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Qu'est-ce qu'un WBS ?

L'objectif est de diviser visuellement le projet en un ensemble de tâches hiérarchiques à réaliser. On distingue généralement trois niveaux dans le WBS.

Au premier niveau se trouve le projet lui-même.

Le deuxième niveau contiendra des ensembles de travaux à exécuter.

Enfin, le troisième niveau présentera les tâches concrètes à réaliser.

Avec une telle représentation, l'équipe projet est en mesure de conserver une vue d'ensemble du projet, et chacun visualiser immédiatement les tâches qu'il devra réaliser. Pour construire un WBS, il suffit donc de se représenter l'architecture du projet, décomposée en plusieurs niveaux hiérarchiques.

Comment créer un WBS ?

Concrètement, le chef de projet commence par identifier les principaux éléments du projet et les divise ensuite en plusieurs sous-ensembles. En divisant encore ces sous-ensembles, il va arriver à des tâches concrètes qu'il lui sera alors possible d'assigner à des membres de son équipe ou à des entités de l'entreprise. La réalisation d'un sous-ensemble nécessite la réalisation de l'intégralité des tâches qu'il contient et correspond à un livrable.

Le premier niveau de l'organigramme est toujours le projet. Il s'agit du livrable global. Chaque sous-ensemble sera ensuite associé à une unité de travail, qu'il s'agisse d'un individu, d'une équipe ou d'un département particulier de l'entreprise. Pour chaque unité de travail, on définit l'effort à fournir, ainsi que la durée et le coût financier des tâches à réaliser pour terminer le livrable correspondant. Une unité de travail doit être unique, indépendante et donc présente à un seul endroit dans l'organigramme. Dans l'idéal, une tâche de dernier niveau doit pouvoir être réalisée dans un délai inférieur à dix jours.

Il est possible d'associer à chaque sous-ensemble un centre de coût. De cette façon, le chef de projet conserve non seulement une vision globale de l'avancement de son projet, mais également du suivi des coûts et de l'engagement financier nécessaire.

Quels sont les avantages d'un WBS ?

Le premier avantage et le plus évident est de fournir une représentation visuelle du projet et du travail que chacun doit réaliser. Il est ainsi très facile d'avoir une vue globale de la hiérarchie des tâches et de leur répartition en termes de réalisation, et de suivre les coûts correspondants.

Au fur et à mesure de l'avancement du projet, l'identification des risques sur certaines tâches va permettre d'anticiper d'éventuels problèmes et ainsi les éviter plus facilement ou trouver rapidement une solution de contournement. Si la réalisation d'une tâche prend du retard, il est possible d'identifier rapidement les implications éventuelles sur les livrables du niveau supérieur.

L'ajout de couleurs sur l'organigramme peut également permettre de mettre en évidence les différentes informations critiques.

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