Afin de vous assurer de la réussite d’un projet, vous devez vous décider pour un pilotage efficace de vos ressources humaines et matérielles. Si vous gérez bien, vous pourrez anticiper et optimiser l’emploi de ces ressources. Pour cela, l’outil incontournable semble être le plan de charge projet.
Qu’est-ce qu’un plan de charge projet ?
Plan de charge définition
Pour résumer, ce fameux plan de charge vous permet d’accéder à un résumé des temps passés et planifiés. Cela se fait par collaborateur, par projet ou bien même par tâche. Aussi, le plan de charge projet vous aidera à anticiper les moments où la charge de travail se fait plus grosse. De cette manière, vous pouvez affecter et réajuster, en permanence, vos plannings projet.
En vue de garantir une bonne gestion des ressources humaines, le pilotage est nécessaire et plus que recommandé. Cela renforcera votre projet qui, pour aboutir, a besoin d’une bonne administration tant financière, que des équipes.
Que va-t-on évaluer avec un plan de charge projet ?
L’utilisation d’un logiciel de gestion projet comme Nutcache, simplifiera grandement, la mise en place d’un plan de charge. En effet, cela vous permet d’aller plus vite dans l’affectation des intervenants et de pouvoir tout synthétiser.
Voici ce sur quoi vous pouvez travailler et que vous pouvez améliorer avec un plan de charge :
- la durée de chaque tâche, dans le détail ou bien de manière globale.
- l’identification des ressources nécessaires.
- l’implémentation des congés, des rythmes et autres contraintes, dans vos plannings.
Le plan de charge projet à l’usage
Tout d’abord, le cahier des charges projet, doit s’articuler soit par collaborateur, soit par projet global. Intégrez également, les périodes, de la manière qui vous semble la plus appropriée : jour, semaine, mois, etc. Une fois que vous avez réalisé ce tableau, il est possible que la charge soit supérieure aux ressources. Il faut alors lisser les résultats ou bien retravailler l’ensemble.
Afin de procéder au lissage, vous devez optimiser le temps disponible de chacun. Afin de bien vous rendre compte de la situation, vous devez raisonner en « taux de charge ». Celui-ci permet de voir si une ressource humaine est utilisée à 100 % ou non. Prenons l’exemple d’une personne à temps plein, on considère que 100 % de son temps représentent 5 jours. Ainsi, si cette personne donne 25% de son temps à votre projet, et 25 % à une autre mission, n’y aurait-il pas moyen de lui demander 50% de plus ? Vous couvrirez donc l’ensemble de sa semaine. Attention, il ne faut surtout pas oublier de tenir compte des congés, des absences et de l’organisation globale du travail.
Plan de charge projet : les avantages
Avec un plan de charge projet bien mené, vous pouvez dégager des bénéfices certains pour vous et pour votre entreprise. Premièrement, vous pouvez montrer à votre hiérarchie et à votre client, que tout est pris en compte dans la gestion de votre projet. Cela va les rassurer et leur permettre d’anticiper certaines échéances importantes.
Ensuite, vous communiquez avec vos équipes en toute transparence. C’est surtout très intéressant concernant l’appréhension globale du projet de manière opérationnelle. Puis, vous suivez en permanence la charge de travail imputable à votre projet. En effet, vous minimisez ainsi le risque de donner tout le travail à un collaborateur, mais pas à un autre. Enfin, grâce à la centralisation des informations, vous respectez vos délais et êtes en mesure de prévoir les événements qui risqueraient de retarder le projet.
Un plan de charge projet, est donc une façon sûre de gagner en lisibilité et en fluidité sur un projet.
Éviter certains pièges
Comme pour toute activité de management projet, il convient d’éviter certains pièges qui auraient l’effet inverse de celui recherché. Ainsi, il n’est pas la peine de passer trop de temps à construire votre plan de charge projet. On ne le répétera jamais assez, la théorie, c’est bien, mais ce ne doit pas être au détriment de la mise en uvre du travail.
De la même manière, le mieux étant l’ennemi du bien, il ne faut pas aller à un niveau de détail exagéré. En effet, ce serait totalement inexploitable et cela risquerait de paralyser les équipes au lieu de les motiver. Globalement, vous devez garder en tête qu’il s’agit d’un outil. C’est-à-dire que c’est un moyen et non une fin.
Quelques préalables à la rédaction
Avant de rédiger votre plan de charge projet, voici quelques clés qui pourraient vous aider à ne rien rater.
- Vous devez impliquer vos collaborateurs. En effet, votre plan de charge projet sera d’autant plus efficace qu’il est compris et désiré par tout le monde. Ce n’est pas un document qui se fait en solo, ce doit être un travail de groupe.
- Également, vous devez communiquer sur l’avancée du plan à toutes les parties prenantes.
- Votre plan doit être exhaustif, autant que faire se peut.
- Soyez réaliste sur la charge de travail attribuée à vos collaborateurs et sur les délais à tenir.
- Ce document ne doit pas dépasser deux pages, il doit aussi être clair, rapide à lire et synthétique.
Enfin, pensez à y inclure une annexe qui expliquera qu’elles sont vos mesures de réussite. En effet, cela garantira la conformité de votre travail.
Bien rédiger un projet
Pour rédiger votre plan de charge projet et ne rien oublier, vous pouvez vous aider de la méthode QQOCQP. En effet, cet acronyme (Quoi ? Qui ? Où ? Comment ? Quand ? Pourquoi ?), vous aidera à rester dans l’aspect concret de votre mission.
Voici une petite explication :
Quoi ? Il s’agit là de faire la liste des actions à réaliser. N’allez pas trop dans le détail, mais sachez identifier les actes à poser. Également, vous pouvez essayer de les prioriser.
Qui ? C’est là que vous attribuez les tâches à chaque responsable de celle-ci. Inscrivez aussi qui communiquera sur les résultats. N’oubliez surtout pas d’analyser le taux de charge de chacun et de bien répartir le travail.
Où ? Ce n’est pas une question toujours nécessaire. Mais dans le cas d’un travail multisite à distance, cela peut se révéler utile et donner plus de visibilité aux intervenants.
Comment ? Analysez les ressources dont vous disposez, que ce soit de manière économique ou humaine. Aussi quels sont les process et leurs délais. En effet, afin de planifier au mieux, vous devez connaitre tous les aspects de votre projet.
Quand ? C’est la question cruciale du projet. C’est en y répondant que vous pourrez affecter les ressources de manière claire et précise. Tenez compte impérativement de vos jalons et livrables. Pour cela, Nutcache est très adapté.
Pourquoi ? Vous devez aussi rappeler le contexte. Quels sont les buts de votre plan de charge projet, mais également ceux du projet en lui-même. Cette étape est notable, car elle permet de donner un sens au travail passé et à venir.
En plus, vous devez chercher à expliquer les objectifs de chaque action. Rédigez votre charte de projet avec Nutcache et bénéficiez de plusieurs outils d’aide. 
Pour conclure sur le plan de charge projet
Quelle que soit la manière dont vous décidez de mettre en forme votre plan de charge projet, n’oubliez pas d’y faire contribuer vos équipes. En effet, comme c’est un outil très performant de pilotage projet, vous devez lui accorder toute votre attention. Ainsi, il doit être au plus proche de la réalité du terrain et ne doit pas constituer une note d’intentions.
Avec ses options avancées et sa grande adaptabilité, Nutcache est le logiciel de gestion préconisé pour réaliser votre plan de charge projet. Faites un essai gratuit dès maintenant.
