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Bien connaître les compétences et les capacités des membres de son équipe est primordial pour la réussite d'un projet. Affecter les mauvaises personnes aux mauvaises tâches ou surestimer le niveau de compétences peut rapidement conduire un projet à la catastrophe. Il est donc nécessaire de bien connaître les profils des différents collaborateurs, leurs réels niveaux de compétences, leur expertise, afin de gérer au mieux les ressources humaines qui seront affectées à un projet. La matrice de compétences est un outil à la fois simple et particulièrement efficace pour gérer les affectations au sein des équipes projet.

Qu'est-ce qu'une matrice de compétences ?

Une matrice de compétences est un tableau permettant de faire le lien rapidement entre les membres de l'équipe projet et leurs niveaux de compétences réels. Elle permet de faire la synthèse de ces informations et de proposer une vision globale des ressources humaines. La matrice peut contenir aussi bien des compétences fonctionnelles que des compétences techniques.

Le niveau de chaque personne pour chaque compétence est généralement représenté par un chiffre. On utilise de préférence une échelle croissante car cela rend la matrice naturellement plus lisible (un haut niveau d'expertise sera représenté par une valeur élevée alors qu'une compétence absente sera à zéro).

Pour une meilleure correspondance des profils…

Grâce à une matrice de compétences, il sera possible de voir rapidement si les profils des membres de l'équipe correspondent bien aux besoins du projet et s'ils sont affectés aux bonnes tâches. Il est également possible d'ajouter une colonne indiquant le niveau requis dans une compétence pour la réalisation d'une tâche. De cette façon, il est possible de mesurer l'écart entre les ressources humaines disponibles et le besoin réel.

… et une meilleure gestion des ressources humaines

La matrice de compétences permet au chef de projet d'identifier les besoins en termes de formations et de les planifier en fonction des contraintes du projet. Si l'on constate que certaines compétences sont manquantes, la matrice permettra de définir précisément les besoins en recrutement, interne ou externe.

De la même façon, si un membre de l'équipe doit s'absenter, qu'il parte temporairement travailler sur un autre projet, qu'il soit malade ou qu'il change d'employeur, la matrice de compétences va permettre d'identifier immédiatement le profil à rechercher pour le remplacer.

Comment construire une matrice de compétences ?

La matrice de base

La matrice de compétences de base est relativement simple à constituer. Il suffit de construire un tableau contenant une liste de compétences fonctionnelles (analyse du besoin, rédaction du cahier des charges, description fonctionnelle…), techniques (développement Java ou PHP, design/conception) ou administratives (gestion de projet, planification…) dans la première colonne et les noms des différents membres de l'équipe dans les colonnes suivantes.

A chaque intersection se trouvant une valeur correspondant au niveau d'expertise de la personne dans une compétence donnée. Typiquement, on retrouve des valeurs comme « 0 » (aucune compétence), « 1 » (connaissance théorique), « 2 » (connaissance moyenne, peu d'expérience), « 3 » (maîtrise de la compétence, plusieurs années d'expérience) et « 4 » (expert reconnu dans le domaine).

Un lien entre les tâches et les compétences

A cette base peut s'ajouter un deuxième volet ayant pour objectif de mettre en relation les différentes tâches du projet identifiées avec les compétences nécessaires à leur réalisation. Grâce à cette approche légèrement différente, il est possible d'identifier les besoins exacts en compétences pour chaque tâche. Cette fois, les tâches à réaliser sont placées dans la première colonne et les suivantes sont occupées par les compétences. A chaque intersection, on indique si la tâche courante nécessite la compétence correspondante pour être menée à bien.

Optimisation de l'affectation des ressources

Enfin, un troisième volet permet cette fois de faire le lien entre les tâches à réaliser sur le projet et les membres de l'équipe. En croisant les informations présentes dans les deux premiers volets, il est possible de déterminer à quels membres de l'équipe peuvent être affectées les tâches. Il est possible ainsi d'optimiser la gestion des ressources humaines sur le projet et d'être sûr de disposer des personnes les plus qualifiées pour chaque réalisation.

Identification des besoins en formation

Si l'on ajoute un niveau requis pour chaque compétence pour la réalisation d'une tâche, il est possible de vérifier l'adéquation de chaque profil. Si une personne ne correspond pas tout à fait, il est facile de mesure l'écart entre son niveau réel de compétences et le niveau attendu. A partir de cette valeur, il est possible d'envisager un certain nombre d'actions pour réduire l'écart et amener le collaborateur vers le niveau de compétence requis. Plusieurs solutions peuvent être envisagées comme dégager quelques heures d'auto-formation si l'écart n'est pas très important ou bien envisager une formation plus longue et plus classique en cas de différence significative.

Comment utiliser une matrice de compétences ?

La matrice de compétence s'utilise en premier lieu lors de la phase de planification du projet, après qu'il ait été découpé en tâches unitaires pouvant être priorisées. Chaque tâche fait l'objet d'une évaluation en termes de temps de réalisation et de niveaux de compétences requis.

Lorsque l'équipe projet est constituée

A ce stade, la matrice de compétences est constituée en collaboration avec les membres de l'équipe (autoévaluation, expérience…). Il peut également être intéressant d'ajouter une nouvelle donnée, la motivation. En effet, une personne peut être parfaitement qualifiée, avoir beaucoup d'expérience dans un domaine, mais peu de motivation parce qu'elle souhaite évoluer vers autre chose. Dans ce cas, et malgré le haut niveau de compétence, il ne faudra pas forcément l'affecter aux tâches auxquelles elle pouvait être « naturellement » destinée.

A partir de la matrice de compétences, il est possible d'identifier les compétences manquantes pour l'affectation des membres de l'équipe aux différentes tâches et de planifier d'éventuelles formations afin de palier au problème. Si cette solution n'est pas envisageable, il faudra alors prévoir un ou plusieurs recrutements internes ou externes (sous-traitant ou embauche).

Lorsque l'équipe projet reste à constituer

Si vous ne savez pas encore qui fera partie de l'équipe projet, la constitution d'une matrice de compétences va permettre de savoir quelles compétences seront nécessaires à la réalisation des tâches. Ces informations permettront de déterminer quels profils il va falloir trouver au sein des différents services ou des autres équipes. La matrice de compétences pourra être communiquée aux autres managers qui sélectionneront dans leurs propres équipes quelles ressources pourraient correspondre aux besoins du projet.

Pour conclure sur la matrice de compétences

La matrice de compétences est un outil particulièrement utile et efficace pour s'assurer que l'on affecte les bonnes ressources aux bonnes tâches. Un projet peut rapidement prendre du retard simplement parce que l'affectation des ressources humaines n'est pas optimale.

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