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Créé dans les années 70 par Toyota pour l'optimisation de ses chaînes de production, le lean management a pour vocation d'améliorer sans cesse la performance des processus d'un projet, et la value stream mapping ou VSM, est l'un des outils permettant d'atteindre cet objectif. Voyons en quoi consiste cet outil, également appelé cartographie des flux, comment l'utiliser et ce qu'il peut apporter à un projet agile.
La value stream mapping ou cartographie des flux est un outil descriptif permettant d'obtenir une vue claire et précise des différents flux existant dans un projet, depuis les besoins exprimés par le client, jusqu'au produit fini livré.
La différence avec un autre diagramme, c'est que la VSM ne décrit pas le processus tel qu'il est prévu qu'il fonctionne, mais bel et bien tel qu'il fonctionne réellement. La cartographie des flux permet donc de mettre en lumière les dysfonctionnements, et par conséquent les pistes d'améliorations, des différents processus d'un projet.
D'autre part, la vsm lean représente le projet de bout en bout, en incluant les paramètres extérieurs à prendre en compte, comme les sous-traitances (qu'elles soient extérieures à l'entreprise ou interservices) ou les interactions avec d'autres équipes (service des achats, facturation…).
Sur la value stream mapping vont également apparaître les flux d'informations. Il peut s'agir de fonctionnalités, de portions de code, de commandes, d'échanges téléphoniques, par email ou par messagerie instantanée…
La vsm lean est réalisée à l'aide de pictogrammes simples rendant facile la lecture de la cartographie. Une représentation simple, lisible et synthétique amène une meilleure compréhension des différents flux par l'ensemble des intervenants. Elle permet à des collaborateurs issus de différents services, possédant des expertises dans des domaines parfois très éloignés, d'avoir une même vision d'ensemble des processus, y compris de ceux ne relevant pas de leur compétence. De cette façon, l'identification des améliorations possibles est rendue plus facile, chacun pouvant se faire une opinion du fonctionnement global.
L'autre avantage de l'utilisation des pictogrammes, c'est qu'ils peuvent être compris quelle que soit la langue utilisée. C'est extrêmement efficace dans le cas où plusieurs langues sont pratiquées au sein d'une équipe répartie dans plusieurs lieux géographiques par exemple.
On complète généralement les pictogrammes utilisés avec des informations telles que les performances dans les domaines maîtrisés, les capacités des ressources représentées, les tâches et les durées associées…
On mentionne également sur la value stream mapping les différents dysfonctionnements identifiés, les anomalies, les sources de pertes de temps et d'énergie, mais également les améliorations potentielles à apporter aux processus.
La mise en place de la vsm est relativement facile mais nécessite néanmoins une bonne préparation en amont. On voit souvent des équipes mal préparées se disperser et perdre beaucoup de temps à mettre en place un outil qui au contraire, devrait améliorer les performances.
Avant de commencer, il est impératif de bien délimiter le périmètre qui sera couvert par la cartographie des flux. Afin d'obtenir une description macroscopique, il va donc falloir identifier tous les fournisseurs extérieurs (dans un projet informatique, ce sont typiquement toutes les sources de données provenant de l'extérieur de l'application, de services web ou de systèmes d'informations tiers), les flux entrants reçus et traités, le processus lui-même naturellement, toutes les données produites et sortant de l'application, et enfin, tous les clients consommant ces données (les autres services et systèmes d'informations externes utilisant l'application comme source de données, mais également l'utilisateur final).
Une fois ces éléments identifiés et structurés dans une liste, il va être possible de placer les premiers pictogrammes sur la cartographie des flux.
La vsm lean est composée de trois parties, organisées verticalement.
On commence par placer le ou les clients susceptibles de consommer ce qui sera produit par l'application, y compris l'utilisateur final. Généralement, ce ou ces pictogrammes sont placés par convention en haut à droite de la cartographie. Le ou les fournisseurs sont placés en haut à gauche, tandis que le centre est occupé par le système central, généralement l'application en cours de développement.
De façon à ce que tout le monde puisse participer, il est souhaitable, au moins dans un premier temps, de travailler sur un support physique, une grande feuille, ou encore mieux, un grand pan de mur vierge, qui fera l'affaire. Il sera naturellement possible par la suite de basculer sur un outil numérique (bien que l'utilisation d'un grand écran tactile puisse avantageusement remplacer le tableau ou le mur). Les pictogrammes seront positionnés à l'aide de post-it facilement réajustables. Cette méthode permet d'une part à tous les intervenants de participer et de se poser les bonnes questions, et d'autre part de plus facilement structurer la cartographie des flux. Il est ainsi possible d'obtenir une description à la fois structurée et synthétique des flux de l'application, en se concentrant sur ce qui est important et en évitant de dévier vers des sujets ne concernant pas directement le projet.
La vsm lean est un outil, et rien de plus. Il ne sert donc à rien de vouloir la mettre en place systématiquement, car il y a des cas où elle n'apportera aucune plus-value réelle, et l'on aura donc plutôt perdu du temps à la créer.
Comment identifier les cas dans lesquels la value stream mapping est utile ?
Pour commencer, si vous sentez qu'une représentation graphique et synthétique de vos flux pourrait faciliter la compréhension du système, tant pour l'équipe actuelle que pour les personnes qui l'intégreront dans le futur, c'est qu'il faut faire l'effort de créer cette cartographie des flux. L'utilisation de pictogrammes standards rendra la compréhension de la vsm facile pour tous, y compris pour des acteurs externes au projet.
Si un processus paraît complexe, sa cartographie va permettre de le comprendre en profondeur grâce à une analyse fine. La lecture de la vsm fournira un excellent moyen d'identifier les axes d'améliorations du processus. Grâce à la cartographie vsm, il sera également possible d'identifier d'éventuelles différences entre la description du processus, sa documentation, et la façon dont il fonctionne réellement.
La cartographie de flux peut également servir de documentation au processus analysé, et devra être mise à jour en cas de modification. Elle peut servir à prouver l'efficacité ou l'utilité du processus au client, qui en aura alors la même compréhension grâce à la représentation graphique, et mettre en lumière d'éventuels risques en identifiant ses dépendances éventuelles à des ressources extérieures. Il est possible par exemple, de s'apercevoir que le processus analysé dépend de données provenant d'un système d'informations extérieur, et que le risque que ce dernier ne réponde pas à un moment ou à un autre, n'envoie pas d'information, n'ait pas été pris en compte. Il faudra alors traiter ce nouveau risque et éventuellement modifier l'application… et donc mettre à jour la cartographie de flux. On mettra également en lumière de cette façon, les risques de désynchronisation des informations entre le processus et les systèmes externes dont il dépend ou dont il est lui-même fournisseur de données.
La création d'une cartographie de flux étant plutôt simple, il peut être tentant d'en faire trop. Il est donc important de bien cibler les processus qui devront en bénéficier des autres. Un processus trop simple, que tout le monde comprend, n'aura pas besoin de cartographie. La réaliser pour l'ensemble des « petits » processus représenterait une perte de temps astronomique et serait largement contre-productif. Il faut donc avant tout se concentrer sur les processus critiques, présentant les risques les plus importants ou pour lesquels une optimisation aurait un impact plus important.
Si l'on prend l'exemple d'une application bancaire par exemple, on pourra facilement se passer de la cartographie du processus d'envoi de l'email de confirmation d'une transaction. L'optimisation de la construction et de l'envoi du message n'apportera pas nécessairement une grande plus-value à l'ensemble de l'application. Que le message arrive en une minute au lieu de deux minutes a peu d'importance (même si le gain est important, cela ne fera pas une grande différence en termes de fonctionnement pour le client). En revanche, le processus qui assure la transaction financière est critique et mérite sans doute une cartographie soignée. Ce que souhaite le client avant tout, c'est que la transaction qu'il a demandée soit réalisée dans les meilleurs délais et de façon totalement sécurisée. Toute amélioration (ou détection de dysfonctionnement potentiel) à ce niveau sera donc une plus-value réelle pour le projet.
Il ne faut surtout pas voir la value stream mapping comme une finalité en soi. Ce n'est qu'un outil, certes efficace, destiné à analyser les flux, mettre en avant les dysfonctionnements éventuels et les améliorations à apporter. Il permettra de déterminer sur quelles parties d'une application, sur quels processus, concentrer les efforts pour obtenir une application plus sûre et plus performante.
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Créé dans les années 70 par Toyota pour l'optimisation de ses chaînes de production, le lean management a pour vocation d'améliorer sans cesse la performance des processus d'un projet, et la value stream mapping ou VSM, est l'un des outils permettant d'atteindre cet objectif. Voyons en quoi consiste cet outil, également appelé cartographie des flux, comment l'utiliser et ce qu'il peut apporter à un projet agile.
Définition de la « Value Stream Mapping » ou VSM
La value stream mapping ou cartographie des flux est un outil descriptif permettant d'obtenir une vue claire et précise des différents flux existant dans un projet, depuis les besoins exprimés par le client, jusqu'au produit fini livré.
La différence avec un autre diagramme, c'est que la VSM ne décrit pas le processus tel qu'il est prévu qu'il fonctionne, mais bel et bien tel qu'il fonctionne réellement. La cartographie des flux permet donc de mettre en lumière les dysfonctionnements, et par conséquent les pistes d'améliorations, des différents processus d'un projet.
D'autre part, la vsm lean représente le projet de bout en bout, en incluant les paramètres extérieurs à prendre en compte, comme les sous-traitances (qu'elles soient extérieures à l'entreprise ou interservices) ou les interactions avec d'autres équipes (service des achats, facturation…).
Sur la value stream mapping vont également apparaître les flux d'informations. Il peut s'agir de fonctionnalités, de portions de code, de commandes, d'échanges téléphoniques, par email ou par messagerie instantanée…
Modélisation de la cartographie des flux
La vsm lean est réalisée à l'aide de pictogrammes simples rendant facile la lecture de la cartographie. Une représentation simple, lisible et synthétique amène une meilleure compréhension des différents flux par l'ensemble des intervenants. Elle permet à des collaborateurs issus de différents services, possédant des expertises dans des domaines parfois très éloignés, d'avoir une même vision d'ensemble des processus, y compris de ceux ne relevant pas de leur compétence. De cette façon, l'identification des améliorations possibles est rendue plus facile, chacun pouvant se faire une opinion du fonctionnement global.
L'autre avantage de l'utilisation des pictogrammes, c'est qu'ils peuvent être compris quelle que soit la langue utilisée. C'est extrêmement efficace dans le cas où plusieurs langues sont pratiquées au sein d'une équipe répartie dans plusieurs lieux géographiques par exemple.
On complète généralement les pictogrammes utilisés avec des informations telles que les performances dans les domaines maîtrisés, les capacités des ressources représentées, les tâches et les durées associées…
On mentionne également sur la value stream mapping les différents dysfonctionnements identifiés, les anomalies, les sources de pertes de temps et d'énergie, mais également les améliorations potentielles à apporter aux processus.
Mise en place de la value stream mapping
La mise en place de la vsm est relativement facile mais nécessite néanmoins une bonne préparation en amont. On voit souvent des équipes mal préparées se disperser et perdre beaucoup de temps à mettre en place un outil qui au contraire, devrait améliorer les performances.
Avant de commencer, il est impératif de bien délimiter le périmètre qui sera couvert par la cartographie des flux. Afin d'obtenir une description macroscopique, il va donc falloir identifier tous les fournisseurs extérieurs (dans un projet informatique, ce sont typiquement toutes les sources de données provenant de l'extérieur de l'application, de services web ou de systèmes d'informations tiers), les flux entrants reçus et traités, le processus lui-même naturellement, toutes les données produites et sortant de l'application, et enfin, tous les clients consommant ces données (les autres services et systèmes d'informations externes utilisant l'application comme source de données, mais également l'utilisateur final).
Une fois ces éléments identifiés et structurés dans une liste, il va être possible de placer les premiers pictogrammes sur la cartographie des flux.
La vsm lean est composée de trois parties, organisées verticalement.
- La première partie, située en haut de la vsm, représente le flux d'informations.
- Le flux physique (transport, matériel, gestion des locaux…) est situé au centre.
- Enfin, la troisième et dernière partie, située en bas, est la ligne du temps.
On commence par placer le ou les clients susceptibles de consommer ce qui sera produit par l'application, y compris l'utilisateur final. Généralement, ce ou ces pictogrammes sont placés par convention en haut à droite de la cartographie. Le ou les fournisseurs sont placés en haut à gauche, tandis que le centre est occupé par le système central, généralement l'application en cours de développement.
De façon à ce que tout le monde puisse participer, il est souhaitable, au moins dans un premier temps, de travailler sur un support physique, une grande feuille, ou encore mieux, un grand pan de mur vierge, qui fera l'affaire. Il sera naturellement possible par la suite de basculer sur un outil numérique (bien que l'utilisation d'un grand écran tactile puisse avantageusement remplacer le tableau ou le mur). Les pictogrammes seront positionnés à l'aide de post-it facilement réajustables. Cette méthode permet d'une part à tous les intervenants de participer et de se poser les bonnes questions, et d'autre part de plus facilement structurer la cartographie des flux. Il est ainsi possible d'obtenir une description à la fois structurée et synthétique des flux de l'application, en se concentrant sur ce qui est important et en évitant de dévier vers des sujets ne concernant pas directement le projet.
Quand utiliser la cartographie des flux ?
La vsm lean est un outil, et rien de plus. Il ne sert donc à rien de vouloir la mettre en place systématiquement, car il y a des cas où elle n'apportera aucune plus-value réelle, et l'on aura donc plutôt perdu du temps à la créer.
Comment identifier les cas dans lesquels la value stream mapping est utile ?
Pour commencer, si vous sentez qu'une représentation graphique et synthétique de vos flux pourrait faciliter la compréhension du système, tant pour l'équipe actuelle que pour les personnes qui l'intégreront dans le futur, c'est qu'il faut faire l'effort de créer cette cartographie des flux. L'utilisation de pictogrammes standards rendra la compréhension de la vsm facile pour tous, y compris pour des acteurs externes au projet.
Si un processus paraît complexe, sa cartographie va permettre de le comprendre en profondeur grâce à une analyse fine. La lecture de la vsm fournira un excellent moyen d'identifier les axes d'améliorations du processus. Grâce à la cartographie vsm, il sera également possible d'identifier d'éventuelles différences entre la description du processus, sa documentation, et la façon dont il fonctionne réellement.
La cartographie de flux peut également servir de documentation au processus analysé, et devra être mise à jour en cas de modification. Elle peut servir à prouver l'efficacité ou l'utilité du processus au client, qui en aura alors la même compréhension grâce à la représentation graphique, et mettre en lumière d'éventuels risques en identifiant ses dépendances éventuelles à des ressources extérieures. Il est possible par exemple, de s'apercevoir que le processus analysé dépend de données provenant d'un système d'informations extérieur, et que le risque que ce dernier ne réponde pas à un moment ou à un autre, n'envoie pas d'information, n'ait pas été pris en compte. Il faudra alors traiter ce nouveau risque et éventuellement modifier l'application… et donc mettre à jour la cartographie de flux. On mettra également en lumière de cette façon, les risques de désynchronisation des informations entre le processus et les systèmes externes dont il dépend ou dont il est lui-même fournisseur de données.
La création d'une cartographie de flux étant plutôt simple, il peut être tentant d'en faire trop. Il est donc important de bien cibler les processus qui devront en bénéficier des autres. Un processus trop simple, que tout le monde comprend, n'aura pas besoin de cartographie. La réaliser pour l'ensemble des « petits » processus représenterait une perte de temps astronomique et serait largement contre-productif. Il faut donc avant tout se concentrer sur les processus critiques, présentant les risques les plus importants ou pour lesquels une optimisation aurait un impact plus important.
Si l'on prend l'exemple d'une application bancaire par exemple, on pourra facilement se passer de la cartographie du processus d'envoi de l'email de confirmation d'une transaction. L'optimisation de la construction et de l'envoi du message n'apportera pas nécessairement une grande plus-value à l'ensemble de l'application. Que le message arrive en une minute au lieu de deux minutes a peu d'importance (même si le gain est important, cela ne fera pas une grande différence en termes de fonctionnement pour le client). En revanche, le processus qui assure la transaction financière est critique et mérite sans doute une cartographie soignée. Ce que souhaite le client avant tout, c'est que la transaction qu'il a demandée soit réalisée dans les meilleurs délais et de façon totalement sécurisée. Toute amélioration (ou détection de dysfonctionnement potentiel) à ce niveau sera donc une plus-value réelle pour le projet.
Pour conclure sur la value stream mapping
Il ne faut surtout pas voir la value stream mapping comme une finalité en soi. Ce n'est qu'un outil, certes efficace, destiné à analyser les flux, mettre en avant les dysfonctionnements éventuels et les améliorations à apporter. Il permettra de déterminer sur quelles parties d'une application, sur quels processus, concentrer les efforts pour obtenir une application plus sûre et plus performante.
La solution de gestion de projet Nutcache propose tous les outils nécessaires à la création d'une cartographie des flux en mode collaboratif. N'hésitez pas à tester la solution gratuitement durant 14 jours.
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