Créer un plan de projet en 6 étapes

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L'analyse des besoins, la rédaction des spécifications fonctionnelles et techniques ont permis de déterminer les différentes composantes du projet, ce qu'il devra contenir à la fin. À l'issue de ces étapes, vous savez ce que vous allez devoir faire pour répondre aux besoins exprimés. Le plan de projet quant à lui, a pour but de déterminer quelle sera la meilleure façon de s'y prendre pour atteindre ces objectifs.

Le plan de projet prend en compte la réalisation des différentes tâches, la surveillance et le contrôle du déroulement du projet, ainsi que la vérification de sa clôture. Établir un plan de projet précis va donc permettre de faciliter la gestion du projet.

Suivre les six étapes décrites ci-dessous vous aidera à mettre en place un plan de projet réaliste.

1- Identification des parties prenantes

Cette phase d'initialisation du plan projet est particulièrement importante. L'objectif est d'établir une liste la plus exhaustive possible des participants impliqués dans le projet. Il ne s'agit pas uniquement des personnes engagées dans la réalisation, mais également de toutes celles sur lesquelles la réussite ou l'échec du projet aura un impact. Cela inclut le client, le donneur d'ordre, et les utilisateurs finaux.

Les différentes parties prenantes ont des intérêts différents, et parfois divergents. Il est donc important de toutes les rencontrer afin de définir leurs attentes propres et de les lister, surtout si elles peuvent avoir un impact sur le périmètre du projet, son budget ou sa planification. Il faudra parfois voir au-delà des besoins exprimés afin d'identifier ceux qui pourraient se cacher derrière une demande. Ces nouveaux besoins devront ensuite être intégrés aux objectifs à atteindre.

Si les objectifs des parties prenantes du projet doivent être définis, leurs rôles et leurs responsabilités doivent l'être également. En sachant ce que chacun attend, quel rôle il peut jouer dans l'atteinte des objectifs et quelles seront ses responsabilités, il sera possible d'obtenir une meilleure communication, une meilleure coordination et de prévenir en amont différentes situations de conflits potentiels.

Une synthèse est rédigée afin que tous les détails soient consignés.

2- Hiérarchisation des objectifs

Les parties prenantes et leurs objectifs respectifs étant identifiés, la prochaine étape va consister à les décrire précisément puis à hiérarchiser leur réalisation. Chaque objectif doit être détaillé de façon à ce qu'il soit compris, partagé par tous, et intégré dans le plan projet.

Un arbitrage sera donc nécessaire entre les objectifs reconnus comme importants, et ceux identifiés comme urgents. On peut parfaitement imaginer par exemple que la mise en place du paiement en ligne soit importante pour la réalisation d'un site web de e-commerce. En revanche, elle n'est sans doute pas urgente, contrairement à la conception et à la mise en place de la base de données qui servira ensuite de socle à tous les développeurs et à la réalisation de la plupart des fonctionnalités.

A l'issue de cette étape, vous obtiendrez donc une liste hiérarchique des différents objectifs du projet.

3- Définition des livrables

Les livrables sont une partie particulièrement importante du plan de projet. Ils peuvent prendre des formes variées et se présenter sous la forme de produits, de documentations, de services, de formations…

Chaque livrable doit être décrit précisément et une date d'échéance déterminée. La définition de ces livrables va permettre de mettre en place des jalons pour un suivi de la progression du travail. Ces jalons seront des estimations dans un premier temps, qui pourront être affinées par la suite afin de finaliser la planification du projet.

4- Définition de la planification

La planification va consister à diviser chaque livrable en tâches unitaires. La réalisation d'un ensemble de tâches doit permettre la constitution d'un livrable. A chaque tâche identifiée seront associés un temps de réalisation (une estimation la plus juste possible) et un besoin en ressources (matérielles et humaines).

L'analyse de chaque tâche va également permettre de déterminer les différentes dépendances entre elles. Ces dépendances vont déterminer la planification, l'ordre dans lequel les tâches vont devoir être réalisées. L'équipe projet étant constituée à ce stade, il est important de l'impliquer dans le processus de planification. Chacun aura ainsi une vision assez précise des différentes tâches, de la complexité et de la durée de leur réalisation. La répartition des tâches entre les différents membres de l'équipe peut également être faite à ce stade.

5- Evaluation des risques

Les tâches étant identifiées et planifiées, il faut maintenant déterminer quels problèmes potentiels peuvent survenir durant leur réalisation ainsi que les risques encourus.

Chaque tâche va être analysée avec ses dépendances et les différents risques identifiés. En fonction de la probabilité qu'un problème survienne et de la gravité de ses conséquences, il faudra décider si des mesures doivent être prises. Elles peuvent avoir pour objectif soit de minimiser les chances qu'un problème se présente, soit minimiser l'impact qu'il aura sur le projet, soit les deux.

Par exemple, la mise en place d'alimentations sécurisées permet de réduire le risque de pertes de données en cas de coupure de courant. Il s'agit d'un problème malgré tout relativement fréquent, pouvant avec de lourdes conséquences, et pouvant être solutionné facilement.

En fonction de l'évaluation des risques effectuée, un plan de gestion des risques va être mis en place, décrivant les mesures préventives à prendre, ainsi que les actions à déclencher si un problème identifié survient. Modifier l'ordre dans lequel seront réalisées les différentes tâches peut également permettre de diminuer certains risques.

Il est souhaitable de traiter en priorité les tâches présentant un risque élevé. En les plaçant au début du projet, vous maintiendrez ainsi une marge de sécurité plus confortable.

6- Communication du plan de projet

Un plan de projet, quelle que soit sa qualité, n'a de valeur que si tous les intéressés en ont pris connaissance. Vous devrez le présenter à toutes les parties prenantes afin de leur démontrer en quoi il répond aux différents objectifs et de quelle façon la réalisation va se passer. Chacun doit parfaitement savoir quel est son rôle, quelles sont ses responsabilités et ce que l'on attend de lui.

Pour conclure sur le plan projet

Véritable carte indiquant la route à suivre du début à la fin, le plan projet va être utilisé tout aussi bien pour guider les équipes lors de la réalisation que pour le suivi par le comité de pilotage et pour communiquer auprès des différents intervenants.

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