classique de priorisation des tâches, la méthode MoSCoW ne s’applique pas à l’ensemble du projet, mais à chaque itération. La priorisation des actions est donc redéfinie à chaque nouvelle itération.
La priorisation des tâches est définie dans l’acronyme de la méthode (seules les lettres majuscules ont une signification, les « o » n’ayant été ajouté que pour faciliter sa prononciation) :
- M (Must have) : cette tâche est rigoureusement indispensable. Si elle n’est pas réalisée, le projet va directement à l’échec. Il peut s’agir par exemple de la sécurisation des échanges d’informations pour notre application bancaire par exemple.
- S (Should have) : cette tâche est importante et doit être réalisée autant que possible. Il s’agit d’une fonctionnalité importante, mais qui n’est néanmoins pas vitale pour l’application finale.
- C (Could have) : cette tâche n’a pas de réel impact sur les autres travaux, et sa réalisation ne devra être engagée que s’il reste suffisamment de temps et que l’intégralité des tâches classées dans les catégories précédentes sont terminées.
- W (Won’t have but would like) : cette tâche peut être reportée à plus tard. Il s’agit d’une fonctionnalité optionnelle dont l’absence ne portera pas préjudice à l’application finale. Déplacer des actions dans cette catégorie peut être une façon de rééquilibrer un budget mis à mal par des tâches plus gourmandes que prévu.
En conclusion sur Comment prioriser
La priorisation des tâches est ce qui va permettre à un projet de déterminer le meilleur chemin à suivre pour optimiser sa durée, son budget et les ressources humaines engagées. Il est impératif de bien faire la différence entre ce qui est important et ce qui est urgent, afin de se concentrer sur les tâches réellement importantes et ayant un impact fort sur le déroulement du projet. C’est ce qui fera la différence et décidera de l’échec ou de la réussite d’un projet.
