Gérer les ressources efficacement est un défi pour toute organisation, mais pour un organisme à but non lucratif comme l’Institut du Nouveau Monde (INM), c’est crucial. En tant qu’organisme à but non lucratif de premier plan qui promeut l’engagement civique et la démocratie, l’INM gère simultanément de nombreux projets avec des ressources limitées. Lorsque le besoin d’une approche plus systématique pour optimiser la gestion du temps travaillé et des projets est devenu pressant, Nutcache est devenu leur solution de prédilection. Explorons ce cas d’utilisation en détail.
La problématique – De quoi l’INM avait-il besoin?
Au fil des années, à mesure que l’INM grandissait, ils étaient confrontés à un défi croissant : gérer plusieurs projets avec un système maison qui ne pouvait plus suivre. Leur besoin le plus urgent était le suivi des heures des employés sur divers projets. Le système de feuilles de temps basé sur Excel existant était limitant, tant en termes de fonctionnalités que de charge administrative qu’il créait.
Après avoir testé divers outils de gestion de projets, l’INM a choisi Nutcache, principalement pour ses capacités de suivi du temps. Cette fonctionnalité a fourni une solution automatisée et robuste qui a aidé à optimiser la gestion du temps travaillé relié aux projets et à simplifier les tâches administratives comme la paie et l’allocation budgétaire des projets.
La solution – Comment Nutcache a aidé l’INM à prospérer
Gérer plusieurs projets avec des ressources limitées n’a jamais été facile pour l’INM. Avec une équipe en croissance et un besoin d’un système plus structuré, Nutcache est intervenu pour résoudre de nombreux défis organisationnels :
- Révolution du suivi du temps : la fonction de suivi du temps de Nutcache est devenue un véritable changement de jeu. Les employés pouvaient désormais suivre leurs heures efficacement, éliminant le besoin de rassembler manuellement les feuilles de temps et permettant aux chefs de projet de surveiller facilement le temps passé sur différents projets. L’allocation de la paie et le suivi des tâches administratives sont devenus beaucoup plus rationalisés, aidant l’organisation à maximiser la gestion du temps travaillé et à réduire les frais généraux administratifs.
- Centralisation des projets : Nutcache a permis à l’INM de commencer à centraliser toutes les informations sur les projets, éliminant le besoin d’outils maison. Cette centralisation a fourni une vue plus claire des affectations des équipes, des charges de travail et des budgets de projet, créant un environnement de travail plus transparent et efficace.
- Processus d’approbation rationalisé : Nutcache a simplifié le processus d’approbation pour le suivi du temps et les mises à jour des projets, accélérant les processus de travail administratifs et réduisant le risque d’erreurs, permettant ainsi à l’INM d’améliorer la gestion du temps travaillé à travers leurs divers projets.
Avantages et résultats de l’utilisation de Nutcache
Depuis l’adoption de Nutcache, l’INM a constaté des améliorations significatives dans ses opérations quotidiennes. Parmi les principaux avantages, citons :
- Amélioration de la facturation et de la gestion du temps : avec Nutcache, l’INM peut suivre systématiquement les heures passées sur les projets, garantissant ainsi une facturation plus précise et une utilisation plus rigoureuse des banques de temps. Cette nouvelle transparence dans le suivi du temps a également aidé l’équipe à prendre des décisions plus éclairées, leur permettant d’optimiser la gestion du temps travaillé pour augmenter la productivité.
- Fonctions organisationnelles structurées : Nutcache a aidé l’INM à structurer ses processus internes, fournissant de meilleures perspectives sur les heures opérationnelles et améliorant l’efficacité générale de la gestion de projet.
- Plans à long terme pour la gestion de projet : bien qu’encore à ses débuts, l’INM a commencé à utiliser les fonctionnalités de gestion de projet de Nutcache pour réduire la dépendance aux outils internes. Ils prévoient de gérer éventuellement tous les plans de travail de projet, les affectations d’équipe et les budgets à travers Nutcache pour une vue plus complète des progrès du projet.
Fonctions préférées de Nutcache
Pour l’INM, la fonctionnalité incontournable est sans aucun doute l’outil de suivi du temps. Cette fonction a résolu des défis de longue date, leur permettant de rationaliser les processus et d’améliorer la rigueur de leur gestion de projet et des suivis administratifs.
De plus, l’INM a commencé à utiliser la fonction de gestion de la charge de travail de Nutcache. Bien qu’encore dans sa phase initiale, l’organisation voit un immense potentiel dans cette fonction pour aider à répartir plus équitablement les charges de travail et anticiper plus précisément les besoins en recrutement.
L’importance d’un outil comme Nutcache
Pour l’INM, un outil de gestion de projet comme Nutcache est essentiel pour prendre de meilleures décisions. Avec le suivi du temps et la gestion de la charge de travail pleinement intégrés, Nutcache offre des informations inestimables sur la façon dont le temps de l’équipe est dépensé, permettant à l’INM de maximiser la gestion du temps travaillé et de gérer efficacement les ressources.
À propos de l’INM
L’Institut du Nouveau Monde (INM) est un organisme à but non lucratif dédié à augmenter la participation citoyenne à la vie démocratique. Les initiatives de l’INM favorisent l’engagement civique et renforcent les liens sociaux, contribuant à l’appréciation des institutions démocratiques. Depuis sa fondation en 2004, l’INM a été reconnu pour ses efforts, y compris en recevant le prix Claire-Bonenfant pour les valeurs démocratiques et l’éducation civique en 2005.
