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Os princípios básicos de um bom software de gerenciamento de projetos

As oportunidades se multiplicam, sua equipe cresce e surgem novos desafios. Independentemente da sua área de especialização, um bom gerenciamento de tarefas é essencial para concluir os seus projetos com sucesso. Felizmente, existem vários softwares para o ajudar e facilitar o trabalho em sua empresa.

No entanto, com todas as opções disponíveis, pode ser difícil escolher um programa que realmente se adapte às suas necessidades. Na verdade, não basta apenas enumerar as tarefas a realizar. Necessita de um sistema que assegure que cada etapa seja concluída no prazo. Para esse fim, necessita de uma ferramenta que permita reunir todos os seus projetos em um só lugar. Na verdade, ao repatriar a sua lista de tarefas irá poupar tempo e evitará a perda de informações. O objetivo é escolher um programa que seja acessível a todos os membros de sua equipe.

Orquestrar diferentes projetos com diferentes intervenientes pode parecer impossível se estiver mal organizado. Para aumentar a eficiência e a produtividade, mostramos-lhe os elementos essenciais a ter em conta na escolha de um software de gestão.

Facilite a colaboração

Um bom software de gerenciamento de projetos irá facilitar e melhorar a comunicação entre os diferentes funcionários e a sua gestão. Na verdade, como todos têm acesso a todas as tarefas que necessitam ser realizadas, nenhuma ou nenhuma etapa será esquecida. Poupará tempo e dinheiro evitando múltiplas trocas de e-mail e reuniões de equipe.

Além disso, como todos os membros na sua organização têm papéis a desempenhar, o sentimento de inclusão será maior e, portanto, as interações serão mais fáceis.

Também reduzirá o risco de não respeitar os prazos prescritos, uma vez que as tarefas e a sua duração prevista serão estabelecidas durante o planejamento das etapas. Todos os colegas conhecerão a sua carga de trabalho e estão mais cientes da importância de cumprir as datas de entrega.

Atribuição eficiente de tarefas

Como indicamos anteriormente, com um software de gerenciamento, todos os membros de sua equipe poderão ver a carga de trabalho dos seus colegas. Deve parar de perder tempo a atribuir tarefas aos outros e necessita começar a priorizar do zero. Além disso, provavelmente aprendeu que é ainda mais difícil gerir um projeto com as pessoas a trabalhar remotamente. Com uma ferramenta interativa, todos terão acesso direto às informações.

O importante é que cada obrigação seja criada, delegada e que se preveja um tempo estimado para a realização de cada tarefa. Os membros da sua equipe poderão planejar os seus horários e cumprir os seus objetivos a tempo.

Assim, manterá constantemente uma visão geral do progresso dos trabalhos e poderá antecipar as dificuldades de acordo com os prazos.

Automação das ações repetitivas

Uma vez que quer ser eficiente na execução dos seus projectos, a possibilidade de automatizar tarefas é um grande trunfo a ter em conta na ferramenta de gestão que opta por integrar na sua equipe.

Na verdade, a automação de ações repetitivas traz muitas vantagens. Permite-lhe poupar tempo, reduzir o risco de erros e diminuir o nível de estresse do seu grupo.

Visão geral das tarefas

Deixe de perder-se em várias planilhas, trocas de e-mail e múltiplas anotações na sua agenda. Para um gerenciamento eficaz, necessita ter uma visão global da sua lista de tarefas. É o que os gráficos de Gantt lhe oferecem.

Na verdade, permitirão que você fragmente seus projetos e tenha uma visão geral do progresso do trabalho. Entre outras opções, poderá definir as datas de início e término para cada tarefa, atribuir membros da sua equipe a diferentes etapas e estabelecer as dependências entre cada tarefa.

Gantt chart

Gestão de orçamentos

Quanto mais conseguir reunir os diferentes elementos do seu trabalho em um só lugar, mais óbvio será estar bem organizado. Alguns softwares de gerenciamento tornam mais fácil definir os orçamentos do projeto. Com efeito, permitem gerir os seus custos e ser avisado caso ultrapasse o previsto. Portanto, é mais fácil garantir a rentabilidade das suas operações.

Portanto, a possibilidade de faturamento inteligente irá permitir-lhe acompanhar facilmente os pagamentos dos seus clientes e ajudará a evitar perder o controle dos valores em dívida. A repatriação de todas as suas faturas em um só lugar irá ajudá-lo a não se esquecer das contas.

Evolução do projeto

Outro elemento importante a ter em conta é a evolução do seu negócio. Na verdade, embora estabeleça as suas necessidades com base na sua situação atual, deve estar ciente de que pode mudar. Para pequenas equipes, estão disponíveis várias opções gratuitas para reduzir os seus custos e ao mesmo tempo ser eficiente. Embora seja útil no momento, necessitará de um software que continue a satisfazer as suas aspirações ao longo do tempo.

Deverá assegurar-se de que o programa eleito oferece diferentes versões que satisfaçam as suas necessidades à medida que a sua equipe cresce ou os seus projetos aumentam.

Concluindo, deve encontrar uma ferramenta de gerenciamento de projetos que lhe permita ser mais eficiente na execução de suas tarefas. Pare de perder o seu tempo redigindo e-mails, agendando reuniões, criando planilhas e listas de verificação. Um bom software como o Nutcache tornará a sua vida mais fácil e responderá a todas as suas necessidades operacionais.

O Nutcache é uma ferramenta completa que permite organizar e planejar seus projetos priorizando tarefas com base nos seus objetivos. Com apenas um programa, poderá orçar o seu trabalho, faturar as suas horas e despesas, evitando surpresas desagradáveis. Além disso, também poderá integrar o Nutcache com suas ferramentas favoritas. Comece agora mesmo a sua experiência.

2021-01-28T13:55:25+00:00

About the Author:

As a marketing consultant, Andressa has joined the Nutcache team recently. Based in Brazil, she loves to work with content marketing and business communication to build, create, and establish brand awareness and brand reputation efficiently.