La gestión de proyectos: supere los obstáculos

En cualquier organización, el gerente de proyectos es una persona importante. Este supervisa y gestiona el proyecto al mismo tiempo, de comienzo a fin. En pocas palabras, actúa como un director de  orquestra. Si usted es gerente, necesita estar consciente de los obstáculos que se le presentarán a usted y su equipo. Afortunadamente, existen soluciones.  

Un problema de delegación 

El éxito de la gestión de su proyecto depende, entre otras cosas, de su habilidad para delegar ciertas tareas a sus compañeros de equipo. No obstante, puede que se le haga difícil delegar. Si piensa que hacer todo usted mismo es más fácil, se equivoca. Uno no puede hacer todo, especialmente si su empresa busca crecer.  

Solución: aprenda paso por paso a cómo delegar

Para aprender a delegar, debe aprender a confiar en sus colegas. Comience por prestar atención a las tareas que realizan, así como también el tiempo que le dedican. Luego, asígneles algunas tareas según sus habilidades. Esto le dará más tiempo a usted para concentrarse en las tareas que necesitan de su conocimiento y experiencia.   

Una mala evaluación de la carga de trabajo

Pudiera suceder que se haga una mala evaluación de los recursos necesarios para la gestión del proyecto. ¿Sobreestimó las habilidades de sus compañeros de equipo? ¿o subestimó el tiempo necesario para completar el proyecto? Según el contexto, puede que sea difícil evaluar sus recursos de forma justa. A veces, esto se debe a la falta de información de sus colegas, y otras veces, a la falta de experiencia en la gestión de proyectos.    

Solución: una mejor organización del trabajo 

Haga una lista de todas las tareas del proyecto y evalúe cuáles son las más importantes a realizar. Estas sugerencias se pueden aplicar fácilmente con la solución en línea Nutcache, que permite la creación de tablas y etiquetas para identificar las tareas más urgentes. Además, permítase el tiempo suficiente para completar cada tarea y así compensar lo inesperado. 

Una mala comunicación

Uno de los mayores obstáculos en la gestión de proyectos es la mala comunicación entre los miembros del equipo. De hecho, si no hay una buena comunicación sobre lo que se espera de sus compañeros, los resultados pueden ser desastrosos. De este modo, el trabajo pudiera duplicarse, lo que causaría una pérdida de dinero y tiempo, o peor, no se realizaría el trabajo porque la persona responsable no fue informada. Si esto pasara, el equipo incurriría en un grave retraso en el proyecto.  

Solución: una comunicación transparente 

Para una mejor comunicación, no hay más secreto que demostrar transparencia. Tan pronto como uno de sus colegas descubre nueva información, debe compartirla con el resto del grupo. Con transparencia, cada miembro puede ofrecer su punto de vista y facilitar la toma de decisiones. 

Una competencia malsana 

No hay nada de malo en que el equipo muestre algo de competencia. Esto impulsa a sus colegas a dar lo mejor de sí mismos. Sin embargo, se convierte en un problema cuando esta competencia no es malsana. En vez de mejorar, sus compañeros de equipo desean ser mejores que los demás, lo que incluso puede menoscabar sus propios esfuerzos. Este tipo de competencia nociva daña la cohesión de su grupo y la gestión del proyecto.  

Solución: valorar la comunidad

De acuerdo a un estudio realizado por Takao Kato y Pian Shu, uno entra en una competición en el momento en el que se siente diferente a los demás. De ahí la importancia de integrarse bien al equipo al lanzar su proyecto. Concéntrese en lo que une al equipo, no en las diferencias de sus colegas.  

Un colega difícil de manejar 

La gestión de proyectos es también una gestión de equipo, y una gestión de equipo también incluye la gestión de sus compañeros de equipo. A veces, uno de ellos puede acaparar demasiado tiempo en las reuniones, lo que priva al grupo de los buenos comentarios de aquellos colegas un poco más tímidos. Afortunadamente, este obstáculo se puede resolver fácilmente al hacer algunos ajustes. En otros casos, puede que tenga que lidiar con una persona problemática, lo cual es una situación más delicada. 

Solución: dé la misma atención a cada miembro del equipo 

Para prestar la misma atención a cada miembro del equipo, usted tiene la responsabilidad de concederle a cada uno la palabra, especialmente durante las reuniones. Además, para distraer a aquellos que se imponen, puede asignarles una tarea que los mantendrá ocupados mientras usted guía al resto. Y en cuanto a aquellas personas problemáticas, evítelas tanto como le sea posible.  

Un estrés continuo

Sentir estrés de vez en cuando es normal, especialmente si se acerca el plazo del proyecto. Sin embargo, el estrés tiene efectos desastrosos en usted y su equipo si se experimenta a diario. Entre los efectos observados, se encuentran una disminución de la eficiencia laboral, impactos negativos en la salud mental y física, así como también un aumento en el absentismo. Si uno de los miembros de su equipo se ausenta por estrés, esto solo aumentará el estrés de su(s) colegas, quienes deberán a su vez realizar el trabajo que dejó el miembro ausente.  

Solución: mejore el apoyo a los miembros del equipo 

Cada colega tiene un nivel diferente de resistencia al estrés. Ayúdelos a que aprendan más sobre sí mismos cuando exploran sus factores de estrés laboral. ¿Cuáles son las tareas más estresantes? ¿Cómo reaccionan al feedback negativo? ¿Cómo se llevan con los demás? Al identificar las fuentes de estrés, su colega podrá encontrar una solución que se adecúe a todo el equipo. 

Esta entrada resume algunos de los obstáculos de la gestión de proyectos, así como también las soluciones que se pueden aplicar para superarlos. La gestión de proyectos no es obvia, especialmente en los comienzos de su función como gerente. Afortunadamente, existen herramientas con las que puede contar que facilitan el trabajo en equipo. 

Por ejemplo, Nutcache tiene disponibles paneles colaborativos que promueven una mejor comunicación con los miembros de su equipo. Y eso no es todo: la adición de la nueva función @mention permite que la atención de sus colegas se concentre en las tareas por realizar. ¡No dude en probar Nutcache gratis por 14 días!

2019-10-08T18:28:00+00:00

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