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Gráfico RACI: Obtenha melhores resultados e uma melhor colaboração em equipe com este método

4 minutes

Mesmo para os gerentes de projeto mais experientes, gerenciar projetos complexos pode ser exaustivo. Que tarefas são necessárias? Como define os papéis? Qual é a forma mais eficiente de criar uma lista de resultados? E organizar prazos? Agendar reuniões? Estabelecer um orçamento? Quando se trata do sucesso de um projeto, clareza é a chave. É fundamental saber quem é o responsável e quais são as contribuições de cada um. Sem uma visão geral clara, a confusão e o caos estão fadados a estragar a iniciativa. A melhor forma de manter todos em sintonia é implementar um sistema que defina claramente as funções e responsabilidades. Um desses sistemas é uma matriz denominada RACI.

O que é a RACI?

O gráfico RACI, também conhecido como matriz RACI, é uma ferramenta de comunicação simples, mas eficaz, que significa responsável, aprovador, consultado e informado. Essencialmente, é um gráfico que facilita a apresentação de tarefas, expectativas e resultados aos membros da equipe interna e partes interessadas externas e clientes.  

Com um gráfico RACI, as muitas partes móveis de um projeto são divididas em tarefas e subtarefas, que são documentadas e monitoradas. Alguém é responsável, alguém é aprovador, alguém é consultado e alguém é informado. O RACI é uma ótima forma de garantir a responsabilidade e ajuda a evitar que muitas pessoas se envolvam no processo de tomada de decisão. O que não só dá uma ideia clara de quem estará trabalhando em quê, mas também evita que algo caia pelas frestas ao longo do projeto.

 

Por que usar o método RACI?

 Damos-lhe um exemplo das vantagens de uma matriz RACI para o seu local de trabalho:

 Suponha que sua equipe é responsável pela construção de um site. Independentemente do escopo do projeto, a primeira etapa na criação de uma matriz RACI é fazer uma lista de todos os intervenientes. Essa lista provavelmente incluiria o cliente ou proprietário do site que toma as decisões financeiras e estratégicas, o desenvolvedor que fornece a codificação e garante a funcionalidade do site, o designer de UX que é responsável pela aparência e layout, o designer de UI que ajuda na aparência do site e o gerente de projetos que lidera todo o empreendimento, das propostas aos relatórios de progresso. Existem também outras funções que contribuem para o sucesso do site, como a criação de conteúdo, otimização de mecanismos de pesquisa e garantia de qualidade. 

Depois de fazer um resumo de todos os envolvidos no projeto, é hora de listar todas as tarefas e produtos necessários para um projeto bem-sucedido. Usando o mesmo exemplo, pode significar obter todos os requisitos de documentos necessários, incluindo objetivos principais, requisitos funcionais e requisitos de conteúdo, bem como os designs de página da web, modelos da página da web, wireframes e fluxogramas, etc. 

Depois de saber quais funções envolver e quais tarefas executar, necessita atribuir o RACI a cada tarefa e função. Abaixo de cada membro da equipe, adicione o R (Responsável), A (Aprovador), C (Consultor) ou I (Informado) relacionado às tarefas na coluna da esquerda. Quando terminar, poderá ver quem está fazendo o quê e quem está trabalhando com quem. Além disso, pode ver se há demasiadas pessoas envolvidas. Por exemplo, o redator de conteúdo deve estar envolvido em todas as atividades? Há muitas pessoas sendo responsabilizadas? Onde o R pode ser alterado para C; onde o C pode ser alterado para I? Essas mudanças podem ajudar a fazer o projeto avançar dentro do prazo e do orçamento.

Gráfico RACI

 

As vantagens de um gráfico RACI

Mantém todos em sintonia

Com um gráfico RACI, todos sabem pelo que são responsáveis e o que o restante do grupo faz. As tarefas são claramente definidas, então não há confusão sobre quem está fazendo o quê. Essa consciência permite que o projeto funcione como uma máquina bem lubrificada – os membros da equipe sabem quando assumir a responsabilidade por seu trabalho e quando consultar outra pessoa para orientação ou aprovação. Em essência, a equipe tem uma estrutura.

Mantém a comunicação focada 

 Se já participou de um projeto com muitos chefs na cozinha, sabe como as coisas podem ser estressantes, especialmente quando você é o gerente de projeto. Como gerente de projeto, está envolvido em toda a mistura – comunica com as partes interessadas e os colegas e trabalha com cada membro da equipe. Um gráfico RACI pode ajudar a simplificar a correspondência, envolvendo as pessoas certas no momento certo, o que, por sua vez, acelera as aprovações e melhora a eficiência.

Melhora a colaboração no local de trabalho

se tornando cada vez mais comum. Com o RACI, quaisquer atualizações, registros compartilhados ou metas concluídas são fáceis de acessar e descobrir.

Responsabiliza os membros da equipe

O jogo da culpa se tornará uma coisa do passado usando o método RACI, pois elimina a suposição de quem é responsável por quê. Os problemas no local de trabalho que dificultam a eficiência e criam um drama, como apontar o dedo ou jogar um colega de trabalho para baixo de um ônibus, são praticamente eliminados. Assim, a correspondência é melhorada e todos compreendem o quanto são vitais para o projeto. Sem microgerenciamento. Não há espaço para egos.

 

Facilita o gerenciamento dos projetos

O Nutcache oferece uma ótima solução para construir um plano de projeto, definindo expectativas claras de prazos e resultados. Por que não experimentá-lo

2021-05-18T18:33:50+00:00

Sobre o autor:

As a marketing consultant, Andressa has joined the Nutcache team recently. Based in Brazil, she loves to work with content marketing and business communication to build, create, and establish brand awareness and brand reputation efficiently.