Le changement est omniprésent en entreprise, qu’il soit immédiat ou étalé dans la durée, imposé ou sur la base du volontariat. Tout évolue très vite dans la société actuelle, et l’entreprise doit en permanence se remettre en question si elle veut rester compétitive face à ses concurrents. Mais il n’y a pas de place pour l’improvisation. La conduite du changement en entreprise doit être faite avec méthode et pédagogie, sans quoi, il sera très difficile de vaincre la résistance naturelle au changement.

 

Comment définir la gestion du changement en entreprise ?

Qu’il s’agisse d’un nouveau projet nécessitant la création d’une nouvelle équipe ou le regroupement de personnes, de la fin d’un projet nécessitant une nouvelle répartition des ressources, d’un déménagement ou encore du remplacement ou de la diffusion d’un outil dans toute l’entreprise, les implications pour les salariés peuvent être nombreuses. Ces modifications des habitudes, des outils ou même du lieu de travail ne sont pas anecdotiques et ont souvent un impact fort sur les personnes concernées.

Une erreur bien trop souvent rencontrée est de ne prendre en compte que les aspects techniques, au détriment des aspects humains. Si n’importe quel problème technique peut être résolu ou au pire contourné, ce n’est pas le cas des problèmes humains. La résistance au changement est naturelle, et sans un accompagnement et un pilotage du changement, elle peut vite se transformer en blocage.

Partir d’une situation A pour aboutir à une situation cible B nécessite une gestion particulière. Une situation d’insatisfaction est souvent à l’origine d’un processus de changement ou d’évolution dans une entreprise. L’objectif de la conduite du changement en entreprise est de prendre en compte les origines de l’insatisfaction et de les éliminer de façon à se retrouver au final avec une amélioration.

Il peut s’agir de renforcer une équipe avec l’arrivée de ressources supplémentaires, accompagnées pour une meilleure intégration, ou encore de faire déménager une entreprise entière répartie sur plusieurs localisations géographiques pour rassembler l’ensemble du personnel sur un seul site. Que le projet soit petit ou grand, qu’il nécessite de petites modifications ou de grands bouleversements, la gestion du changement est là pour faire en sorte que tout se passe bien.

Pourquoi mettre en place une conduite du changement en entreprise ?

La conduite du changement permet non seulement de vaincre les résistances, mais également de détecter les besoins en amont. La remontée des insatisfactions des équipes et leur prise en compte est une étape importante. La mise en place des changements d’organisation, de localisation ou des outils ne peut pas s’improviser.

Imaginez qu’une entreprise employant plusieurs centaines de salariés décide pour des raisons techniques ou financières de changer son logiciel de messagerie. Cela ne peut pas se faire du jour au lendemain. Les utilisateurs ont pris des habitudes, qu’ils aiment ou pas la solution en place, ont pu créer des filtres de messagerie, ont un historique, des contacts, des archives…

Il est impératif de bien les informer en amont, d’effectuer des tests, de mettre en place des pilotes, de réfléchir à des outils et des méthodes de récupération des données, emails et contacts du précédent logiciel afin de pouvoir les réintégrer dans le nouveau, et si possible de façon simple et transparente… Ce changement mal géré conduira forcément à un rejet de l’outil à mettre en place et à des sentiments de frustration et d’insatisfaction.

Le pilotage du changement est donc indispensable pour encadrer la migration de la situation courante à la situation cible, et éviter que ne se greffent d’autres problèmes sur une situation qui peut déjà être compliquée. L’équipe en charge de la gestion du changement doit définir clairement les objectifs ainsi que les actions et outils à mettre en place pour assurer la réussite du processus.

La conduite du changement va permettre d’anticiper les résistances afin de déterminer notamment le point faible de la procédure. Il sera également nécessaire de faire une évaluation la plus fine possible des ressources et des charges nécessaires à la réalisation du projet. La communication en interne et en amont est un élément clé. Tous les collaborateurs concernés doivent être informés. Les résistances les plus tenaces naissent souvent du flou, du manque d’informations et des rumeurs. La transparence est de mise. Plus les informations seront disponibles facilement, et moindre sera la résistance. L’idéal est d’impliquer l’ensemble des salariés et de leur proposer de participer au changement plutôt que de le subir. Il faut que les collaborateurs se sentent soutenus et épaulés, et non pas bridés voire même écartés lors du processus.

 

Comment assurer le pilotage du changement ?

Il est impératif d’adopter une méthode de gestion du changement. Il en existe plusieurs comme la méthode Lean ou 5S qui ne sont que deux exemples parmi d’autres. Il est courant de faire appel à une société extérieure spécialisée plutôt que de s’appuyer sur des personnes en interne. Cela peut être une bonne solution pour avoir un regard extérieur à l’entreprise.

Néanmoins, une conduite du changement menée de l’intérieur, par des personnes connaissant bien l’entreprise et son métier, et connues par les salariés, reste tout de même souvent la meilleure solution en termes de coûts et de délais. Mais encore faut-il disposer en interne des compétences et des ressources nécessaires. Ne pas oublier non plus que la conduite du changement peut nécessiter de mettre en place des actions de formations de plus ou moins grande envergure pour faciliter la transition.

Quelle que soit la méthode de gestion du changement en entreprise choisie, elle aura pour but de mettre en place des procédures ayant pour objectif d’éliminer le gaspillage (matériel, financier, humain et de temps), d’améliorer les conditions et l’organisation du travail et au final d’améliorer également la qualité des produits finaux ou des services commercialisés.

L’anticipation est de mise car la mise en place d’une méthode de conduite du changement en entreprise peut être coûteuse, en interne comme en faisant appel à un prestataire extérieur. Chaque méthode arrive avec son lot d’outils permettant d’analyser la situation afin de proposer la meilleure solution. Il faut du temps pour se les approprier ainsi que pour les mettre en place. Le démarrage peut être coûteux, mais une définition claire des objectifs et des enjeux du changement permettra à terme de s’adapter plus facilement aux contraintes et aux problèmes qui ne manqueront pas de surgir au cours du processus. Une vision claire des objectifs pourra être plus facilement partagée et acceptée, et permettra sans doute, avec la méthode appropriée, d’assurer un changement en douceur.

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