De nos jours, la plupart des entreprises mènent plusieurs projets internes ou externes en parallèle, parfois même un grand nombre pour les entreprises de taille importante. Avec la multiplication des projets, qui souvent sont cloisonnés et ne communiquent pas entre eux, il est de plus en plus difficile pour les dirigeants de les suivre. Hors, beaucoup de projets sont confrontés à des dépassements de délais et de budget, et ne réalisent pas les objectifs fixés avec au final une qualité inférieure à la cible.
Comment alors obtenir une vision globale des projets au niveau de l’entreprise afin de mieux piloter l’ensemble ? C’est ici qu’intervient la gestion de portefeuille de projets.
En quoi consiste la gestion de portefeuille de projets ?
Afin de connaître, comprendre et suivre l’ensemble des projets présents dans une entreprise, la gestion de portefeuille de projets a pour objectifs d’identifier et d’évaluer chaque projet, afin de pouvoir ensuite leur donner chacun une priorité. De cette façon, il est plus simple d’appliquer la stratégie décidée pour l’entreprise car les projets les plus emblématiques seront mis en avant, et ceux moins porteurs, en retrait.
Grâce à la gestion de portefeuille de projets, les équipes de gestion et de direction pourront avoir une vue globale et un aperçu de l’ensemble des projets. Il sera alors plus facile de repérer les éventuels projets redondants, d’en supprimer certains et de réallouer les ressources engagées à d’autres plus prioritaires. Il y aura donc une optimisation des ressources, tant financières qu’humaines, par leur répartition et par leur planification.
Des tableaux de bord généraux permettent de visualiser l’ensemble des projets, leurs contraintes, leurs ressources et leurs besoins. Ils constituent donc un précieux outil d’aide à la décision. De même, une vision de la totalité des projets va permettre d’adopter des règles de gestion et des processus communs à tous. La standardisation des processus projets amènera une plus grande efficacité à l’ensemble. Le suivi des projets en sera amélioré, et les décisions d’arbitrage et de pilotage facilitées.
Chaque projet est toujours géré individuellement, avec ses investissements et ses risques. Mais le fait d’avoir un tableau de bord global permet de contrôler et de réduire le risque global. La rentabilité de chaque projet, et de l’entreprise dans son ensemble, est beaucoup mieux mesurée.
Comment mettre en place une gestion de portefeuille de projets ?
Il va naturellement falloir mettre en place quelques outils, notamment un processus de gestion de priorité pour les projets. Pour chaque projet, plusieurs scénarios devront être envisagés afin de choisir la meilleure solution et prendre les bonnes décisions. L’estimation des coûts et des marges doit être pris en compte à court et moyen termes afin d’optimiser l’attribution des ressources et de planifier les changements sur les projets de façon globale. Toutes les demandes et les ressources sont centralisées, ce qui permet une optimisation de l’ensemble des projets.
La gestion de portefeuille de projets demande des compétences différentes de la gestion de projet. La gestion d’un projet nécessite des compétences techniques notamment liées uniquement au projet en question. La gestion de portefeuille de projets nécessite quant à elle des compétences en gestion de stratégie et de gestion du risque. L’objectif est que les priorités données aux projets soient dans l’alignement direct de la stratégie globale décidée pour l’entreprise, et non pas uniquement basées sur des critères de coûts et de délais.
Pour conclure sur la gestion de portefeuille de projets
La définition de la stratégie globale de l’entreprise, la connaissance et la gestion de ses projets sont des éléments critiques. Il est impératif pour une entreprise d’investir dans les bons projets sous peine de freiner l’innovation, de ternir son image et de limiter son développement.
La gestion de portefeuille de projets est donc un outil stratégique pour l’entreprise. Elle va permettre un arbitrage des projets afin de mieux suivre les dépenses et planifier les coûts au niveau global. La prise en compte d’éventuelles dépendances entre projets et la suppression des redondances va également permettre une optimisation de la gestion des ressources, en les partageant et en les attribuant aux projets prioritaires qui en ont le plus besoin.
Cette vision d’ensemble est un atout considérable pour l’entreprise, qui peut alors se concentrer sur les bons projets et accroître ainsi sa capacité d’innovation et de développement.
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