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Cinco erros que pode evitar com o gráfico RACI 

Um projeto de sucesso requer uma boa organização, bem como uma distribuição eficiente de tarefas para sua equipe. Definir com clareza e precisão as funções de cada participante é fundamental para garantir a finalização do projeto nos prazos previstos. É com isso em mente que o gráfico RACI garantirá o sucesso na gestão de seus projetos.

A utilização de uma tabela RACI dá a todos os membros de uma equipe uma visão geral das tarefas a cumprir. Uma tabela RACI é uma ferramenta essencial para ter sucesso na sua função como gestor do projeto. Esta matriz oferece uma visão geral de quem está trabalhando no projeto e como estão envolvidos na tarefa.

 

O que é o RACI?

O “RACI” corresponde à sigla para Responsible, Accountable, Consulted e Informed (Responsável, Aprovador, Consultado e Informado). É uma ferramenta de comunicação que otimiza o gerenciamento de projetos. Para facilitar a execução de um projeto, esta é a ferramenta ideal para responder à pergunta “Quem faz o quê?” É, portanto, uma tabela em que as tarefas são claramente atribuídas aos membros de uma equipe.

A letra R é designada à pessoa que realiza a tarefa, portanto, é a pessoa responsável pela sua execução.

A letra A é atribuída a quem terá a responsabilidade de aprovar o trabalho realizado. Esta é a pessoa a quem será atribuída a responsabilidade pelo sucesso ou fracasso de uma tarefa, pois são responsáveis ​​por garantir que a tarefa seja concluída.

O C é atribuído à pessoa que deve ser consultada em caso de necessidade. Seja para aconselhamento ou ajuda em uma tarefa, essa pessoa nem sempre é chamada. No entanto, é igualmente importante identificar o consultor para não perder tempo em caso de dificuldades.

Por fim, o I representa o fim da tarefa e é atribuído a uma pessoa que não intervirá. No entanto, deve ser mantida informada sobre o progresso do projeto. Geralmente é o gestor do projeto ou a pessoa responsável pela tarefa seguinte.

Gráfico RACI

Com uma tabela/gráfico RACI, também é possível identificar quem será o responsável pelas operações de suporte. Daí a alternativa de que já deve ter ouvido falar: RASCI.

 

Para cada etapa, os responsáveis ​​devem ser identificados. Pode parecer uma tarefa difícil, mas este primeiro passo na conclusão de seus projetos irá poupar um tempo precioso. Assim que a sua equipe estiver familiarizada com esta nova ferramenta, o seu desempenho será otimizado. Seguem-se cinco erros que evitará com as tabelas RACI.

  1.   Esquecer-se de colaboradores e clientes em canais de mensagens:

Quando vários membros estão envolvidos em um projeto, uma boa comunicação torna-se fundamental para assegurar a boa continuidade das operações. Os canais de e-mail não são eficazes quando se trata de alcançar várias pessoas. Com as tabelas RACI, pode saber em tempo real o que foi concluído e não há e-mails esquecidos.

Evite as longas trocas de e-mails e utilize uma ferramenta precisa.

  1.   Os prazos de entrega:

É fácil perdemo-nos nas diferentes etapas de um projeto, quando as tarefas são distribuídas entre vários funcionários. Um simples contratempo de um dos membros da sua equipe pode ter um impacto em todas as fases do seu projeto. Com as tabelas RACI, a comunicação está assegurada e as tarefas podem ser ajustadas de acordo com as dificuldades encontradas em tempo real.

É importante distribuir as tarefas entre os funcionários para garantir que os prazos sejam cumpridos. Torne-o uma prioridade.

  1.   Duplicar as tarefas:

Quando uma folha de tarefas não está claramente estabelecida, é comum encontrar comunicação. Lembre-se  que o tempo é precioso ao concluir um projeto. Deve evitar ao máximo a duplicação de tarefas e reservas. A distribuição clara e concisa é essencial para o sucesso do gerenciamento do seu projeto e toda a sua equipe deve ter acesso a uma tabela RACI.

Evite perder horas de trabalho com um gráfico RACI. Aceite o trabalho com antecedência e assegure-se de que a divisão do trabalho é clara.

  1.   Esquecer-se de algumas tarefas:

Embora seja possível executar tarefas duplicadas, também é possível esquecer algumas. Na verdade, alguns projetos são complexos e duram longos períodos. É importante identificar as tarefas a realizar e planejar de forma clara e realista para evitar o esquecimento de tarefas durante a execução de um projeto. 

Desde o início de seu projeto, deve enumerar todas as tarefas a realizar e identificar claramente quem é responsável por realizá-las. 

  1.   Equívocos na equipe:

A elaboração de uma tabela RACI deve ser feita com a sua equipe e permitirá a atribuição de funções e responsabilidades a todos. A divisão do trabalho será então feita de forma clara e transparente. As etapas serão bem definidas e todos conhecerão seu papel na execução do trabalho.

Cada tarefa e cada função são importantes. Cada membro da equipe deve saber o que fazer para concluir o projeto.

 

Utilize uma tabela RACI, independentemente do tamanho da sua equipe:

Muitas pessoas pensam que as tabelas RACI são apenas boas para as equipes grandes. Lembre-se de que o gerenciamento de projetos ocorre em todos os níveis, mesmo em equipes com menos de cinco pessoas. Na verdade, embora seja prático ter acesso a esse tipo de ferramenta em uma equipe grande, as equipes pequenas também podem ter vantagens com um gráfico RACI. 

O Nutcache oferece-lhe uma solução para um bom gerenciamento de projetos e soluções que correspondem às suas necessidades. Melhore já a coordenação das suas atividades profissionais.

2020-12-11T13:47:16+00:00

About the Author:

As a marketing consultant, Andressa has joined the Nutcache team recently. Based in Brazil, she loves to work with content marketing and business communication to build, create, and establish brand awareness and brand reputation efficiently.