Sponsor projet : qu’est-ce que le sponsoring de projet?

Lorsque l’on parle de projet, on pense immédiatement au chef de projet, et éventuellement aux équipes de réalisation. Mais on oublie parfois un intervenant qui a pourtant un rôle très important, le sponsor projet. S’il est si important, pourquoi n’en avez-vous pas entendu parler avant ? Vous allez certainement le reconnaître tandis que nous allons tenter de répondre à la question « Qu’est-ce que le sponsoring de projet ? ».

 

Qu’est-ce que le sponsoring de projet ?

Parmi tous les acteurs de la réussite d’un projet, il en est un particulièrement important : le sponsor projet. Alors que le chef de projet a pour rôle de gérer les ressources humaines et financières attribuées au projet ainsi que son bon déroulement par le respect de la planification, le sponsor projet a quant à lui une toute autre fonction.

Le sponsor projet est généralement moins visible car il ne fait pas partie directement de l’équipe de réalisation. Il fait plutôt partie de l’exécutif, porte la vision de la Direction, et assure la communication interne. Il participe au Comité de Pilotage et apporte tout son soutien au projet. Il représente un soutien tactique de poids pour le chef de projet et participe à l’arbitrage des décisions stratégiques pour le projet. Le sponsor projet se situe donc à un niveau hiérarchique supérieur, et œuvre à la réussite du projet en le défendant aussi bien en interne qu’auprès du client et en faisant en sorte que les ressources nécessaires soient disponibles.

Le choix du chef de projet peut revenir au sponsor projet. Il doit dans ce cas comparer l’expérience des candidats et s’assurer de l’adéquation de leurs formations et de leurs compétences avec les technologies utilisées, la taille et la complexité du projet. L’idéal est de trouver un chef de projet ayant déjà exercé sur des projets similaires. S’il s’avère au final que le chef de projet ne donne pas satisfaction, parce qu’il est sous-qualifié ou au contraire surqualifié, son remplacement sera également du ressort du sponsor projet.

A partir du moment où le chef de projet est connu, le sponsor projet doit rester à son écoute. Il doit être au courant de ses préoccupations et des éventuels problèmes qu’il peut rencontrer afin d’en tenir compte dans toutes ses décisions. Il définit avec lui les marges de manœuvre disponibles et suit de près le déroulement du projet. En conservant une vision d’ensemble, le sponsor projet s’assure du début à la fin du bon déroulement du projet, de la bonne gestion du budget et d’une bonne communication entre les différents intervenants, internes comme externes. Si des modifications doivent être apportées au projet ou aux méthodes de réalisation, il doit également accompagner les équipes et mettre en place des procédures de gestion du changement.

Au cœur du processus du début à la fin, le sponsor projet devra donc assumer la responsabilité de la réussite du projet, comme de son échec.

 

Comment bien choisir le sponsor projet ?

Pour commencer, pour être efficace, le sponsor projet doit être à un niveau hiérarchique suffisamment élevé dans l’entreprise. Il doit en effet être en mesure de prendre les décisions qui s’imposent en temps voulu afin que le projet dispose en permanence des ressources dont il a besoin. Si un manager local peut très bien remplir ce rôle pour des petits projets dont la portée est limitée, il est indispensable d’avoir un manager à la portée nationale, voire internationale pour des projets d’une plus grande portée ou ayant un impact plus important sur l’entreprise ou le client. L’idéal pour une équipe est donc d’avoir un sponsor projet positionné hiérarchiquement le plus haut possible.

L’idéal est naturellement que le sponsor projet ait une idée précise du contenu du projet. Néanmoins, on ne peut pas demander à une personne hautement placée hiérarchiquement de connaître dans le détail tous les projets ainsi que les enjeux. En revanche, il apporte une vision macroscopique de la stratégie de l’entreprise permettant au projet de s’y intégrer totalement et de l’emmener vers la réussite. Son implication dans le déroulement du projet est donc primordiale. Le sponsor projet doit être motivé et impliqué et ne pas se contenter de suivre de loin. Il doit être au cœur du projet, participer à des séances de travail, se faire assister par un expert si besoin, de façon à pouvoir aisément le défendre et se défendre face au client ou à sa propre hiérarchie quand le besoin se fera sentir.

Le sponsor projet est à l’écoute du chef de projet, et du terrain en général. Lorsque des changements de méthodes sont nécessaires, il n’hésite pas à les appliquer lui-même et à donner l’exemple. Il n’est jamais passif et devient moteur du projet. Cela demande également du courage, car il peut avoir à s’opposer à sa hiérarchie, pour défendre le projet. Il doit également être capable d’affronter les personnes qui peuvent bloquer les processus, en recadrer certaines et ne pas hésiter à taper du poing sur la table si nécessaire. C’est pour cette raison que plus il sera haut placé dans la hiérarchie, et moins ça sera difficile pour lui.

 

Le sponsor projet doit aussi promouvoir le projet

Un autre rôle du sponsor projet est de promouvoir le projet au-delà du cercle restreint auquel il est habituellement cantonné. Il doit faire en sorte d’extraire le projet de sa seule sphère d’influence pour le porter le plus loin possible et le faire connaître au plus grand nombre. En en discutant avec ses collègues, en faisant la promotion du projet, il lui donne une autre dimension. Il génère une dynamique qui peut amener un projet simple à devenir un projet d’entreprise stratégique. Celui-ci gagne ainsi en visibilité, et sans doute en moyens. Naturellement, encore une fois, plus le sponsor projet est haut placé, et plus le projet est susceptible d’acquérir une dimension stratégique.

Le sponsor projet est donc en quelque-sorte un facilitateur. Il va aider le chef de projet à faire les bons choix, à mettre en place une organisation efficace et si besoin évolutive, promouvoir et défendre le projet face à d’éventuels détracteurs. Il va faire en sorte d’aplanir les obstacles pour que les équipes progressent efficacement et être capable de diplomatie mais également de prendre des sanctions si nécessaires.

 

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2017-06-05T06:00:37+00:00

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