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Au démarrage d'un nouveau projet, il est capital de parfaitement cibler les attentes du client puis de planifier la réalisation. Pour y parvenir, il est indispensable de découper le projet en tâches unitaires ou en fonctionnalités, le plus précisément possible. L'organigramme technique de produit (OTP) est un outil particulièrement efficace pour effectuer un découpage intelligent et structuré d'un projet et le présenter sous la forme d'un arbre hiérarchisé facilement lisible et compréhensible. Notez que le terme anglais Product Breakdown Structure (PBS) est plus fréquemment utilisé.

Qu'est-ce que le Product Breakdown Structure ?

On peut définir le Product Breakdown Structure comme un organigramme technique permettant de représenter les différents éléments composant un projet.

Une première étape consiste à effectuer un découpage du projet en tâches et en fonctionnalités. Il s'agit là d'une étape pouvant être complexe car il faut choisir le bon niveau de détail. Si le découpage est trop fin, il y a un risque non négligeable de se perdre dans un trop grand nombre de détails. Si l'analyse n'est pas assez précise, vous risquez de ne pas identifier toutes les contraintes liées à la réalisation du projet et de rencontrer par la suite des difficultés pouvant entraîner des retards.

Une fois les différentes fonctionnalités identifiées, le PBS va permettre de les organiser sous la forme d'un arbre hiérarchique. Le produit va être divisé en sous-produits et les fonctionnalités classées par catégories. Ces catégories peuvent représenter des sous-éléments ou des sous-produits, ou bien encore des environnements.

Le produit final à obtenir est placé au sommet de l'arbre. Les différentes catégories vont constituer le premier niveau de l'arbre. Chaque catégorie sera représentée par une feuille différente.

Dans le cas d'un site web de e-commerce par exemple, les différentes catégories peuvent être la page d'accueil, le catalogue, le système de recherche ou encore le paiement en ligne. Ce sont des sous-systèmes ou sous-produits du produit principal. Une catégorisation par environnement pour le même projet pourrait se faire en fonction des différents intervenants, comme l'entreprise ou le propriétaire de la boutique, les vendeurs, les clients ou encore les annonceurs si de la publicité doit être affichée sur le site.

Les sous-éléments ou fonctionnalités identifiés vont ensuite être répartis dans les différentes catégories sous la forme de nouvelles feuilles de l'arbre. On obtient de cette façon une organisation hiérarchisée et claire du projet.

Typiquement, pour notre boutique en ligne, on retrouvera les dernières nouveautés, les meilleures ventes ou encore les promotions sous la catégorie « Page d'accueil » pour une répartition par sous-produits ou l'interface de gestion du panier, le suivi de commande ou le paiement sécurisé sous la catégorie « Clients » pour une organisation par environnements.

Le Product Breakdown Structure se concentre sur le produit en lui-même, sur son organisation et sur l'ensemble des éléments qui le composent.

A quoi sert le Product Breakdown Structure ?

Décomposer un projet ou un produit en tâches et fonctionnalités est rarement une chose aisée. Cela demande du temps et également une certaine expérience afin de savoir à quel niveau de détail s'arrêter pour ne pas perdre de temps inutilement.

Il n'est pas toujours évident de s'organiser pour réaliser ce découpage, surtout lorsque plusieurs personnes travaillent dessus en parallèle. Cela demande une bonne coordination des intervenants qui peuvent potentiellement appartenir à des équipes ou à des services différents.

L'objectif du Product Breakdown Structure est de fournir un outil visuel permettant de construire une représentation graphique claire de tous les composants nécessaires à la réalisation du produit fini. Cet organigramme va non seulement permettre de visualiser ces composants, mais également de mettre en lumière les différentes relations qu'il peut y avoir entre eux, et donc des contraintes supplémentaires qui peut-être n'auraient pas été facilement identifiées.

Une fois l'Organigramme Technique de Produit établi, chacun pourra le lire et le comprendre facilement. Il pourra alors servir de support de discussion aux différents corps de métier représentés sur le projet, tout le monde ayant les mêmes niveaux d'information et de compréhension.

La constitution d'un Product Breakdown Structure est un travail d'équipe. Chacun apportant sa vision des choses, l'analyse du produit va permettre de couvrir de nombreuses perspectives. Tous les métiers peuvent être représentés et apporter une plus-value à l'analyse.

Un simple tableau blanc et des post-it peuvent suffire pour travailler sur un PBS. Chacun note ses idées sur des post-it qui sont collés sur le tableau. Au fur et à mesure des réflexions et de l'apparition de nouvelles idées, les post-it peuvent être déplacés, repositionnés ou même mis de côté.

Si cette méthode est très efficace et conviviale, le résultat est difficilement exploitable ensuite. Impossible en général de conserver le PBS en permanence sur le tableau qui a servi à le construire. Il vaut donc mieux le numériser afin de pouvoir continuer à le communiquer et à le modifier si nécessaire. Il est également possible d'utiliser directement un outil numérique, d'autant plus facilement si vous disposez d'un écran tactile de grande taille pour travailler. Un logiciel de gestion de projet ou de création de cartes mentales permettant de travailler sur un arbre hiérarchique de type PBS fera parfaitement l'affaire. Grâce à un logiciel de ce type, il sera même possible d'envisager des réunions de brainstorming pour la construction du PBS avec des équipes éloignées géographiquement ou avec le client sans avoir besoin de réunir tous les intervenants physiquement sur un même site.

Pour conclure sur le Product Breakdown Structure

Le Product Breakdown Structure est un outil destiné à représenter le produit final d'un projet sous la forme d'un organigramme, d'un arbre hiérarchisé, contenant l'ensemble des sous-systèmes, des sous-produits et des fonctionnalités le composant. Elément central de communication sur la constitution d'un produit auprès de tous les intervenants, il devient rapidement indispensable pendant le déroulement du projet.

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