Dans la culture du travail d’aujourd’hui, il est presque impossible de réaliser nos tâches sans au moins une solution technologique. Les programmes, outils et applications ont été créés pour faciliter la vie des personnes et des entreprises, et ils le font très bien. En fait, certains deviennent même des méthodes indispensables pour augmenter la productivité au travail, les niveaux de collaboration et la réussite globale de l’entreprise.
Dans cet article, nous présentons 7 outils ayant fait leurs preuves en matière de performance, de dévouement et d’utilisation intelligente du temps au travail. Ils offrent des fonctionnalités qui peuvent aider les équipes concernant des aspects importants tels que la planification des taches, les rappels, les réunions, les appels, la communication, l’accès aux informations et bien plus encore.
7 outils pour améliorer la productivité au travail
Nous commençons notre liste avec cet outil qui a gagné en popularité ces derniers temps. Slack est une application de messagerie pour les entreprises qui rassemble tous les membres, messages et fichiers liés à des sujets spécifiques en un seul endroit, améliorant ainsi la collaboration et la productivité au travail. L’aspect le plus innovant de Slack réside dans ses espaces organisés appelés « canaux/tâches » et le fait qu’il est possible d’en créer un pour chaque secteur différent de l’entreprise. C’est pourquoi Slack est un bon candidat pour être le point central de tout projet et toute communication entre les équipes.
Une autre fonctionnalité utile est l’outil « Rappel » : vous tapez « /rappeler » dans une des tâches et ajoutez ce dont vous souhaitez vous souvenir, puis Slackbot vous alertera le moment venu, aidant les utilisateurs à effectuer ces tâches et à respecter les délais. Enfin, il convient de mentionner la fonction d’appel audio et vidéo, qui permet de gagner du temps en vous permettant de rejoindre un appel avec jusqu’à 15 personnes sans avoir à passer de Slack à d’autres plateformes.
Une enquête menée en 2015 par l’entreprise a révélé que les équipes utilisant Slack ont déjà obtenu d’importants résultats : une augmentation de 32 % de la productivité de l’équipe, une réduction de 48,6 % de l’utilisation des e-mails et une réduction de 25,1 % des réunions. Ce que nous pouvons interpréter à partir de cela, c’est que Slack rationalise la communication, a un grand potentiel organisationnel et facilite l’intégration, optimisant le temps et les performances des membres de l’équipe.
En raison de la distance sociale imposée par la Covid-19, de nombreuses entreprises ont eu recours à des réunions/appels en ligne via des outils tels que Zoom, Skype ou Google Meet. Et bien que ces plateformes soient excellentes, d’autres options ont gagné en popularité pour leurs appels à distance innovants et repensés. Spatial Chat était l’un d’entre eux. La raison? Cette plateforme permet la création de salles « à thèmes » pour des réunions en simulant des scénarios inspirés d’un vrai bureau.
Spatial semble être beaucoup plus orienté vers les équipes que les autres applications d’appel vidéo, car il permet à l’utilisateur de voir ses collègues (sous forme d’avatars) dans des salles personnalisées avec des objets tels que des ordinateurs, des tableaux, des graphiques, entre autres. Il est également possible de partager des modèles 3D, des projets, des vidéos, des images et des pdf en 2D au sein de la plateforme. Et le meilleur : tout peut être simulé virtuellement, c’est-à-dire qu’il est possible de changer de siège, par exemple. À la fin d’une réunion de travail, vous pouvez toujours profiter d’un happy hour dans l’environnement spatial.
Cet outil peut rendre les réunions plus productives pour les équipes à distance car il apporte un environnement dynamique, évitant la sensation de lenteur et inintéressante que peuvent avoir les plateformes d’appel vidéo traditionnelles. Dans un espace virtuel, les gens peuvent former des groupes pour des conversations sur différents sujets, les avatars peuvent se déplacer librement entre les groupes ou former de nouveaux groupes, entrer dans des salles pour avoir une conversation privée ou même prendre une pause-café dans l’équivalent d’une tasse numérique.
Si vous avez besoin d’une alternative simple et rapide au chat et aux appels, Whereby est le moyen le plus simple de le faire – pas besoin d’installer des applications ou des logiciels. L’avantage est que vous pouvez choisir votre URL personnalisée et participer à l’appel via votre navigateur, que ce soit sur votre téléphone portable ou votre ordinateur, en un seul clic.
Mais la fonctionnalité vraiment innovante est celle des « groupes de discussion », parfaits pour organiser des cours, des événements et des ateliers efficaces, d’autant plus que vous pouvez utiliser l’intégration YouTube de Whereby. En matière de productivité au travail, tout gain de temps peut faire la différence. Ainsi, un outil qui rend les appels ou les réunions moins compliqués est un grand atout pour n’importe quelle équipe, car les personnes n’ont pas à se soucier des détails techniques comme la création de comptes, le téléchargement d’applications ou même la recherche de l’endroit où l’appel sera passé.
Gérer votre temps de manière stratégique mais efficace est essentiel en matière de productivité. Vous devez profiter de vos pauses disponibles pour effectuer autant de tâches que vous le pouvez ou atteindre autant d’objectifs que possible. Mais au lieu de perdre votre temps précieux pour créer différents messages ou remplir différents destinataires, MailChimp fait le travail pour vous. Il est conçu pour générer des listes de contenus avec différentes intentions, créer et envoyer des messages et également obtenir toutes les données d’engagement pour vous aider à identifier les habitudes et les actions de vos contacts.
L’une des fonctionnalités de MailChimp est son assistant d’analyse, il peut vous donner des commentaires sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, en temps réel, pendant que vous écrivez. Il peut vous guider avec le comptage de mots et de caractères, la ponctuation ou l’utilisation d’émojis. Ces détails vous aideront à établir un engagement initial et à le maintenir, et vous recevrez des recommandations sur la prochaine meilleure action à prendre.
Ainsi, si votre productivité au travail dépend de l’envoi de messages affirmés (notamment aux équipes marketing ou commerciales), MailChimp peut être le partenaire idéal, car vous vous assurerez que votre communication suit les meilleures pratiques, la rendant encore plus puissante, efficace et économique au fil du temps.
Evernote est une application qui nous permet de stocker toutes les informations, telles que des notes, des liens Web, des fichiers, des documents texte ou des feuilles de calcul. Toutes ces données et documents peuvent être enregistrés et organisés dans l’application. Non seulement cela, mais les utilisateurs peuvent également trouver n’importe quel contenu de manière très simple, car il permet des recherches complètes et dispose d’un système de catégories efficace.
Il est idéal pour rédiger des idées, créer des listes de contrôle, noter des informations et les garder disponibles à tout moment. La fonction de création de notes vous permet d’insérer des documents numérisés et des images, afin que toutes vos idées puissent être écrites et illustrées pour une meilleure compréhension de votre contenu. En fait, l’organisation est assez simple, contenant essentiellement des cahiers et le système de catégories, ce qui permet de minimiser le temps que vous passez à chercher ce que vous voulez.
Evernote est un excellent atout de productivité au travail car il réduit le temps que vous passez à rechercher des informations, vous permet d’enregistrer rapidement des idées pertinentes et des détails visuels importants pour d’autres références futures. C’est également un moyen pratique de préparer et de stocker des documents, en concentrant une grande quantité de données en un seul endroit.
Coggle est un outil de cartographie mentale numérique qui peut être utilisé pour faciliter le brainstorming en le concentrant dans un emplacement central et en ligne. Il est conçu pour permettre aux individus de prendre des notes, de réfléchir à des idées, de visualiser les liens entre les concepts et de collaborer les uns avec les autres. Coggle offre aux utilisateurs un moyen clair de partager et de comprendre des informations complexes tout en les simplifiant. À l’aide de la cartographie collaborative d’idées, vous pouvez réfléchir en temps réel, ajouter des références et, une fois terminées, utiliser des cartes mentales comme documents.
Cette technique est particulièrement utile pour les idées qui nécessitent une réflexion créative et critique, car elle facilite la libre association et la liaison de texte, d’images et de vidéos en un seul endroit pour former des ressources riches pour travailler au sein d’un projet. Tout cela vous aidera à créer, discuter et surtout visualiser des informations pertinentes pour des projets ou des tâches en moins de temps.
La cartographie mentale est une méthode qui peut aider à la collaboration en temps réel, à la création de calendriers, à la visualisation des concepts et au développement d’idées au maximum. Par exemple, lorsque nous décomposons un projet en étapes plus petites, nous pouvons obtenir un aperçu de ce qui est prioritaire, de ce qui manque et de ce qui doit être fait. Avec ces informations en tête, il est plus facile de commencer à travailler sur les éléments qui comptent vraiment.
Nutcache est un outil de gestion de projet interfonctionnel qui vous permet d’augmenter la productivité au travail en permettant la collaboration d’équipes, le suivi du temps, le suivi de projet et la gestion des tâches. Nutcache aide les équipes à mener à bien leurs projets dans les délais et le budget impartis. Parmi les nombreuses fonctionnalités de l’outil, celles évoquées ci-dessus sont fondamentales en matière de productivité.
La plateforme permet aux entreprises d’organiser les tâches en fonction de l’urgence d’exécution, de prendre en compte les budgets afin de ne pas dépasser les coûts et de rester en contact avec les employés et les clients pour les mises à jour et les discussions à propos des projets. Toutes ces caractéristiques et fonctionnalités permettent aux utilisateurs de consacrer plus de temps et d’effectuer plus de tâches, car le cycle de vie du projet est déjà défini, toutes les informations sont disponibles en quelques clics et l’utilisateur peut documenter chaque étape terminée, concentrant ses efforts pour passer aux prochains objectifs.
En choisissant Nutcache, l’utilisateur optimise ses tâches quotidiennes, y compris celles à faible priorité, pouvant utiliser ce temps pour effectuer le travail le plus important. Nutcache peut aider les utilisateurs à gérer le suivi du temps et la génération de factures plutôt que de consacrer leurs efforts à créer leur propre facture avec Microsoft Word.
Avoir un logiciel pour simplifier le processus de travail permet d’effectuer plus de tâches dans le même laps de temps. Cela ne s’arrête pas là, les missions qui sont plus complexes et nécessitent une réflexion plus stratégique n’auront pas à rivaliser avec des activités simples mais obligatoires. De cette façon, en plus de la productivité, il est également possible d’obtenir de plus grands résultats.
3 conseils en prime
Pour certaines personnes, une fois qu’elles entrent dans un état de concentration, elles sont alors capables de tout exécuter parfaitement. Mais généralement, les mêmes personnes ont du mal à rester dans cet état plus de quelques minutes. Si c’est le cas pour vous, nous avons un outil parfait et simple à vous recommander : TomatoTimers. Il est inspiré de la technique Pomodoro, dans laquelle une personne travaille en sprints de 25 minutes avec une concentration totale, puis prend une pause de 5 minutes entre chaque sprint.
L’outil est une minuterie personnalisée facile à utiliser pour la méthode Pomodoro qui vous aide à augmenter votre efficacité et à suivre votre temps. Les utilisateurs établissent une liste de tâches, y travaillent pendant la période chronométrée et après chaque sprint, TomatoTimers leur permet de marquer ce qu’ils ont terminé dans la liste d’activités précédemment définie pour enregistrer les progrès. Il a tout ce qu’est la productivité : une utilisation intelligente du temps, la concentration, l’exécution des tâches et, bien sûr, la réalisation des objectifs. Les TomatoTimers peuvent être un grand atout pour une équipe ou un membre qui a des difficultés à se concentrer ou qui a besoin de faire des pauses occasionnelles pour rester productif.
Un autre problème courant est que bien que la technologie ait facilité les processus et que la culture du travail évolue rapidement, nous sommes toujours confrontés à des tâches bureaucratiques, en particulier en ce qui concerne la documentation. Dans cet esprit, nos deux derniers conseils bonus pourraient être essentiels pour optimiser à peu près tous les besoins nécessitant de la paperasse. Et nous savons tous à quel point ces tâches administratives peuvent interférer avec l’utilisation de notre temps limité pour être vraiment productif.
Le premier est Docusign. Il permet aux utilisateurs d’augmenter l’efficacité opérationnelle et de réduire le temps nécessaire pour préparer, envoyer et signer des documents. Docusign affirme que les clients constatent régulièrement des gains de productivité immédiats, réduisant de 90% le temps nécessaire à la préparation de la documentation.
Notre deuxième suggestion est Camscanner, une application gratuite qui examine et aide à organiser tout contenu physique que l’utilisateur souhaite conserver au format numérique, il peut s’agir d’un document, d’un contrat, d’un travail universitaire, entre autres. Ces documents peuvent ensuite être enregistrés au format PDF ou JPG et partagés avec d’autres, via les réseaux sociaux ou par courrier électronique.
Imaginez le temps que vous perdriez si vous deviez numériser manuellement chaque papier dans une imprimante et passer par plusieurs étapes pour le partager avec différentes personnes ou canaux ? Tout le contraire de productif, n’est-ce pas ?
Conclusion
Au cours de la dernière décennie, la société a franchi des étapes importantes dans le développement de solutions pour faciliter toutes sortes d’aspects de nos vies. En fait, certaines personnes émettent encore des réserves ou ne connaissent pas la technologie, mais la plupart d’entre nous sont ouverts à découvrir les merveilles qu’elle peut apporter à nos tâches quotidiennes, surtout lorsque nous parlons de nos routines de travail. La vérité est que l’utilisation d’outils numériques tout en faisant notre travail est inévitable, mais nous sommes libres de choisir quelle solution fait partie de notre quotidien et comment elle peut affecter notre productivité et améliorer nos réalisations.
