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Como manter os seus projetos sob controle enquanto a sua equipe está de férias

Normalmente, os feriados são um período festivo durante o qual vários membros da sua organização se ausentam por alguns dias para férias. Vamos ser honestos, todos precisamos  de uma pausa. Até você às vezes precisa de uma pausa. As férias são importantes para os funcionários e empregadores. Uma equipe descansada voltará ao trabalho motivada e pronta para enfrentar desafios.

No entanto, quando suas equipes e funcionários estão ausentes, é importante garantir uma boa continuidade da atividade laboral. Na verdade, várias funções devem continuar, todos os dias do ano.

Felizmente, é possível planejar férias com uma estrutura funcional. Além disso, na era da tecnologia, estão disponíveis diversas ferramentas para as empresas automatizarem grande parte das suas operações.

Planejamento

Como empregador, é importante desenvolver um calendário de férias no qual todas as ausências planejadas sejam registradas. Desta forma, evitará surpresas desagradáveis ​​de última hora. O ideal será começar a perguntar às suas equipes sobre as intenções de férias no início do outono.

Se as suas operações comerciais forem totalmente interrompidas nesta época do ano, o seu planejamento será muito mais fácil. No entanto, lembre-se de dar tempo para os devidos ajustes após o regresso ao trabalho. Se a sua empresa continuar a laborar, será necessário identificar as pessoas que não estão totalmente paradas. Certifique-se de se antecipar e distribua as tarefas claramente entre os membros da equipe. Quando há alterações importantes, como um período de férias, é fácil perder o controle das obrigações que necessitam ser cumpridas.

Por outro lado, se é importante saber quem estará ausente, também será necessário saber os dias subsequentes que aparecerão no seu calendário. Certifique-se de conhecer os prazos de todos os projetos atuais.

Para ter certeza que todas as tarefas possam ser realizadas deve garantir um bom compartilhamento de conhecimento em sua equipe. Cada pessoa deve ser capaz de identificar um colega que tenha as mesmas capacidades e que consiga realizar as suas tarefas. Isso tornará o planejamento das férias mais fácil e os seus funcionários poderão ir de férias tranquilos.

As ferramentas que dispõe

Para ajudá-lo a otimizar a sua gestão, existem várias ferramentas à sua disposição. Ao preparar-se de forma engenhosa, a sua equipe confiará em si e irá de férias sem o estresse das tarefas acumuladas que os aguardarão no retorno. Felizmente, muitas das suas operações podem ser automatizadas

Primeiro, pode planejar as suas publicações nas redes sociais com antecedência. É do conhecimento geral que a presença em diferentes plataformas é essencial. Para evitar a criação de conteúdos todos os dias, é possível agendar publicações futuras. É ainda possível programá-las com antecedência em seus diferentes canais. Há vários aplicativos que lhe permitem programar tudo com antecedência. Na verdade, o Facebook, o Instagram e o YouTube são algumas das mídias que oferecem ferramentas de publicação para ajudar a planejar tudo com antecedência. No entanto, também tem à sua disposição vários dispositivos como  o Hootsuite, Buffer, Later e muitos outros.

Se normalmente envia newsletters aos seus clientes, saiba que é possível redigi-las e agendá-las com antecedência. Existem várias plataformas fáceis de usar a explorar, como o MailChimp e o Leadfox. O importante a lembrar é que, mesmo que alguns dos seus funcionários estejam ausentes, a sua empresa deve continuar a chegar aos seus clientes.

Não se esqueça de agendar um aviso de férias automático no seu e-mail. É ainda possível redirecionar as suas mensagens para o endereço do seu colega ou funcionário responsável por seus arquivos. Deste forma, assegurará que as suas mensagens são respondidas num prazo razoável e que, na eventualidade da ausência de todos, o interlocutor será informado, o que evitará criar problemas com os seus clientes. Da mesma forma, não se esqueça de alterar o seu voicemail para que as pessoas saibam que não trabalhará durante alguns dias.

Por fim, lembre-se de que várias plataformas permitem sincronizar calendários eletrônicos dentro da sua equipe. Esta é uma opção que pode ser muito útil nos períodos de férias. NA verdade, poderá conhecer a agenda dos seus colegas e funcionários e planejar os prazos.

Pontos-chave a recordar

Lembre-se de que as férias são importantes para a sua equipe. Os seus funcionários ficarão agradecidos por poderem partir de espírito tranquilo e voltarem ainda mais motivados. Além disso, também é fundamental reconhecer o trabalho que é realizado ao longo do ano na sua empresa. Portanto, pense em planejar uma atividade com colegas e funcionários para destacar os muitos esforços e desejar boas festas a todos. Se não for possível, existem vários métodos alternativos. Com aplicativos como o Zoom, pode, por exemplo, organizar um jantar remotamente ou até mesmo agendar uma tarde de jogos como bingo online.

Concluindo, para assegurar o sucesso do período de férias da sua empresa e evitar sobrecargas, o Nutcache oferece diversas ferramentas de gestão. Por exemplo, com os gráficos de Gantt, terá uma visão geral de todas as tarefas ou projetos atuais. Portanto, o seu planejamento será feito de forma eficiente. Com este tipo de método, manterá uma boa comunicação no seio da sua equipe e não terá problemas de última hora.

Encontre hoje o plano adequado às suas necessidades!

Boas férias!

2020-12-21T18:55:40+00:00

About the Author:

As a marketing consultant, Andressa has joined the Nutcache team recently. Based in Brazil, she loves to work with content marketing and business communication to build, create, and establish brand awareness and brand reputation efficiently.