Organiser une réunion quotidienne ou mêlée quotidienne Agile Scrum
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La mêlée quotidienne est l'un des trois piliers de la méthodologie de gestion de projet Agile Scrum. Cette réunion quotidienne permet à l'équipe de développement de faire le point sur l'avancement du sprint en cours et de partager les éventuelles difficultés rencontrées. Bien utilisée et correctement exécutée, cette mêlée quotidienne est un véritable atout en termes de suivi des développements et de communication au sein de l'équipe. Voyons comment organiser une mêlée quotidienne efficace, son déroulement et les écueils à éviter.
La mêlée quotidienne, pilier de la méthode Scrum, a pour objectif de permettre à l'équipe de développement de faire un point régulier sur l'avancement des travaux. Cette réunion quotidienne, où chacun va pouvoir s'exprimer à son tour en toute transparence, nécessite un minimum de préparation de la part des participants pour être réellement efficace.
La réunion quotidienne ne dure qu'une quinzaine de minutes maximum. Aussi n'est-il pas nécessaire de passer trop de temps à la préparer. Il est tout de même important que chaque membre de l'équipe de développement prenne ne serait-ce que cinq minutes, pour faire le point avant le début de la réunion sur ce qu'il va dire et éventuellement sur les questions qu'il va poser, s'il y en a. Cela ne prend pas longtemps, ne demande pas beaucoup de travail puisque cela ne concerne que ce qui a été réalisé dans les dernières 24 heures et c'est pourtant indispensable.
La mêlée quotidienne est un moment privilégié durant lequel il vous sera possible de communiquer des informations sur votre travail et sur vos éventuelles difficultés aux autres membres de l'équipe de développement et obtenir en retour d'éventuelles réponses à vos problèmes. Si vous oubliez de communiquer une information importante parce que vous n'avez pas du tout préparé la réunion, il vous faudra trouver un autre moment dans la journée et il ne sera pas forcément aisé de réunir de nouveau toute l'équipe.
Il existe naturellement de nombreux outils de travail collaboratif ou de communication vous permettant de transmettre des informations à tous, mais aucun ne sera aussi efficace que la mêlée quotidienne pour parler de votre travail actuel.
La mêlée quotidienne se déroule debout, généralement devant le scrum board (qui pourra alors être mis à jour en temps réel si nécessaire), en présence de l'intégralité de l'équipe de développement. Le product owner peut éventuellement y assister et il arrive parfois que des invités soient conviés, comme des membres d'autres équipes venus en observation par exemple. En revanche, contrairement aux membres habituels de l'équipe de développement, ces invités devront rester passifs et ne pas intervenir. Ce ne sont que des observateurs.
La réunion a lieu tous les jours à la même heure et au même endroit. Traditionnellement, elle est plutôt programmée le matin. Cela permet ensuite à tout le monde de partir sur une journée complète de travail sans interruption. Néanmoins, rien n'empêche de l'organiser à 14 heures si vous le souhaitez. Si l'équipe de développement est éclatée géographiquement, il sera peut-être nécessaire de tenir compte d'un éventuel décalage horaire afin que tous les participants puissent être disponibles au même moment. Des outils de visio-conférence et de travail collaboratif plus généralement peuvent être utilisés.
La réunion ne dure jamais plus de 15 minutes. Le scrum master qui en est généralement l'animateur, va également chronométrer la réunion de façon à s'assurer que le temps limite ne soit pas dépassé. Il va s'assurer que personne ne soit hors sujet : la réunion porte uniquement sur les tâches du sprint en cours. Le scrum master va également veiller à ce que le temps de parole soit respecté et devra éventuellement recadrer si besoin les participants.
Chaque développeur va à son tour prendre la parole. Il n'aura que deux à trois minutes maximum pour répondre à ces trois questions basiques :
Répondre à ces trois questions va permettre à chacun de savoir sur quels sujets travaillent les autres, quels problèmes ils rencontrent et si une aide peut être apportée.
Il est important que chacun puisse s'exprimer sans être interrompu. Il est courant de faire circuler un « totem » pour indiquer à tous qui a la parole à un moment donné. Une figurine ou une peluche peuvent très bien remplir ce rôle. Seul celui qui l'a en sa possession à un instant t a le droit de parler. C'est un moyen simple, ludique et visuel de discipliner les participants à la mêlée.
Les problèmes exposés peuvent être soit techniques, soit fonctionnels. Dans le cas d'un problème technique, la solution viendra probablement de l'équipe de développement elle-même. Dans le cas d'un problème fonctionnel, c'est au product owner d'apporter la réponse.
La résolution des problèmes n'est pas à l'ordre du jour de la mêlée quotidienne, sinon elle risquerait de s'éterniser. Exposer ses problèmes durant la réunion va en revanche permettre de les partager avec tous et d'identifier ainsi la ou les personnes qui pourraient apporter une solution. Les discussions et les réflexions amenant à la résolution des problèmes exposés auront lieu en-dehors de la mêlée. Si un sujet nécessite plus que les deux minutes accordées, il devra faire l'objet d'une autre réunion, sans doute en comité plus restreint.
Une fois la mêlée quotidienne terminée, chacun peut retourner aux tâches qu'il s'est assignées pour la journée, ou continuer de discuter des problèmes évoqués afin d'y apporter des solutions.
Il est impératif que la mêlée quotidienne se déroule toujours à la même heure et au même endroit, de façon à créer un rendez-vous particulier pour l'équipe de développement. Faire varier l'heure ou la localisation de la réunion ne peut qu'engendrer une perte de temps et d'énergie. Entre ceux qui oublieront la réunion, ceux qui ne trouveront pas la salle ou qui ne se souviendront plus de son emplacement, la réunion va vite tourner au cauchemar, perdre en efficacité et finalement aboutir à un découragement et à une démotivation de l'équipe.
La ponctualité est également de mise. Scrum nécessite que l'équipe s'organise et se discipline elle-même. Si un membre de l'équipe est en retard, tant pis pour lui. Soit il a une bonne raison, soit il sera plus prudent la prochaine fois. La mêlée quotidienne doit démarrer à l'heure et se terminer à l'heure, en respectant le temps de parole de chacun. Ce n'est qu'à ces conditions qu'elle demeurera un outil efficace et productif pour l'équipe et le projet.
Il est également impératif que chacun puisse s'exprimer à son tour sans être interrompu. Le scrum master est là pour y veiller, et la méthode du « totem » décrite précédemment est très efficace.
La mêlée quotidienne est réellement un pilier Scrum, une aide concrète et efficace pour atteindre les objectifs fixés pour le sprint en cours. L'utilisation d'outils de travail collaboratif pour préparer cette réunion quotidienne comme pour faciliter son déroulement est bien entendu un plus indéniable.
La solution de gestion de projet en ligne Nutcache offre toutes les fonctionnalités nécessaires au bon déroulement de vos mêlées quotidiennes. N'hésitez pas à l'essayer gratuitement durant une période de 14 jours.
Bien préparer la mêlée quotidienne
La mêlée quotidienne, pilier de la méthode Scrum, a pour objectif de permettre à l'équipe de développement de faire un point régulier sur l'avancement des travaux. Cette réunion quotidienne, où chacun va pouvoir s'exprimer à son tour en toute transparence, nécessite un minimum de préparation de la part des participants pour être réellement efficace.
La réunion quotidienne ne dure qu'une quinzaine de minutes maximum. Aussi n'est-il pas nécessaire de passer trop de temps à la préparer. Il est tout de même important que chaque membre de l'équipe de développement prenne ne serait-ce que cinq minutes, pour faire le point avant le début de la réunion sur ce qu'il va dire et éventuellement sur les questions qu'il va poser, s'il y en a. Cela ne prend pas longtemps, ne demande pas beaucoup de travail puisque cela ne concerne que ce qui a été réalisé dans les dernières 24 heures et c'est pourtant indispensable.
La mêlée quotidienne est un moment privilégié durant lequel il vous sera possible de communiquer des informations sur votre travail et sur vos éventuelles difficultés aux autres membres de l'équipe de développement et obtenir en retour d'éventuelles réponses à vos problèmes. Si vous oubliez de communiquer une information importante parce que vous n'avez pas du tout préparé la réunion, il vous faudra trouver un autre moment dans la journée et il ne sera pas forcément aisé de réunir de nouveau toute l'équipe.
Il existe naturellement de nombreux outils de travail collaboratif ou de communication vous permettant de transmettre des informations à tous, mais aucun ne sera aussi efficace que la mêlée quotidienne pour parler de votre travail actuel.
Déroulement de la mêlée quotidienne
La mêlée quotidienne se déroule debout, généralement devant le scrum board (qui pourra alors être mis à jour en temps réel si nécessaire), en présence de l'intégralité de l'équipe de développement. Le product owner peut éventuellement y assister et il arrive parfois que des invités soient conviés, comme des membres d'autres équipes venus en observation par exemple. En revanche, contrairement aux membres habituels de l'équipe de développement, ces invités devront rester passifs et ne pas intervenir. Ce ne sont que des observateurs.
Lieu de déroulement
La réunion a lieu tous les jours à la même heure et au même endroit. Traditionnellement, elle est plutôt programmée le matin. Cela permet ensuite à tout le monde de partir sur une journée complète de travail sans interruption. Néanmoins, rien n'empêche de l'organiser à 14 heures si vous le souhaitez. Si l'équipe de développement est éclatée géographiquement, il sera peut-être nécessaire de tenir compte d'un éventuel décalage horaire afin que tous les participants puissent être disponibles au même moment. Des outils de visio-conférence et de travail collaboratif plus généralement peuvent être utilisés.
Durée de la réunion quotidienne
La réunion ne dure jamais plus de 15 minutes. Le scrum master qui en est généralement l'animateur, va également chronométrer la réunion de façon à s'assurer que le temps limite ne soit pas dépassé. Il va s'assurer que personne ne soit hors sujet : la réunion porte uniquement sur les tâches du sprint en cours. Le scrum master va également veiller à ce que le temps de parole soit respecté et devra éventuellement recadrer si besoin les participants.
Les 3 questions de la mêlée quotidienne
Chaque développeur va à son tour prendre la parole. Il n'aura que deux à trois minutes maximum pour répondre à ces trois questions basiques :
- Qu'ai-je accompli depuis la dernière mêlée quotidienne ?
- Quels sont mes objectifs de réalisation pour la journée ?
- Quelles difficultés ou problèmes ai-je rencontrés ?
Répondre à ces trois questions va permettre à chacun de savoir sur quels sujets travaillent les autres, quels problèmes ils rencontrent et si une aide peut être apportée.
La prise de parole
Il est important que chacun puisse s'exprimer sans être interrompu. Il est courant de faire circuler un « totem » pour indiquer à tous qui a la parole à un moment donné. Une figurine ou une peluche peuvent très bien remplir ce rôle. Seul celui qui l'a en sa possession à un instant t a le droit de parler. C'est un moyen simple, ludique et visuel de discipliner les participants à la mêlée.
Les problèmes exposés peuvent être soit techniques, soit fonctionnels. Dans le cas d'un problème technique, la solution viendra probablement de l'équipe de développement elle-même. Dans le cas d'un problème fonctionnel, c'est au product owner d'apporter la réponse.
Problèmes vs solutions
La résolution des problèmes n'est pas à l'ordre du jour de la mêlée quotidienne, sinon elle risquerait de s'éterniser. Exposer ses problèmes durant la réunion va en revanche permettre de les partager avec tous et d'identifier ainsi la ou les personnes qui pourraient apporter une solution. Les discussions et les réflexions amenant à la résolution des problèmes exposés auront lieu en-dehors de la mêlée. Si un sujet nécessite plus que les deux minutes accordées, il devra faire l'objet d'une autre réunion, sans doute en comité plus restreint.
Une fois la mêlée quotidienne terminée, chacun peut retourner aux tâches qu'il s'est assignées pour la journée, ou continuer de discuter des problèmes évoqués afin d'y apporter des solutions.
Les écueils à éviter
Il est impératif que la mêlée quotidienne se déroule toujours à la même heure et au même endroit, de façon à créer un rendez-vous particulier pour l'équipe de développement. Faire varier l'heure ou la localisation de la réunion ne peut qu'engendrer une perte de temps et d'énergie. Entre ceux qui oublieront la réunion, ceux qui ne trouveront pas la salle ou qui ne se souviendront plus de son emplacement, la réunion va vite tourner au cauchemar, perdre en efficacité et finalement aboutir à un découragement et à une démotivation de l'équipe.
La ponctualité est également de mise. Scrum nécessite que l'équipe s'organise et se discipline elle-même. Si un membre de l'équipe est en retard, tant pis pour lui. Soit il a une bonne raison, soit il sera plus prudent la prochaine fois. La mêlée quotidienne doit démarrer à l'heure et se terminer à l'heure, en respectant le temps de parole de chacun. Ce n'est qu'à ces conditions qu'elle demeurera un outil efficace et productif pour l'équipe et le projet.
Il est également impératif que chacun puisse s'exprimer à son tour sans être interrompu. Le scrum master est là pour y veiller, et la méthode du « totem » décrite précédemment est très efficace.
Pour conclure sur la mêlée quotidienne
La mêlée quotidienne est réellement un pilier Scrum, une aide concrète et efficace pour atteindre les objectifs fixés pour le sprint en cours. L'utilisation d'outils de travail collaboratif pour préparer cette réunion quotidienne comme pour faciliter son déroulement est bien entendu un plus indéniable.
La solution de gestion de projet en ligne Nutcache offre toutes les fonctionnalités nécessaires au bon déroulement de vos mêlées quotidiennes. N'hésitez pas à l'essayer gratuitement durant une période de 14 jours.
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