Récemment, Nutcache s’est entretenu avec Louis-Philippe Lizotte, PMP, directeur des opérations au sein de l’Institut du Nouveau Monde (INM) afin de discuter suivi du temps et autres défis liés à la gestion de projet. Bref, découvrez comment l’INM a relevé les défis de la gestion de projet et amélioré la prise de décision avec les solutions de Nutcache, menant à un processus plus efficace et structuré.
1) Comment était la situation dans l’entreprise avant que vous n’utilisiez Nutcache? Quel problème spécifique tentiez-vous de résoudre lorsque vous avez commencé à utiliser Nutcache?
L’Institut du Nouveau Monde est un organisme sans but lucratif et nous devons faire beaucoup avec peu de ressources. Bien que nous soyons une organisation qui fonctionne avec de nombreux projets en simultanée depuis plusieurs années, nous n’avions pas consolidé nos outils de gestion de projet et nos pratiques. Nos moyens limités nous ont amenés à créer des outils maison pour gérer nos projets et notre organisation. Toutefois, avec l’augmentation de la taille de notre organisation et de notre équipe, il devenait nécessaire de se structurer davantage.
Notre besoin le plus important : comptabiliser de façon efficace les heures réalisées sur les différents projets. La feuille de temps maison sur un fichier Excel ayant clairement démontré ses limites, nous souhaitions une solution plus robuste et systématique pour suivre les heures réalisées sur et en dehors des projets. Après quelques essais sur d’autres logiciels, nous avons découvert Nutcache. C’est donc la fonctionnalité de suivi du temps qui a d’abord retenu notre attention, permettant d’automatiser le suivi des heures de projet (plus besoin de rassembler des dizaines de feuilles de temps pour avoir un état de la situation sur les projets en cours) et de faciliter également les suivis administratifs, notamment l’imputation des paies aux différents projets. Tout le processus d’approbation a été aussi grandement facilité avec l’adoption de Nutcache.
2) Qu’avez-vous pu réaliser depuis que vous utilisez Nutcache? Donnez des exemples.
L’usage de Nutcache a permis de régler notre enjeu de suivi du temps. L’information est désormais facilement accessible aux responsables de projet et le suivi est grandement facilité. Cela nous permet d’être plus systématique dans notre facturation et d’être plus rigoureux dans l’usage de nos banques de temps. Nutcache nous a également incité à structurer nos fonctions organisationnelles; nous avons désormais une meilleure connaissance du temps consacré à nos opérations en soutien à la réalisation de nos projets.
Plus récemment, nous utilisons maintenant Nutcache afin de centraliser l’information sur nos projets. Nous souhaitons tirer profit des fonctionnalités de gestion de projet qu’offre Nutcache pour limiter la création et l’usage d’outils de gestion de projet « maison ». À terme, nous espérons pouvoir créer les plans de travail de l’ensemble de nos projets directement dans Nutcache, avoir un regard plus précis sur les affectations et les charges de travail de l’équipe et pouvoir se fier uniquement sur Nutcache pour la gestion budgétaire de nos projets.
3) Quelle est votre fonctionnalité préférée de Nutcache?
Le suivi du temps en premier lieu, car cela a répondu à un enjeu que l’INM traînait depuis plusieurs années. Bien que nous ne l’utilisons pas encore pleinement, la fonctionnalité de suivi de la charge de travail paraît très prometteuse et avoir beaucoup de potentiel pour assurer une répartition adéquate des charges de travail.
4) Pourquoi avez-vous choisi les fonctionnalités ci-dessus? Quels sont les avantages que vous et votre entreprise tirez de leur utilisation?
Le suivi du temps, car cette fonctionnalité a produit des gains d’efficacité immédiat : plus simple de remplir les feuilles de temps qu’auparavant, plus facile pour les responsables de projet de faire le suivi de leur projet et une plus grande rigueur dans le suivi administratif et comptable de l’organisation. Bien comprendre comment notre équipe utilise son temps, nous permet de prendre de meilleures décisions au final.
La charge de travail est un casse-tête permanent. Les projets sont multiples, de durées variables et suivent des rythmes de mise en œuvre complètement différents. Il devient difficile de bien anticiper les charges de travail. Nous croyons que cette fonctionnalité, une fois bien implantée, nous permettra de faire un suivi plus efficace des affectations, de mieux gérer la charge des membres de notre équipe et de nous aider à prendre les décisions en matière de recrutement.
À propos de l’INM:
L’Institut du Nouveau Monde est une organisation indépendante et non partisane qui a pour ambition d’accroître la participation des citoyennes et des citoyens à la vie démocratique.
L’action de l’INM a pour effet d’encourager la participation citoyenne et de contribuer au développement des compétences civiques, au renforcement du lien social et à la valorisation des institutions démocratiques. L’équipe de l’INM est animée par la conviction que la participation citoyenne renforce la démocratie.
Fondé en 2004, l’INM est lauréat en 2005 du Prix Claire-Bonenfant du gouvernement du Québec pour les valeurs démocratiques et l’éducation civique. L’INM organise chaque été une École de citoyenneté pour les jeunes (cette activité a été désignée en 2010 comme l’une des trois meilleures pratiques d’éducation civique au Canada par l’Institut pour la citoyenneté canadienne, et elle est reconnue par la Commission canadienne de l’UNESCO). L’idée de l’Institut du Nouveau Monde remonte au printemps 2003 et elle émane d’un groupe d’universitaires.
