Longe do esquema clássico em que um gerente de projeto distribui as tarefas, monitora sua implementação e centraliza todos os dados de gerenciamento e relatórios, o projeto colaborativo promove a equipe e a comunicação como o centro de interesse principal. O trabalho colaborativo não é um conceito novo, mas a sua adoção nas empresas conheceu uma aceleração nos últimos anos graças às novas tecnologias relacionadas às redes sociais e à computação em nuvem. Novas e poderosas ferramentas permitem facilitar a criação de um projeto colaborativo e colocá-lo em prática nas melhores condições possíveis.
O que é um projeto colaborativo ?
O gerenciamento tradicional do projeto
Em um gerenciamento de projetos tradicional, o gerente de projeto orquestra o trabalho dos membros da equipe do projeto. Distribui as tarefas, assegura a sua boa execução e realização atempada. Cada colaborador trabalha individualmente e reporta diretamente ao gerente do projeto. Trata-se de uma organização vertical e existe uma relação hierárquica muito clara. Esse relacionamento hierárquico pode não existir do ponto de vista do estatuto dos colaboradores da empresa, mas é bastante real dentro da equipe do projeto. Como cada tarefa é claramente identificada e separada das outras, é improvável que os membros da equipe se comuniquem uns com os outros. Regularmente ou no final do projeto, as realizações individuais são agrupadas para construir o produto em desenvolvimento. O trabalho de todos é claramente identificado. Cada membro da equipe tem a responsabilidade individual pelo trabalho que forneceu.
O gerenciamento do projeto colaborativo
Em um projeto colaborativo, a organização é radicalmente diferente. Se, como para um projeto clássico, todos os membros da equipe tiverem um objetivo comum (a realização de um produto, a resolução de um problema …), não existe relacionamento hierárquico. A organização é horizontal e cada participante é tão importante quanto os outros. Já não se trata de trabalhos individuais agrupados no final do projeto para formar um completo. Cada tarefa pode ter um link com os outros e acima de tudo, e cada colaborador acrescenta permanentemente as suas conquistas ao produto construído em comum. As modificações feitas são testadas e verificadas em tempo real por todas as pessoas que têm acesso ao projeto. Os diferentes elementos do produto final são regularmente consolidados. Os membros da equipe são obrigados a comunicar uns com os outros continuamente para coordenação e entreajuda, conforme necessário. Todos ganham autonomia e seu trabalho é valorizado. O poder de decisão deixou de ser centralizado, todos têm o mesmo nível de informação e podem dar a sua opinião sobre o fluir do projeto, as tarefas prioritárias e a distribuição do trabalho. Passamos de um responsabilidade individual para uma responsabilidade compartilhada.
Vantagens e desvantagens
A criação de um projeto colaborativo finalmente oferece muitas vantagens e poucas desvantagens.
Os membros da equipe do projeto sendo mais independentes, podem ser mais criativos e inovadores. As relações hierárquicas são eliminadas e as relações entre os membros da equipe são exponencialmente melhoradas. Não há competição, a partilha e aquisição de conhecimento e competências são amplamente encorajados. A comunicação entre os membros da equipe é permanente, todos podem propor suas idéias e ser a força motriz do projeto. A equipe ganha certamente em confiança, desempenho e produtividade.
O principal problema de um projeto colaborativo pode advir do fato da inexistência de uma hierarquia bem definida. Esta situação não se adequa necessariamente a todos, algumas pessoas precisam ser mais supervisionadas e motivadas regularmente. Essa falta de hierarquia por vezes pode ser uma fonte de estresse, que deve ser gerenciada eficazmente para não correr o risco de incorrer em desmotivação e, em última instância, um efeito oposto ao esperado.
O sucesso de um projeto colaborativo deve-se prioritariamente à competência, comprometimento e motivação de cada membro da equipe. A cooperação, inovação e produtividade devem estar no centro das preocupações.
A importância da escolha das ferramentas
O trio planilha/ email/ software de gerenciamento do projeto já teve os seus dias. As ferramentas devem permitir que todos tenham o mesmo nível de informação, possam compartilhar documentos, modificá-los em tempo real e facilitar a colaboração entre todos os intervenientes.
As ferramentas necessárias para realizar um projeto colaborativo estão relacionadas à comunicação, coordenação de tarefas, compartilhamento de recursos e de conhecimentos. A democratização das novas tecnologias permitiu o crescimento de diversas ferramentas de trabalho colaborativo.
Ferramentas de brainstorming
As ferramentas de brainstorming facilitarão o trabalho de reflexão e colaboração durante as várias etapas da concepção do projeto. A organização das idéias, reflexões podem fazer-se em tabelas ou mapas mentais, por exemplo, e compartilhadas com todos os participantes.
Ferramentas de compartilhamento
As ferramentas de compartilhamento permitirão que todos distribuam as informações livremente, na forma de apresentações, documentos, tabelas, mas também arquivos de áudio e vídeo. O objetivo é facilitar a comunicação e construir uma base de conhecimento comum para toda a equipe que possa ser usada por outras equipes e projetos. Com a ajuda de uma tabela compartilhada, como o Kanban, todos poderão acompanhar a evolução das tarefas que lhes são atribuídas, mas também os dos outros membros da equipe. Isso permite que a equipe tenha uma visão geral do progresso do projeto, para que possa decidir melhor sobre o acompanhamento, prioridades e ações a implementar.
Ferramentas de gerenciamento de tempo
O gerenciamento do tempo é igualmente de suma importância e compartilhar um calendário comum permitirá que todos se mantenham informados sobre os diferentes prazos, eventos (reuniões, comitês de monitoramento, entregas, formações, apresentações …).
Outras ferramentas colaborativas
Outras ferramentas mais especializadas (monitoramento, gerenciamento de anomalias, exibição de ausências/faltas, etc.) podem ser configuradas para compartilhar mais informações, aumentar a autonomia da equipe e facilitar a tomada de decisões.
O uso de ferramentas como redes sociais, mensagens instantâneas ou aplicativos hospedados na nuvem permitem igualmente envolver as pessoas geograficamente remotas no mesmo projeto colaborativo. Portanto, já não é necessário agrupar uma equipe inteira no mesmo local. Os membros podem estar espalhados pelo mundo, se necessário, o que facilita muito a intervenção, pontual ou não, de especialistas que poderiam não estar disponíveis se tivessem que mudar de residência. Desta forma, é possível reunir pessoas da mesma empresa geograficamente distantes, quer se trate de teletrabalho ou de vários locais, mas também pessoas externas, independentes … A maior parte do sucesso dos projetos informáticos open source deve-se ao fato de pessoas de diferentes origens poderem trabalhar juntas, onde quer que estejam.
A solução Nutcache
Se é possível multiplicar ferramentas colaborativas para abranger todas as necessidades, poderá ser interessante analisar soluções que vão ao encontro de todas as necessidades. Um software como Nutcache combina funções de comunicação, gerenciamento de colaboradores, gerenciamento de projetos, atribuição e monitoramento de tarefas ou relatórios. Hospedado em nuvem, cada membro da equipe do projeto tem acesso permanente a todas as informações que necessita, onde quer que esteja e em vários suportes (computador, tablet, smartphone). A escolha de uma solução que integre várias ferramentas colaborativas que comunicam entre si possibilita superar um certo número de restrições, principalmente ao nível do hardware e manutenção (instalação, configuração e atualização de softwares dentro da organização). O fato de a solução estar hospedada em nuvem garante a disponibilidade e a segurança dos dados.
Em conclusão, o projeto colaborativo
Um projeto colaborativo apresenta diversas vantagens em relação a uma organização tradicional. A palavra de ordem deste tipo de projeto é comunicação e colaboração. A adoção de uma solução integrada e multifuncional como o Nutcache para o gerenciamento de um projeto colaborativo elimina diversas limitações de hardware e infra estruturas e fornece um conjunto consistente de ferramentas aos membros da equipe. Não hesite em testar gratuitamente a solução completa Nutcache por um período de 14 dias.
