Gestion de la valeur acquise (EVM) : définition
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La gestion de la valeur acquise (EVM, pour « Earned Value Management ») est une méthode permettant de mesurer la performance d'un projet en termes de réalisation. L'objectif de la valeur acquise est d'anticiper et de maîtriser les écarts potentiels concernant les coûts et les délais d'un projet.
Loin d'être une nouveauté, la gestion de la valeur acquise a fait son apparition au début des années 1960. L'US Air Force l'a mise au point et employée pour la première fois lors un programme militaire lié à la conception de missiles.
Au démarrage d'un projet, un plan est constitué, définissant ainsi le déroulement « idéal » du projet. Ce plan peut ensuite être modélisé sous la forme d'un graphique afin de suivre plus facilement son déroulement. L'axe des abscisses représente le temps, exprimé en jours, en semaines ou en mois en fonction de la durée du projet. L'axe des ordonnées représentera le budget du projet.
La représentation graphique obtenue est une courbe en « S », avec un démarrage progressif au début du projet, suivi d'une accélération au plus fort de la production et d'un ralentissement à la fin lorsque le projet arrive à son terme et que l'activité diminue naturellement.
Alors que le plan représente l'avancement prévisionnel ou théorique du projet, la valeur acquise va quant à elle représenter l'avancement réel. La gestion de la valeur acquise va donc permettre de mesurer l'avancement de la réalisation, ainsi que le reste à faire. On utilise pour représenter la valeur acquise le même graphique que pour le plan. De cette façon, il est possible de suivre l'avancement des développements par rapport au prévisionnel tout en surveillant le respect du calendrier et des coûts.
La valeur acquise est valorisée en euros (ou en dollars, en fonction de vos préférences). C'est-à-dire qu'elle correspond en fait au coût du travail effectué, calculé à partir du budget alloué. Par exemple, si un budget de 100 000 euros a été affecté à une tâche et qu'elle a été réalisée à 50%, sa valeur acquise correspondante sera de 50 000 euros. De cette façon, il est plus facile de comparer la valeur acquise au budget et au coût réel du projet à un instant. La courbe obtenue sur le graphe va également être en forme de « S ». La réalisation va démarrer doucement, le temps que les outils se mettent en place et que l'équipe prenne ses marques, puis elle va monter en puissance avec une productivité accrue, pour diminuer à la fin du projet.
Si le principe de la valeur acquise peut paraître simple, il est tout de même redoutablement efficace. Chaque tâche, chaque fonctionnalité du projet a un poids correspondant à sa complexité et au budget prévu pour sa réalisation. Lorsqu'une tâche est réalisée, c'est-à-dire complètement terminée, sa valeur s'ajoute à la valeur acquise du projet.
Afin de pouvoir exploiter pleinement la valeur acquise, nous allons ajouter une troisième courbe sur le graphique, le coût réel du projet. Une fois encore, cette courbe aura la forme d'un « S », avec des dépenses augmentant lentement au début du projet, plus rapidement une fois l'intégralité de l'équipe en place et diminuant à la fin du projet au fur et à mesure de la réduction des effectifs nécessaires au développement des dernières fonctionnalités.
En fonction de la position de ces trois courbes sur le graphique, il sera possible de déterminer la situation exacte d'un projet en termes de respect des délais et des coûts.
Si la courbe de la valeur acquise est située au-dessus des courbes correspondant au coût réel et au plan projet, c'est que la situation est maîtrisée. Le projet avance bien, les délais et le budget sont respectés. Il faut continuer dans cette voie et essayer de maintenir l'effort.
En revanche, si la courbe de la valeur acquise est située en-dessous des courbes correspondant au coût réel et au plan projet, rien ne va plus. Cela signifie que les coûts sont trop élevés et que le budget n'est pas respecté d'une part, et que les délais de développement sont dépassés d'autre part. Une alerte doit immédiatement être levée et des mesures prises, car le projet est en train de prendre du retard et il est fort probable qu'il perde de l'argent.
Si la courbe de la valeur acquise est au-dessus de celle du plan projet, mais au-dessous de celle du coût réel, cela signifie que le projet avance plus vite que prévu, mais qu'il coûte également plus cher que l'évaluation qui a été faite. Les actions à mettre en place vont varier en fonction du dépassement budgétaire. Ce surcoût à un instant t peut être acceptable dans la mesure où le projet a pris un peu d'avance en termes de réalisation et que cela peut représenter un atout stratégique vis-à-vis du client. Cette situation laisse un peu de marge à l'équipe de développement pour les délais de livraison. Comme il n'est pas question de diminuer la productivité de l'équipe, il est sans doute possible d'identifier l'origine des surcoûts pour les résorber par la suite.
Lorsque la courbe de la valeur acquise est cette fois en-dessous de celle du plan projet mais au-dessus de celle du coût réel, cela signifie que le projet coûte moins cher que prévu, ce qui est plutôt une bonne chose, mais qu'il prend du retard, ce qui est nettement moins intéressant. Cette situation peut être le signe que tous les investissements nécessaires n'ont pas forcément été réalisés. Sans doute faudra-t-il augmenter les coûts et renforcer l'équipe de développement afin de rattraper le retard. Il serait dommage que des économies réalisées sur le projet amènent au paiement de pénalités de retard à cause du décalage de la livraison du produit fini au client.
La gestion de la valeur acquise fournit un outil indispensable pour mesurer efficacement l'écart de coût sur un projet. Calculer la différence entre le coût réel et le coût prévisionnel du projet est loin d'être suffisant. La comparaison de la valeur acquise au coût réel et au plan projet permettra de vérifier si l'avancement de la réalisation correspond au coût engendré. Il sera ainsi possible d'identifier rapidement les surcoûts et les causes d'un retard, qu'il s'agisse de mauvaises performances de l'équipe ou d'un manque de ressources.
La solution de gestion de projet Nutcache propose tous les outils nécessaires à la gestion de la valeur acquise. N'hésitez pas à la tester grâce à une version gratuite durant 14 jours.
Qu'est-ce que la gestion de la valeur acquise ?
Loin d'être une nouveauté, la gestion de la valeur acquise a fait son apparition au début des années 1960. L'US Air Force l'a mise au point et employée pour la première fois lors un programme militaire lié à la conception de missiles.
Le plan de projet
Au démarrage d'un projet, un plan est constitué, définissant ainsi le déroulement « idéal » du projet. Ce plan peut ensuite être modélisé sous la forme d'un graphique afin de suivre plus facilement son déroulement. L'axe des abscisses représente le temps, exprimé en jours, en semaines ou en mois en fonction de la durée du projet. L'axe des ordonnées représentera le budget du projet.
La représentation graphique obtenue est une courbe en « S », avec un démarrage progressif au début du projet, suivi d'une accélération au plus fort de la production et d'un ralentissement à la fin lorsque le projet arrive à son terme et que l'activité diminue naturellement.
La valeur acquise
Alors que le plan représente l'avancement prévisionnel ou théorique du projet, la valeur acquise va quant à elle représenter l'avancement réel. La gestion de la valeur acquise va donc permettre de mesurer l'avancement de la réalisation, ainsi que le reste à faire. On utilise pour représenter la valeur acquise le même graphique que pour le plan. De cette façon, il est possible de suivre l'avancement des développements par rapport au prévisionnel tout en surveillant le respect du calendrier et des coûts.
L'unité de la valeur acquise
La valeur acquise est valorisée en euros (ou en dollars, en fonction de vos préférences). C'est-à-dire qu'elle correspond en fait au coût du travail effectué, calculé à partir du budget alloué. Par exemple, si un budget de 100 000 euros a été affecté à une tâche et qu'elle a été réalisée à 50%, sa valeur acquise correspondante sera de 50 000 euros. De cette façon, il est plus facile de comparer la valeur acquise au budget et au coût réel du projet à un instant. La courbe obtenue sur le graphe va également être en forme de « S ». La réalisation va démarrer doucement, le temps que les outils se mettent en place et que l'équipe prenne ses marques, puis elle va monter en puissance avec une productivité accrue, pour diminuer à la fin du projet.
Comment utiliser la valeur acquise ?
Si le principe de la valeur acquise peut paraître simple, il est tout de même redoutablement efficace. Chaque tâche, chaque fonctionnalité du projet a un poids correspondant à sa complexité et au budget prévu pour sa réalisation. Lorsqu'une tâche est réalisée, c'est-à-dire complètement terminée, sa valeur s'ajoute à la valeur acquise du projet.
Le coût réel du projet
Afin de pouvoir exploiter pleinement la valeur acquise, nous allons ajouter une troisième courbe sur le graphique, le coût réel du projet. Une fois encore, cette courbe aura la forme d'un « S », avec des dépenses augmentant lentement au début du projet, plus rapidement une fois l'intégralité de l'équipe en place et diminuant à la fin du projet au fur et à mesure de la réduction des effectifs nécessaires au développement des dernières fonctionnalités.
La signification des 3 courbes en S
En fonction de la position de ces trois courbes sur le graphique, il sera possible de déterminer la situation exacte d'un projet en termes de respect des délais et des coûts.
Cas n°1
Si la courbe de la valeur acquise est située au-dessus des courbes correspondant au coût réel et au plan projet, c'est que la situation est maîtrisée. Le projet avance bien, les délais et le budget sont respectés. Il faut continuer dans cette voie et essayer de maintenir l'effort.
Cas n°2
En revanche, si la courbe de la valeur acquise est située en-dessous des courbes correspondant au coût réel et au plan projet, rien ne va plus. Cela signifie que les coûts sont trop élevés et que le budget n'est pas respecté d'une part, et que les délais de développement sont dépassés d'autre part. Une alerte doit immédiatement être levée et des mesures prises, car le projet est en train de prendre du retard et il est fort probable qu'il perde de l'argent.
Cas n°3
Si la courbe de la valeur acquise est au-dessus de celle du plan projet, mais au-dessous de celle du coût réel, cela signifie que le projet avance plus vite que prévu, mais qu'il coûte également plus cher que l'évaluation qui a été faite. Les actions à mettre en place vont varier en fonction du dépassement budgétaire. Ce surcoût à un instant t peut être acceptable dans la mesure où le projet a pris un peu d'avance en termes de réalisation et que cela peut représenter un atout stratégique vis-à-vis du client. Cette situation laisse un peu de marge à l'équipe de développement pour les délais de livraison. Comme il n'est pas question de diminuer la productivité de l'équipe, il est sans doute possible d'identifier l'origine des surcoûts pour les résorber par la suite.
Cas n°4
Lorsque la courbe de la valeur acquise est cette fois en-dessous de celle du plan projet mais au-dessus de celle du coût réel, cela signifie que le projet coûte moins cher que prévu, ce qui est plutôt une bonne chose, mais qu'il prend du retard, ce qui est nettement moins intéressant. Cette situation peut être le signe que tous les investissements nécessaires n'ont pas forcément été réalisés. Sans doute faudra-t-il augmenter les coûts et renforcer l'équipe de développement afin de rattraper le retard. Il serait dommage que des économies réalisées sur le projet amènent au paiement de pénalités de retard à cause du décalage de la livraison du produit fini au client.
Pour conclure sur la gestion de la valeur acquise (EVM)
La gestion de la valeur acquise fournit un outil indispensable pour mesurer efficacement l'écart de coût sur un projet. Calculer la différence entre le coût réel et le coût prévisionnel du projet est loin d'être suffisant. La comparaison de la valeur acquise au coût réel et au plan projet permettra de vérifier si l'avancement de la réalisation correspond au coût engendré. Il sera ainsi possible d'identifier rapidement les surcoûts et les causes d'un retard, qu'il s'agisse de mauvaises performances de l'équipe ou d'un manque de ressources.
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