Si vous gérez une équipe virtuelle, vous n’êtes pas le seul. Les entreprises ont de plus en plus tendance à :
- faire appel à des consultants ou freelancers extérieurs à l’entreprise ;
- à gérer des projets internationaux impliquant des acteurs aux quatre coins du monde.
Gérer une équipe virtuelle peut être un véritable challenge. Voici donc 10 conseils pour gérer une équipe virtuelle avec succès.
1- Bien composer son équipe virtuelle
Tout le monde ne se sentira pas à l’aise dans une équipe virtuelle. Assurez-vous en amont que chaque personne ait la capacité de s’adapter à ce mode de travail. Les compétences relationnelles ont généralement plus importantes dans une équipe virtuelle que dans une équipe classique. Certains tests de personnalité vous donneront quelques indications à ce sujet. Les membres d’une équipe virtuelle doivent être :
- ouverts d’esprits,
- tolérants, notamment vis-à-vis des différences culturelles,
- empathiques,
- autonomes.
2- Définir les bons outils de communication
Vous devez définir des outils de communications communs à l’équipe virtuelle et adaptés à chaque besoin.
Voici les outils principaux à privilégier pour la bonne gestion d’une équipe virtuelle :
Un outil de visioconférence pour les réunions
Il est important d’avoir une webcam pour se rapprocher le plus possible des conditions de rencontre physique et renforcer la cohésion du groupe.
Le téléphone pour les problèmes urgents
Incitez votre équipe à utiliser le téléphone quand il s’agit de régler un point urgent. Cela permet de gagner du temps par rapport aux emails et aussi de créer de meilleures relations au sein de l’équipe.
Un outil de collaboration en ligne comme Nutcache pour communiquer sur l’avancement d’un projet
Les fonctionnalités de planification des tâches, de partage de commentaires et de documents, et de suivi des deadlines permettent de rassembler au même endroit toutes les informations nécessaires à l’équipe virtuelle.
L’email en dernier recours
La gestion de sa boîte mail est la plus grande source de perte de temps de la plupart des gens. Évitez d’envoyer un mail avec 15 personnes en copie si ce n’est pas absolument nécessaire. Par ailleurs, les emails sont plus impersonnels et conduisent davantage à des incompréhensions. Préférez les outils listé ci-dessous pour plus d’efficacité et de relationnel.
3- Organiser des réunions régulières
Il est important de faire des suivis réguliers de l’avancement du projet avec votre équipe virtuelle. Sachez notamment que la notion de temps est complètement différente suivant les cultures.
Un allemand et un indien n’appréhenderont pas une deadline de la même façon! Pensez donc à bien découper les objectifs en sous-objectifs avec des deadlines courts termes.
Et faîtes un point régulièrement sur chacun de ces sous-objectif. Installer une routine, avec une réunion hebdomadaire par exemple, donne une certaine structure au groupe de travail qui rassure et réduit le stress de l’équipe virtuelle.
4- Assurer des heures de travail communes
Les membres de l’équipe virtuelle peuvent se trouver dans différents pays et donc différents fuseaux horaires. Essayez si possible de prévoir un créneau de 3 ou 4 heures durant lesquelles toute l’équipe pourra être en ligne. Réservez ce créneau horaire pour les réunions de suivi et les appels téléphoniques d’urgence.
5- Faire confiance à son équipe virtuelle
Il s’agit ici de laisser la liberté aux membres de l’équipe de réaliser leur travail à leur manière. Évitez le micro-management qui consiste à dire à chacun quelle tâche effectuée précisément.
Préférez une description claire de l’objectif, du travail qui doit être rendu, avec des exemples concrets. Et laissez votre équipe gérez son travail pour aboutir à l’objectif. En un mot, faîtes-leur confiance !
6- Récompenser son équipe virtuelle
Ce n’est pas parce que vos collaborateurs sont loin qu’ils faut oublier de les féliciter. Prenez le temps de féliciter chaque membre lorsqu’il a atteint un petit objectif. Et prévoyez si possible de petites récompenses à chaque succès, pour garder votre équipe virtuelle motivée. Les récompenses ne sont pas nécessairement pécuniaires. Un simple appel téléphonique pour remercier un collaborateur de son bon travail sera vivement apprécié. Vous pouvez aussi lui offrir davantage de responsabilités ou mentionner son travail publiquement lors de la prochaine réunion d’équipe.
Vous savez désormais comment manager une équipe virtuelle. Ces quelques pratiques sont faciles à mettre en place. Testez-les dés aujourd’hui !
