Avec le télétravail, la gestion de projet en ligne peut sembler plus complexe qu’à l’habitude. En effet, une équipe dispersée est assurément un enjeu supplémentaire. La solidarité que l’on trouve généralement dans un bureau est plus difficile à bâtir une fois chacun dans son espace. Après plusieurs mois à restreindre les relations interpersonnelles à des discussions virtuelles, la connexion est plus ardue. Sans oublier que chacun vit ses propres défis et qu’il est difficile d’avoir un équilibre entre la vie professionnelle et privée puisqu’il n’est pas possible de les associer à des environnements différents.
Investir dans un logiciel tout-en-un
Pour commencer, votre projet doit avoir des bases solides. Pensez à dresser un budget, à identifier les tâches, à planifier votre calendrier et prévoyez les ressources nécessaires. Le chargé de projet doit avoir une vue d’ensemble même s’il ne peut pas compter sur de multiples rencontres en personnes. Effectivement, bien qu’il soit plus difficile de recueillir tous les détails pertinents par échange virtuel, la cueillette d’informations est essentielle à la réussite de votre projet. En centralisant les données sur une seule plateforme de gestion, l’équipe est sur la même longueur et vous évitez bien des oublis. En effet, si chacun fait sa propre logistique, vous risquez d’omettre des subtilités importantes tout en perdant du temps à répéter l’information dans plusieurs réunions.
Afin de minimiser les risques d’erreurs, investir dans un programme de gestion tout-en-un est idéal. Un logiciel tel que Nutcache vous permet de suivre votre projet du début à la fin. Vous pouvez construire le schéma de votre projet, établir les budgets, faire l’attribution des tâches, travailler avec un diagramme de Gantt, planifier des alertes, suivre la progression de l’équipe, surveiller les dépenses et facturer vos clients. Vous êtes tous gagnants.
L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet est un peu comme l’usage d’une boîte de repas prête à préparer. Elle contient vos ingrédients ainsi que les instructions d’une recette facile à suivre. Le temps de préparation est déjà calculé et le risque d’erreur est considérablement réduit. Une fois votre repas prêt, vous être assurés d’être satisfaits! Vous connaissiez les étapes, vous étiez conscient du temps à prévoir et vous aviez les outils nécessaires. Les images fournies vous ont permis de visualiser le parcours et l’objectif. C’est le même principe avec un diagramme de Gantt.
La gestion d’un projet n’est pas bien différente. Les membres de l’équipe ont tous besoin de connaître les détails pertinents. Pour cela, assurez-vous que l’information est centralisée et partagée à chacun. Vos collègues doivent avoir en leur possession tous les outils nécessaires à leur travail. Ainsi, vous sauverez tous du temps en évitant de créer des documents et des systèmes de suivis. Vous devez avoir un flux de travail efficace afin de respecter les délais établis avec vos clients.
La communication est essentielle
Bien qu’un bon logiciel de gestion soit un facteur majeur dans votre réussite, la communication joue également un rôle important. Entre les vidéoconférences et les courriels, il vous faut trouver un système d’échange efficace et optimal. Vous ne devez pas partager moins d’informations, vous devez le faire de manière intelligente.
Par exemple, il est pratique d’établir des priorités et des objectifs quotidiens lors de votre réunion matinale. Cela vous assure que tous les membres de l’équipe travaillent dans le même sens. D’ailleurs, c’est en abordant la journée de façon positive que l’énergie du groupe le sera à son tour.
Également, gardez en tête qu’il est plus facile de gérer un projet lorsque chacun peut se voir. Ainsi, ne négligez pas la planification de vidéoconférence. C’est en établissant un contact visuel et en discutant de manière amicale et décontractée que l’esprit d’équipe se développe. Si la relation entre vos collègues est solide, vous serez tous à l’aise de vous adresser l’un à l’autre en cas de besoin. D’ailleurs, plus vos projets évolueront et plus il sera primordial d’avoir des contacts fréquents.
Même si les courriels demeurent indispensables, évitez de surcharger vos pairs. En effet, envoyer trop de messages risque de réduire l’intérêt de vos collègues envers les indications que vous leur partagez. Dans le meilleur des cas, vos échanges doivent être concises et mettre l’information importante en évidence. Soyez toujours clairs quant à vos intentions et aux mesures à prendre. Par ailleurs, la messagerie instantanée peut s’avérer une très bonne alternative si vous devez contacter quelqu’un rapidement.
En conclusion
Gardez en tête que la réussite d’un projet dépend de l’équipe qui y travaille. Si vous gérez un projet, faites comprendre à vos collègues que vous vous souciez de leur bien-être. Un employé qui se sent valorisé sera dévoué à ses tâches.
Nutcache permet à votre équipe d’avoir tous les outils nécessaires dans l’accomplissement de leur travail. Centralisez l’information et réduisez la pression reliée à la gestion de projet.
