Como probablemente sepa, el éxito de un proyecto se debe a una buena ética de trabajo, un gran esfuerzo en equipo y una planificación eficiente de la gestión de proyectos. No olvide que es necesario planificar cada tarea de sus proyectos de forma metódica. Si lo hace, todos los miembros de su equipo y compañeros de trabajo podrán concentrarse en sus propias tareas y garantizar una buena continuidad laboral. Sea SMART.
Sea siempre previsor. Durante su planificación, debe mirar más allá del resultado esperado y pensar en todos los detalles que podrían ayudar o dificultar la consecución de los objetivos. Identifique qué miembro del equipo intervendrá en las diferentes etapas, quién planificará presupuestos, anticipará contratiempos y establecerá un cronograma como parte integral del proyecto. Una vez establecidas las pautas en un nuevo proyecto, es esencial supervisar su progreso. De hecho, de ser necesario, el gerente del proyecto debe poder ajustar lo planificado.
Recuerde que, una vez que una organización tiene más de un empleado, es vital que estos empleados tengan en claro los objetivos de la organización y sepan con qué fin están trabajando. La clave para establecer objetivos efectivos es elegir el enfoque que mejor funcione dentro de la cultura de su negocio. Pruebe varias opciones para encontrar el equilibrio entre fomentar la creatividad y reconocer lo que es posible.
¡Comience hoy mismo! Utilice el acrónimo SMART. Es un término fácil de recordar y cada letra corresponde a una pauta que se debe seguir al establecer metas. Al planificar su proyecto, considere tener objetivos específicos, medibles, alcanzables y realistas.
S = Specific (el objetivo debe ser específico)
Hay muchas más probabilidades de alcanzar una meta específica que una meta general. Proporcione suficientes detalles para que no haya indecisión sobre qué debe hacer exactamente el participante. Para ello, su planificación siempre debe responder a cinco preguntas: quién, qué, cuándo, dónde y por qué. Si puede responderlas, entonces sabrá que la planificación está plantada sobre terreno firme. Por ejemplo, una meta general sería: «Quiero ponerme en forma», pero un objetivo más específico sería: «Quiero obtener una membresía de gimnasio y hacer ejercicio cuatro días a la semana para estar más saludable».
A continuación, debe identificar a todos y cada uno de los que participarán en el proyecto. También debe pensar en todos los recursos que se necesitarán aprovechar para realizar las tareas. Sea que se trate de hardware o del presupuesto, asegúrese de tener las herramientas adecuadas. También deberá programar un período de tiempo para cada tarea. Debe ser específico para poder cumplir con los plazos. Finalmente, piense en las razones detrás de cada paso de finalización. Para ser exhaustivo, debe seguir una cierta lógica de trabajo.
M = Measurable (el objetivo debe ser medible)
Elija un objetivo con un progreso medible, para que el participante pueda ver el cambio a medida que ocurre. Una meta medible tiene un resultado que se puede evaluar en una escala móvil (1-10) o como impredecible, un éxito o un fracaso. Si solo sabe que el trabajo va bien, tendrá una idea demasiado subjetiva del progreso del proyecto. Debe poder calcular objetivamente el progreso del trabajo.
Para conseguirlo, puede medir cada uno de los pasos y tareas con precisión y luego identificar los plazos. En su horario, comparta siempre sus expectativas con sus compañeros de equipo.
A = Achievable (el objetivo debe ser alcanzable)
Una meta SMART debe ser alcanzable. Esto le ayudará a descubrir formas en las que puede lograr ese objetivo y trabajar para lograrlo. Una meta alcanzable tiene un resultado que es realista en función de los recursos sociales, económicos o culturales actuales del participante y del tiempo disponible. Tenga en cuenta que el logro de una meta puede ser utópico si el resultado es difícil de alcanzar.
Para asegurarse de que sus plazos sean alcanzables, recuerde que su planificación debe corresponder a la realidad de su equipo.
R = Realistic (el objetivo debe ser realista)
Empiece poco a poco y aumente gradualmente la intensidad de sus objetivos después de tener una conversación con el participante, sociedad o profesional encargado para redefinir el objetivo. También debe preguntarse: ¿Beneficiarán mis objetivos a toda la organización y se alinearán con su moral? Los objetivos importantes son valiosos, beneficiosos y aplicables.
Pero recuerde que es probable que se tope con problemas en el camino. Pueden surgir contratiempos que retrasen la realización de determinadas tareas, por lo que, al planificar su proyecto, es fundamental anticiparse a los problemas.
De ser posible, asegúrese de planificar tiempo adicional o incluso un presupuesto adicional para lo inesperado. De esta forma, evitará decepcionar a sus clientes.
T = Time bound (el objetivo debe atenerse a un plazo)
Establezca un plazo para la meta: la próxima semana, en dos meses, en ocho meses. Establecer un límite de tiempo les dará a los miembros de su equipo un objetivo claro por lograr. Este aspecto del proceso de planificación SMART podría incluirse en los demás puntos del acrónimo. Los plazos para la conclusión del proyecto le permiten generar una motivación positiva para mantener las mejoras a tiempo.
Configurar revisiones periódicas a lo largo de su cronograma también es excelente para asegurarse de que los esfuerzos sean congruentes.
Este aspecto de los criterios de las metas SMART ayuda a evitar que las tareas diarias tengan prioridad sobre sus metas a largo plazo.
Asegúrese de utilizar las herramientas adecuadas
La gestión de proyectos debe realizarse con las herramientas adecuadas. Usar un diagrama de Gantt es ideal, ya que le permite seguir todo su proyecto en tiempo real. Puede vincular tareas dependientes y garantizar una línea de tiempo que tenga sentido. Divida las tareas en diferentes etapas y entre diferentes miembros del equipo. Agregue sus plazos, siga sus presupuestos y supervise el trabajo realizado.
Tenga en cuenta que una buena planificación de proyectos es la base de su éxito, pero no conduce a resultados automáticos. Sin lugar a dudas, la realización de cada paso es lo que le permitirá completar sus proyectos. Por ello necesita establecer objetivos SMART. Trabaje metódicamente, supervise el trabajo que se está realizando y ajuste su gestión de acuerdo con el avance del proyecto.
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