Quels que soient son intérêt et son ampleur, vous devez impérativement savoir comment faire un budget prévisionnel pour un projet. C’est la condition sine qua non pour le réussir. Une fois le périmètre correctement défini et la planification initiale établie, il est temps de déterminer le budget de votre projet. C’est cette estimation qui permettra ensuite de décider si la phase de réalisation du projet doit démarrer ou non.

Estimer les coûts directs…

Comment faire un budget prévisionnel pour un projet ? La première étape consiste à déterminer ce que l’on appelle les « coûts directs ». Une grande partie de ces coûts provient généralement des ressources humaines. En fonction des différents profils que vous souhaitez faire intervenir, de leur nombre et de la durée de leur participation au projet, le cumul de leurs salaires va représenter une enveloppe budgétaire conséquente. Bien entendu, il ne faut pas prendre en compte uniquement les salaires bruts, mais également les charges salariales et patronales associées. Le coût augmente donc bien au-delà du simple salaire.
Il ne faut pas non plus oublier de prendre en compte les coûts salariaux liés aux personnes qui assureront le pilotage : chef de projet, directeur de projet, commerciaux… Ils ne participent pas nécessairement à la réalisation concrète du projet, mais interviennent néanmoins de façon ponctuelle ou récurrente, et représentent donc un coût.

Lorsqu’un projet prend de l’ampleur, ou bien simplement lorsque la société chargée de sa réalisation ne dispose pas immédiatement de toutes les ressources humaines nécessaires, il est courant de faire appel à de la sous-traitance. Cette main d’œuvre externe a un coût elle-aussi, qu’il faut naturellement prendre en compte. En revanche, il ne s’agit pas de cumuler des salaires mais les coûts facturés par les sociétés sous-traitantes. Le sous-traitant facture une certaine somme par jour de travail pour une ressource. Ce prix multiplié par le nombre de jours de travail prévu sur le projet permet de calculer le coût direct de cette ressource.

Une autre enveloppe pouvant représenter une partie conséquente du budget concerne les frais de déplacement. Il est courant désormais que l’ensemble des équipes chargées de la réalisation d’un projet ne soit pas localisé sur le même site. Plus il y a d’intervenants sur un projet, et plus les coûts de déplacement peuvent potentiellement être importants. Si l’équipe de réalisation du projet est domiciliée dans les locaux de l’entreprise, les coûts de déplacement seront forcément réduits. Seuls quelques déplacements ponctuels, dans les locaux du client par exemple, pourront être nécessaires. Si l’équipe doit être intégralement hébergée dans les locaux du client, les frais de déplacement pourraient rapidement augmenter, cette localisation devenant de fait le lieu de travail de tous les intervenants. Enfin, dans le cas d’une ou plusieurs équipes réparties sur différents sites, il sera impératif de maîtriser au mieux les déplacements et de mettre en place tous les outils nécessaires à la communication et au travail collaboratif.

Un dernier centre de coût direct d’un projet concerne le matériel utilisé. Cette enveloppe doit regrouper aussi bien la location de locaux spécifiques (pour les besoins d’une formation ou d’une réunion par exemple), ainsi que la location ou l’achat des machines de développement, des serveurs de tests et d’intégration. Si certains besoins paraissent évidents, car ils représentent un coût visible, comme pour les ordinateurs ou les écrans, d’autres sont moins faciles à identifier. Il faut bien prendre en compte les besoins en fournitures des équipes. Cahiers, stylos, papier pour imprimante, cartouches d’encre ou toner sont autant de sources de dépenses qu’il faut anticiper.

… mais également les coûts indirects

Les frais indirects d’un projet regroupent toutes les dépenses qui ne sont pas uniquement liées au projet. Les frais de location des locaux destinés à l’équipe projet, le mobilier qui les équipe, l’amortissement des postes de travail et des serveurs rentrent dans les frais généraux.

Si les salaires des ressources humaines intervenant dans la réalisation du projet font partie des coûts directs, l’ensemble des salaires des intervenants périphériques, comme des spécialistes des services juridiques ou comptables font partie des frais de gestion, qui entrent dans les coûts indirects.

L’estimation des frais de gestion ne peut être faite que grâce à la collaboration active des services concernés. Généralement, un ratio est appliqué aux salaires des personnes concernées, et celui-ci devra vous être communiqué. Il permettra de déterminer les coûts indirects de chacune des ressources humaines impliquées dans la gestion du projet.

Estimation du budget et méthodes agiles

Le principe même des méthodes agiles est de permettre de s’adapter plus facilement aux différents imprévus pouvant survenir. Essayer de déterminer un budget précis, est-ce vraiment compatible avec une méthode agile ?

Qu’il s’agisse d’estimer le budget du projet ou de gérer sa réalisation grâce à une méthode agile, dans les deux cas, le mot-clé est « anticipation ». Il est naturellement impossible que le budget prévisionnel corresponde parfaitement au budget final du projet. Il s’agit donc de déterminer une « enveloppe de base » comprenant les frais prévisibles, afin d’anticiper les investissements à réaliser.

La gestion de projet agile va ensuite permettre d’anticiper les risques de dérapage budgétaire pouvant être liés à des dépassements de délais notamment. Le budget prévisionnel n’est donc pas figé. Il s’agit d’une estimation au plus juste de la somme des coûts directs et indirects. Il va ensuite évoluer tout au long du projet. L’utilisation d’une méthode agile va permettre, grâce aux points quotidiens et à l’identification rapide des éventuels problèmes, de contrôler et de maîtriser ce budget.

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