Qu'est-ce que la collaboration transversale?

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La collaboration transversale peut transformer la manière dont vos équipes travaillent ensemble. Si votre organisation perd des ressources à cause d’un manque de coordination entre services, ou si vos projets stagnent en raison du travail en silo, cet article vous montrera comment encourager la collaboration transversale pour stimuler l’innovation, améliorer l’efficacité et renforcer le moral des équipes.

Les organisations ayant de solides pratiques de collaboration transversale sont 5 fois plus susceptibles d’afficher une haute performance en matière d’efficacité opérationnelle. Pour vous aider à tirer parti de cet avantage, nous vous présenterons également des stratégies éprouvées pour mettre en œuvre une collaboration transversale et relever les défis courants afin de créer un environnement de travail productif et collaboratif.

Commençons par le début.

Qu’est-ce que la collaboration transversale?

La collaboration transversale se produit lorsque des membres d’équipes de différents services ou domaines d’expertise se réunissent pour atteindre un objectif commun.

Par exemple, imaginez une firme d’architecture où des professionnels de divers domaines collaborent. L’équipe de prospection de clients recueille des informations clés sur les besoins et les préférences des clients, qu’elle partage avec les architectes, les urbanistes et les designers d’intérieur. Cette collaboration garantit que le projet est conforme à la vision du client et qu’il est exécuté avec précision.

Contrairement aux approches traditionnelles en silos, où chaque service travaille indépendamment, les équipes interfonctionnelles mettent en commun leurs compétences, leurs connaissances et leurs perspectives diverses pour résoudre des problèmes, stimuler l’innovation et exécuter les projets plus efficacement. Cette approche crée un environnement dynamique où les idées circulent librement, favorisant la créativité et la synergie.

5 avantages de la collaboration transversale dans le milieu de travail d’aujourd’hui

En explorant ces avantages, réfléchissez à la manière dont l’implication de membres d’équipes de différents services pourrait vous aider à relever des défis tels que l’amélioration du lancement d’un produit, la réduction du taux de désabonnement des clients, la rationalisation des inefficacités des flux de travail ou la création d’une campagne marketing plus engageante.

1. Aide les équipes à trouver des idées nouvelles et uniques

80 % des cadres supérieurs considèrent l’innovation comme cruciale pour la croissance, mais seulement 10 % se sentent confiants dans leurs efforts d’innovation. Les équipes interfonctionnelles encouragent les perspectives nouvelles et l’idéation rapide pour créer des produits et services révolutionnaires. Lorsque vous combinez les idées du marketing, du développement de produits, de l’informatique et du service à la clientèle, vous pouvez aborder les défis sous plusieurs angles.

2. Maintient l’inspiration et l’investissement des équipes

Les employés qui estiment que leurs idées sont valorisées sont 4,6 fois plus susceptibles de rester engagés et dévoués. Lorsque les employés travaillent avec des personnes d’autres services, ils acquièrent de nouvelles expériences et un sentiment d’appropriation du projet. Cette diversité les maintient intéressés et motivés, surtout lorsqu’ils voient l’image globale de l’importance de leurs contributions.

Par exemple, un développeur qui travaille avec les équipes de conception et de vente peut apprendre comment les choix d’interface utilisateur ont un impact direct sur les conversions des clients. L’équipe de conception fournit des informations sur la création de mises en page visuellement attrayantes et conviviales, tandis que l’équipe de vente partage des commentaires sur les fonctionnalités que les clients privilégient lors du processus d’achat.

3. Maintient l’alignement des équipes quel que soit l’emplacement

98 % des travailleurs à distance souhaitent continuer à travailler à distance au moins une partie du temps, ce qui souligne l’importance de systèmes de collaboration adaptés au travail hybride. La collaboration transversale fonctionne parfaitement dans les environnements à distance ou hybrides, car les équipes peuvent rester connectées grâce à des outils tels que Slack, Zoom et Nutcache.

Par exemple, un stratège marketing à distance et un designer en bureau peuvent travailler sur le même projet et partager les mises à jour en temps réel.

4. Augmente la vitesse et l’intelligence du travail d’équipe

Les entreprises qui favorisent la collaboration transversale grâce à des équipes interfonctionnelles sont 30 % plus productives. Pourquoi? Au lieu d’attendre qu’un service termine son travail avant qu’un autre ne commence, la collaboration permet de faire progresser plusieurs tâches simultanément.

Par exemple, pendant que l’ingénierie construit un produit, le marketing peut préparer la stratégie de lancement pour gagner du temps et des efforts. De même, la collaboration au travail augmente la satisfaction de la clientèle de 41 %, car les équipes peuvent aligner leurs efforts pour mieux répondre aux besoins des clients et offrir des solutions plus cohérentes.

5. Favorise l’inclusion et la diversité pour stimuler l’innovation

Les équipes diversifiées prennent de meilleures décisions 87 % du temps, car elles tiennent compte de multiples angles et évitent les solutions toutes faites. Par exemple, l’inclusion de voix provenant de services tels que le marketing, l’ingénierie et le service à la clientèle garantit que les points de vue techniques, créatifs et axés sur le client sont tous pris en compte.

Comment mettre en œuvre une collaboration transversale efficace : 7 étapes simples

Au fur et à mesure que vous franchissez ces 7 étapes, prêtez une attention particulière à la manière dont l’attribution de responsabilités claires élimine la confusion, renforce la responsabilisation et maintiendra vos efforts de collaboration inter équipes alignés sur le succès. Ensuite, créez des tableaux de responsabilités, planifiez des points de contrôle hebdomadaires et utilisez Nutcache pour suivre les progrès en temps réel.

Étape 1 : ancrez votre équipe avec des objectifs bien définis et mesurables

Commencez par un objectif clair. Définissez pourquoi il est important et comment il s’aligne sur la mission globale de l’entreprise. Ensuite, décomposez le projet en objectifs clairs et mesurables qui définissent ce que représente le succès. Par exemple, vos objectifs peuvent être les suivants :

Lancer un nouveau produit d’ici le quatrième trimestre, avec les équipes de développement de produits, de marketing et de vente, chacune contribuant à des livrables spécifiques.
Développer une nouvelle fonctionnalité d’ici la fin du trimestre, en faisant participer les équipes de conception, d’ingénierie et de rétroaction des clients.
Réaliser une analyse approfondie du marché dans les 60 jours, en combinant les idées des services des ventes, du marketing et de la R&D.

Utilisez des mesures spécifiques : respecter les dates d’échéance, rester dans les limites du budget et atteindre des objectifs de qualité (par exemple, 90 % de satisfaction de la clientèle) pour suivre l’avancement du projet.

Étape 2 : choisissez des membres d’équipe possédant les compétences pertinentes et une mentalité de collaboration

Le succès d’une équipe interfonctionnelle commence par le choix des bonnes personnes. Il doit s’agir de membres d’équipe possédant les compétences et les connaissances directement liées au projet.

Si votre équipe manque d’expertise spécifique ou est trop sollicitée, embauchez un professionnel spécialisé pour obtenir de l’aide. Par exemple, si votre projet nécessite une analyse de données avancée pour guider les décisions, faites appel à un analyste de données pour vous assurer que votre équipe dispose des informations nécessaires pour avancer en toute confiance.

2.1 Caractéristiques clés d’une équipe interfonctionnelle

Assurez-vous que votre équipe présente les 5 caractéristiques suivantes pour une collaboration transversale simplifiée :

Compétences spécialisées de chaque service : les membres de l’équipe sont des experts en marketing, en développement de produits ou en service à la clientèle, ce qui garantit que tous les aspects du projet sont couverts.
Communication efficace entre les rôles : les membres de l’équipe partagent activement les mises à jour, fournissent des commentaires et utilisent des outils tels que Slack ou Asana pour tenir tout le monde informé et sur la même longueur d’onde.
Rôles et responsabilités définis : chaque membre de l’équipe sait exactement ce dont il est responsable, comme créer une fonctionnalité, concevoir du matériel marketing ou analyser des données, ce qui garantit qu’aucune tâche n’est négligée.
Ouverts à la collaboration et aux commentaires : les membres de l’équipe sont réceptifs aux idées d’autres services et sont prêts à ajuster leurs approches pour soutenir l’objectif commun.
Leadership solide : un chef de projet maintient l’alignement de l’équipe, résout les conflits et veille à ce que les échéances et les livrables soient respectés.

2.2 Comment structurer une équipe interfonctionnelle

2.2.1 Sélectionnez un chef de projet

Désignez un chef de projet qui sera chargé de gérer les échéances, de coordonner les différents services et de veiller à ce que tout le monde reste concentré sur l’objectif commun. Cette personne sert de principal point de contact pour l’équipe.

2.2.2 Intégrer des rôles clés

Inclure des représentants des services concernés, en veillant à ce que tous les aspects du projet soient couverts. Par exemple :

Spécialiste du marketing : se concentre sur la promotion du projet ou du produit.
Développeur de produits : s’occupe des aspects techniques ou créatifs de la construction de la solution.
Représentant du service à la clientèle : offre des informations sur les besoins et les commentaires des clients.
Analyste de données : fournit des informations et suit les mesures de performance pour guider les décisions.

2.2.3 Établir une boucle de rétroaction

Créez un processus permettant aux membres de l’équipe de partager régulièrement leurs progrès, d’exprimer leurs préoccupations et d’adapter les stratégies à mesure que le projet évolue. Par exemple, une équipe de commerce électronique qui lance un produit peut organiser des points de contrôle hebdomadaires où le marketing partage l’avancement de la campagne, les ventes rapportent l’intérêt des clients et le développement de produits traite les retards.

2.3 Types d’équipes interfonctionnelles

Les équipes interfonctionnelles peuvent prendre différentes formes en fonction de leur objectif et de leurs buts. Voici les types les plus courants et leur fonctionnement :

2.3.1 Équipes de développement de produits

Ces équipes réunissent des experts en conception de produits, en marketing, en ventes et en ingénierie pour créer et lancer de nouveaux produits. Par exemple, une équipe de développement de produits peut comprendre un chef de produit, un concepteur UX, un développeur et un stratège marketing travaillant ensemble pour mettre une application sur le marché.

2.3.2 Équipes de réussite client

Axées sur l’amélioration de la fidélisation et de la satisfaction de la clientèle, ces équipes comprennent généralement des représentants du service à la clientèle, des ventes, du marketing et des produits. Elles analysent les commentaires des clients et créent des stratégies pour améliorer l’expérience client globale.

Pour mieux comprendre, prenons l’exemple d’une entreprise à haut rendement comme l’immobilier, où les équipes marketing travaillent en étroite collaboration avec les ventes et le service à la clientèle pour concevoir des campagnes qui attirent des acheteurs ou des locataires pour des types de propriétés spécifiques, comme les propriétés de gros ou les villas de luxe.

Le marketing crée des pages d’atterrissage (landing pages) optimisées pour ces entreprises et des publicités ciblées sur les médias sociaux, tandis que les ventes et le support gèrent les prospects et les demandes de renseignements. Cette collaboration garantit une expérience client transparente pour augmenter les conversions et la satisfaction de la clientèle.

2.3.3 Équipes d’amélioration des processus

Ces équipes ont pour mission d’identifier les inefficacités des flux de travail et de trouver des moyens d’optimiser les processus. Les membres peuvent comprendre des directeurs de l’exploitation, des professionnels de l’informatique et des experts des RH, tous travaillant ensemble pour rationaliser les systèmes internes et augmenter la productivité.

2.3.4 Équipes de gestion de crise

Ces équipes se forment en cas d’urgence ou de perturbations imprévues, telles que des ruptures de la chaîne d’approvisionnement ou des crises de relations publiques. Elles comprennent des intervenants de domaines pertinents tels que les opérations, les communications et les affaires juridiques pour faire face aux problèmes et les résoudre rapidement.

Supposons que votre boutique de commerce électronique soit confrontée à une perturbation de la chaîne d’approvisionnement pendant une période de pointe des ventes, comme le Vendredi fou. Votre équipe de gestion de crise intervient :

Les opérations sécurisent des fournisseurs alternatifs pour exécuter les commandes retardées et gèrent la demande en donnant la priorité aux articles populaires.
Les communications gèrent les attentes des clients en envoyant des courriels et des notifications avec les délais de livraison mis à jour et en offrant des rabais ou des crédits pour les retards.
L’informatique s’assure que votre site Web reflète des informations de stock précises pour éviter les ventes excessives.
Les services juridiques travaillent avec les fournisseurs pour renégocier les conditions ou traiter les problèmes de responsabilité liés à la perturbation.

2.4 Exemples d’équipes interfonctionnelles en action

2.4.1 L’équipe de développement de produits d’Apple

Les produits emblématiques d’Apple, comme l’iPhone, sont développés grâce à une collaboration transversale entre les équipes d’ingénierie, de conception, de marketing et de chaîne d’approvisionnement.

Les concepteurs se concentrent sur l’esthétique et l’expérience utilisateur, les ingénieurs s’occupent de la fonctionnalité technique, les équipes marketing définissent le public cible et élaborent des stratégies de lancement, et les experts de la chaîne d’approvisionnement assurent la disponibilité des composants en temps opportun.

Ce travail d’équipe, soutenu par un style de leadership qui valorise le partage des idées et le raffinement des solutions, a permis à Apple de passer d’un chiffre d’affaires de 7 milliards de dollars en 1997 à 394 milliards de dollars en 2022.

À retenir : si votre entreprise est dans le développement de produits, alignez la conception, la fonctionnalité et le marketing sur les besoins des clients dans le cadre de la collaboration.

2.4.2 L’équipe d’expérience client d’Amazon

L’équipe d’expérience client d’Amazon est un parfait exemple de la manière dont la réunion de la logistique, de l’informatique, du marketing et du service à la clientèle crée une expérience d’achat transparente.

Par exemple, la logistique assure des livraisons rapides en optimisant les itinéraires, l’informatique développe des outils tels que le suivi des commandes en temps réel, le marketing anticipe les besoins des clients avec des campagnes ciblées et le service à la clientèle recueille des commentaires pour améliorer les services.

Les résultats d’Amazon parlent d’eux-mêmes. En 2023, le chiffre d’affaires a augmenté de 11,9 % pour atteindre 574 milliards de dollars, ce qui en fait la troisième plus grande société publique en termes de chiffre d’affaires au monde, derrière Walmart et State Grid de Chine.

À retenir : si vous êtes une entreprise de commerce électronique, concentrez-vous sur l’intégration de la logistique, de l’informatique, du marketing et du service à la clientèle à l’aide d’outils tels qu’AfterShip pour le suivi, HubSpot pour le marketing personnalisé et Zendesk pour les commentaires des clients afin de créer une expérience client transparente.

Étape 3 : attribuez des rôles et des responsabilités spécifiques à votre équipe

Associez le rôle de chaque membre de l’équipe à son expertise et à ses forces. Par exemple, confiez une stratégie marketing à un penseur créatif ou le suivi des données à un expert méticuleux.

Ensuite, élaborez un schéma visuel (par exemple, un diagramme RACI) indiquant qui est Responsable, Imputable, Consulté et Informé pour chaque tâche. Cela clarifie les attentes et aide l’équipe à rester alignée.

La gestion efficace de ces rôles au sein des différents services peut être difficile, surtout lorsqu’on travaille avec des équipes à distance. Utilisez Nutcache pour attribuer des rôles, définir des responsabilités claires et suivre les progrès de chaque membre de l’équipe en temps réel. Grâce à nos fonctions de suivi, vous pouvez voir qui est dans les délais, qui pourrait avoir besoin de soutien et ce qui est accompli, le tout en un coup d’œil.

Étape 4 : rassemblez toutes les discussions d’équipe sous un même toit grâce à un outil de communication centralisé

Lorsque des membres d’équipes de différents services collaborent, les informations peuvent facilement se perdre dans des courriels dispersés, des fils de discussion interminables ou des plateformes séparées. Un outil de communication centralisé garantit que toutes les conversations, mises à jour et fichiers de l’équipe sont regroupés en un seul endroit, ce qui permet à chacun de rester informé et aligné.

Utilisez Slack, Microsoft Teams ou Google Workspace pour créer des canaux dédiés à des projets, des tâches ou des sujets spécifiques. Par exemple, une équipe marketing et de développement de produits travaillant sur un nouveau lancement peut partager des idées, demander des mises à jour et fournir des commentaires dans un seul espace de travail partagé.

Utilisez des fonctions telles que le marquage, les historiques de messages consultables et le partage de fichiers intégré pour gagner du temps et éliminer la frustration de la recherche d’informations dans différentes applications.

Étape 5 : fixez des points de contrôle hebdomadaires et des jalons mensuels

Les points de contrôle hebdomadaires sont de courtes réunions au cours desquelles les membres de l’équipe font le point sur les progrès, discutent des défis et ajustent les priorités. Cela permet à chacun de rester sur la bonne voie et de résoudre rapidement tout problème.

Les jalons mensuels divisent le projet plus vaste en objectifs plus petits et réalisables. Par exemple, terminer les tests utilisateurs au cours du premier mois ou finaliser une stratégie marketing au cours du second. Ces jalons aident à mesurer les progrès et à maintenir la motivation de l’équipe.

Étape 6 : donner aux équipes les moyens de partager et d’écouter librement

Pour les équipes interfonctionnelles, assurez-vous que chaque membre se sente à l’aise pour partager ses connaissances, fournir des commentaires et exprimer ses préoccupations. Dans le même temps, l’écoute est tout aussi importante : les membres de l’équipe doivent s’engager activement dans les perspectives des autres pour trouver les meilleures solutions. Suivez ces 3 étapes lors des réunions d’équipe :

Pour encourager une participation égale, faites tourner les animateurs de discussion et invitez les membres les plus silencieux à partager leurs idées.
Enseignez l’écoute active grâce à des pratiques telles que reformuler les propos et le fait de poser des questions de clarification.
Reconnaissez les contributions pour encourager l’ouverture et la collaboration.

Étape 7 : créer un environnement axé sur l’équipe

Sans une culture qui privilégie la collaboration, les efforts peuvent devenir cloisonnés et la communication peut s’effondrer. Encouragez donc les membres de l’équipe à privilégier les objectifs partagés par rapport aux réalisations individuelles. Renforcez l’idée que le succès est un effort collectif. Suivez ces 3 étapes :

Créez des occasions informelles pour que les membres de l’équipe établissent des relations en dehors des tâches de travail. Par exemple, organisez des pauses-café virtuelles ou des jeux d’équipe qui encouragent les liens personnels.
Offrez aux membres de l’équipe l’occasion d’en apprendre davantage sur les fonctions des autres services. Cela crée un respect mutuel et une meilleure compréhension de la façon dont chaque rôle contribue à l’ensemble.
Faites tourner les rôles de leadership au sein de l’équipe pour des tâches ou des phases spécifiques du projet. Cela permet non seulement de renforcer la confiance, mais aussi de diversifier les approches décisionnelles.

5 défis courants de la collaboration transversale + solutions

i. Priorités et objectifs contradictoires

Chaque service a ses propres priorités, ce qui peut entraîner des conflits lorsqu’on travaille ensemble. Par exemple, le marketing peut se concentrer sur la notoriété de la marque, tandis que les ventes privilégient les revenus, ce qui crée des objectifs contradictoires.

Solutions :

Fixer un objectif commun : définissez un objectif unique et global qui aligne tous les services, comme « maximiser l’adoption du produit ».
Créer des sous-objectifs complémentaires : attribuez à chaque service un sous-objectif qui soutient l’objectif principal (par exemple, le marketing vise une augmentation de 25 % de la notoriété de la marque, les ventes visent un chiffre d’affaires de 50 000 $).
Organiser des réunions de synchronisation régulières : planifiez des points de contrôle hebdomadaires pour aligner les priorités, faire le point sur les progrès et résoudre les conflits émergents.

ii. Pannes de communication

Les problèmes de communication entre les services entraînent souvent des retards, des efforts en double ou des actions contradictoires. Ce problème est courant lorsque les équipes utilisent différentes plateformes ou ne partagent pas les mises à jour de manière cohérente.

Solutions :

Établir des normes de communication : définissez les attentes quant à la fréquence des mises à jour, aux outils à utiliser et à la manière dont les membres de l’équipe doivent communiquer (par exemple, courriel pour les mises à jour officielles, chat pour les questions rapides).
Tirer parti des outils d’écriture IA : pour améliorer la clarté et gagner du temps, utilisez des outils d’écriture IA pour rédiger des mises à jour ou des résumés concis et professionnels. Par exemple, un rédacteur IA peut créer des modèles standardisés pour les mises à jour de projet, garantissant que toutes les communications sont claires, cohérentes et faciles à suivre.

iii. Problèmes de responsabilité

Lorsque les responsabilités ne sont pas claires, les tâches sont négligées ou plusieurs personnes peuvent supposer que quelqu’un d’autre s’en charge. Ce manque de responsabilité peut retarder le projet et tendre les relations.

Solutions :

Attribuer des propriétaires spécifiques : au lieu d’attribuer des tâches à des services, attribuez-les à des individus pour assurer la propriété. Par exemple, attribuez la « création de messages sur les médias sociaux » au coordonnateur marketing.
Suivre les progrès en temps réel : utilisez des outils de gestion de projet tels que Nutcache pour suivre l’exécution des tâches, les échéances et la répartition de la charge de travail afin d’éviter les chevauchements et les responsabilités manquantes.
Faire appel à un expert en responsabilisation : si votre équipe a du mal à gérer les rôles ou à rester organisée, embauchez un chef de projet pour prendre les choses en main. Un chef de projet veille à ce que les tâches soient attribuées correctement, suit les progrès et tient les membres de l’équipe responsables de leurs responsabilités.

iv. Différences de culture entre les services

Les services ont souvent des façons de travailler uniques, qu’il s’agisse de styles de communication ou de processus de travail. Cela crée des tensions ou de l’inefficacité lors de la collaboration.

Solutions :

Construire la compréhension entre les services : organisez des ateliers ou des rencontres informelles pour aider les différentes équipes à comprendre les flux de travail et les défis des autres.
Créer un cadre de collaboration unifié : standardiser les processus pour les projets interfonctionnels, comme définir un format commun pour les rapports ou aligner les échéances.

v. Difficulté d’adaptation au travail à distance

Le travail à distance peut rendre la collaboration transversale plus difficile en raison des différences de fuseau horaire, du manque d’interactions en face à face et de la désynchronisation des communications.

Solutions :

Établir des horaires clairs : créez des calendriers partagés pour les réunions et fixez des échéances qui tiennent compte des différences de fuseau horaire afin de faciliter la collaboration transversale.
Favoriser le rapprochement des équipes virtuelles : utilisez des activités informelles, comme des discussions virtuelles autour d’un café ou des jeux d’équipe, pour créer des liens et maintenir un sentiment d’appartenance au sein des équipes à distance.

Conclusion

Au fur et à mesure que vous intégrez la collaboration transversale dans la routine de votre équipe, demandez-vous : de quels membres d’équipe clés ai-je besoin dans mon équipe interfonctionnelle? Comment puis-je m’assurer que tout le monde est aligné? Réfléchissez à ce qui fonctionne, adaptez-vous aux changements et encouragez un dialogue ouvert au sein de l’équipe.

Si vous souhaitez disposer d’un moyen infaillible de maintenir votre équipe alignée, responsable et efficace tout au long de chaque phase de projet interfonctionnel, dirigez-vous vers Nutcache. Grâce à notre outil de gestion de projet, vous pouvez facilement attribuer des rôles, suivre les progrès et communiquer clairement. Vous renforcerez également la responsabilisation de l’équipe pour rendre votre collaboration transversale plus fluide et plus productive.