Une constante que l’on retrouve au sein de tous les projets réussis sans exception, c’est une communication efficace! Alors qu’il est impératif de pouvoir coordonner de nombreux acteurs, intervenants internes et externes et services, une communication projet bien huilée est la clé de tout. Il va donc falloir mettre en place un plan de communication projet agile. Réfléchissons ensemble à son élaboration, son contenu et sa mise en place.
A quoi peut bien servir un plan de communication projet agile ?
Pour commencer, un plan de communication en gestion de projet agile est propre à un seul projet. En effet, les méthodes, les processus et les ressources employés varient énormément d’un projet à l’autre. Il n’est donc guère concevable d’élaborer un plan de communication projet agile commun à plusieurs projets.
Une mauvaise circulation de l’information au sein de l’équipe projet, et auprès des interlocuteurs extérieurs est bien souvent à l’origine de l’échec d’un projet. Tout le monde n’a pas le même niveau de connaissance et d’information, et de mauvaises décisions prises d’un côté à partir de données fausses ou tronquées peuvent entraîner de grandes conséquences pour l’ensemble des acteurs du projet.
De la même façon, la circulation permanente d’une trop grande quantité d’information peut mener au même résultat. Si trop de données sont distribuées à trop de monde, les informations capitales sont facilement noyées dans la masse et ont grandement moins de chances d’aboutir aux bonnes personnes qui en ont réellement besoin.
La mise en place d’un plan de communication en gestion de projet agile va donc avoir pour objectif de s’assurer que les bonnes personnes recevront les informations dont elles ont besoin, au bon moment, et dans un format qu’elles sont capables de comprendre et d’utiliser.
L’élaboration du plan de communication va permettre dans un premier temps de définir les besoins et les attentes de l’ensemble des intervenants en termes d’informations. L’équipe projet est au cœur du processus tout naturellement, mais il ne faut pas oublier d’y intégrer les ressources externes, les interlocuteurs métier, le client et l’ensemble des fournisseurs externes qui devront intervenir à un moment ou à un autre.
A partir de cette liste de besoins, il va être possible de définir les responsabilités de chacun en termes de recueil comme de production d’informations (qui participent aux réunions quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles…, qui s’occupe de la rédaction des comptes rendus, est-ce la même personne qui sera chargée de les diffuser ?).
Les processus d’échanges d’informations pourront alors être décris précisément, en intégrant la gestion des risques et des problèmes potentiels (quel canal de communication de secours utiliser en cas de panne, qui prend la suite en cas d’arrêt maladie…).
Le plan de communication ainsi établit pour le projet aura de nombreux avantages. Il permettra notamment de s’assurer que les différentes équipes sont bien au courant des tâches courantes à réaliser et de celles à venir, et de faciliter la mise en place du soutien ou de l’assistance de certains intervenants lorsqu’ils en feront la demande, avant que les problèmes potentiels ne s’aggravent. L’information circulant plus facilement, les prises de décision seront grandement facilitées. Nul besoin de chercher des heures l’ensemble des informations nécessaires à la décision puisque chacun aura en permanence ce dont il a besoin.
Le dernier aspect du plan de communication en gestion de projet agile est la mise en place d’un processus d’amélioration continue, de façon à toujours chercher à optimiser les canaux de communication, l’efficacité des réunions…
Comment élaborer un plan de communication projet agile efficace ?
Si un plan de communication est propre à un projet, rien n’empêche en revanche de partir d’un modèle existant. Il n’est d’ailleurs pas impossible que votre société ait mis en place des outils qui vous permettront de gagner du temps.
Evidemment, la communication étant cruciale au sein du projet, l’élaboration du plan de communication devra avoir lieu en amont, lors de l’étape de planification.
Le processus peut se décrier en cinq grandes étapes.
1. La première étape consiste à définir clairement les objectifs fixés par ce plan de communication projet. Ils peuvent être de différents types, comme une meilleure gestion du projet, une meilleure visibilité pour l’ensemble des équipes, une amélioration de la motivation et de l’engagement des collaborateurs ou encore la concentration de l’ensemble des productions de façon à ce tout le monde y ait accès… Ces objectifs doivent naturellement être en adéquation avec ceux du projet en lui-même, et être connus de tous, tout comme les critères de mesure et les paramètres attestant de leur réussite.
2. La deuxième étape permet d’établir des listes de personnes devant recevoir des informations concernant le projet. Il ne faut oublier personne, et prendre en compte les équipes projet, les décideurs, le client, l’ensemble des équipes internes et externes susceptibles d’intervenir et tous les fournisseurs externes. Si un fournisseur d’hébergement cloud devant répondre à de nombreuses demandes dont la vôtre dispose des bonnes informations, il comprendra d’autant mieux l’urgence que vous pouvez donner à votre commande. En l’absence d’informations détaillées, il est probable que votre commande se perde parmi d’autres.
3. La troisième étape va permettre de compléter la précédente. Maintenant que nous avons déterminé qui doit recevoir de l’information, il faut déterminer quels types d’informations doivent être transmis. Le fait de filtrer les informations transmises en fonction des besoins permet de faire gagner du temps à celui qui les reçoit. Chacun sait que les informations qu’il reçoit doivent être prises en compte. On évite ainsi de perdre du temps à trier les messages et les données, et on gagne ainsi en productivité. Les développeurs auront besoin de toutes les informations techniques, mais les données financières en revanche ne leur seront d’aucune utilité. Les décideurs recevront donc les planifications, l’état d’avancement, le budget, tout ce qui concerne la gestion des risques… Les équipes projet recevront la répartition des tâches, l’état d’avancement, les tâches en cours, les risques courants… Les intervenants et les fournisseurs externes n’auront quant à eux besoins que d’un calendrier résumant les différentes échéances ainsi que les délais de livraison.
4. La quatrième étape va décider de la fréquence à laquelle les informations seront transmises, ainsi que les méthodes utilisées. Il est important de ne pas négliger cette phase, car les modes de communications doivent être adaptés afin que chacun se sente à l’aise et soit efficace. Les outils les plus courants sont les réunions physiques (ou à distance s’il n’est pas possible de faire autrement et que vous avez les moyens matériels à disposition), les rapports, les tableaux de bord, la messagerie électronique et/ou instantanée, les forums et les wiki, les sondages ou encore les solutions de partage de document permettant de créer des référentiels projets. Il est important de définir qui sera responsable d’un canal de diffusion et qui l’utilisera.
5. Enfin, la dernière étape consiste à mettre en place un processus d’amélioration continue. La communication étant critique au sein du projet, il est impératif de suivre son déroulement et de l’analyser régulièrement de façon à repérer et à corriger rapidement les défauts pouvant apparaître avec l’expérience. L’ensemble des équipes doit prendre part à ce processus, qui doit être documenté de façon à prendre en compte les erreurs et les améliorations potentielles lors de la conception de futurs plans de communication en gestion de projet agile.
Pour conclure
La communication est un enjeu crucial pour un projet, qui si elle ne décide pas à elle seule de sa réussite ou de son échec, joue tout de même un rôle très important. La mise en place d’un plan de communication projet agile sera donc un atout précieux pour le projet. N’hésitez pas à faire appel à une solution de gestion de projet comme Nutcache qui pourra vous fournir des outils parfaitement adaptés. De plus, Nutcache propose une version illimitée gratuite pendant 14 jours afin que vous puissiez tester ses possibilités.
