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Vous ne savez pas combien de temps vous consacrez aux activités de votre entreprise? Vous rencontrez toujours des problèmes pour facturer vos clients? Ou pire encore, vous êtes incapable de prouver la rentabilité des projets sur lesquels vous travaillez? Chez Nutcache, nous comprenons bon nombre de ces problèmes grâce à des années d’expérience et d’échanges avec nos clients, et à chaque nouvelle mise à jour de notre produit, nous comblons les lacunes et surtout, nous prenons en compte les solutions que nos partenaires ont sollicitées dans leurs routines de travail. Si votre entreprise se concentre sur la créativité, le contenu, l’image de marque ou les médias, Nutcache est le meilleur outil de gestion de projet et le plus complet que votre équipe puisse utiliser dans ses opérations quotidiennes, et avec les outils que nous allons vous montrer, vous comprendrez mieux pourquoi de nombreuses agences créatives utilisent Nutcache.

Dans cet article, nous allons explorer certains des outils disponibles pour vous aider à suivre la production et le flux de vos projets Nutcache. Ces fonctionnalités ont été créées spécifiquement pour répondre aux besoins de diverses sociétés, les entreprises de communication et de design en bénéficiant le plus. Il est temps de dire adieu aux nombreux logiciels que votre entreprise utilise et de finalement gagner du temps, de l’argent, et étendre le potentiel de votre équipe avec Nutcache. Découvrons les raisons qui vous feront migrer vers notre solution de gestion de projet. 

Découvrez 5 outils indispensables pour votre agence de contenu, branding ou média :

 

Visualisation et organisation des tâches entièrement personnalisables

Il est très courant que, pour chaque travail ou projet réalisé dans une agence de création ou média, de nombreux utilisateurs soient impliqués pour mener à bien chaque étape du processus. De plus, chaque tâche comporte parfois elle-même des sous-tâches qui font appel à d’autres professionnels. Dans le même temps, différents éléments d’un même projet ont des durées, des dépenses et des budgets variables, ce qui rend difficile le suivi et le contrôle de tout en un seul endroit, mais pas avec Nutcache, comme vous pouvez le constater :

Grâce à nos tâches, vous (ou votre chef de projet) pouvez déléguer le travail, constituer l’équipe impliquée, décrire ce qui doit être fait, en plus de configurer des sous-tâches et des listes de contrôle avec différentes personnes responsables et des délais. Et ce n’est pas tout : vous avez toujours à portée de main une vue détaillée des activités réalisées dans le cadre d’une tâche – par exemple, chaque fois que quelqu’un marque une étape comme terminée ou commence une nouvelle étape – en plus de vérifier toutes les entrées de temps enregistrées par les membres de l’équipe dans la tâche et un état détaillé des dépenses dans ce projet.

Quelque soit le flux de travail de votre entreprise, vous pouvez définir une date de début et de fin pour la tâche, joindre des fichiers afin que tout le matériel nécessaire soit rassemblé en un seul endroit, définir le niveau de priorité de la tâche, estimer le temps d’achèvement et même définir la valeur métier liée à celle-ci ainsi que les points de complexité estimés de son exécution, qui sont des options importantes lorsqu’il s’agit d’analyser et d’évaluer la rentabilité du projet.

Nutcache dispose également de deux outils très importants pour organiser le flux de travail et aligner les membres d’un projet : les dépendances de tâches et la mise en miroir des tâches. Avec le premier, vous garantissez que, dans le cas où une tâche ne peut démarrer qu’après la fin d’une autre, elles dépendent l’une de l’autre, ce qui garantit que les projets qui doivent être exécutés dans un ordre ne deviennent pas incontrôlables.

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Le second est un excellent outil pour gagner du temps si votre agence de création travaille avec des demandes similaires pour différents clients, car il vous permet de refléter les tâches dans différents projets ou dans le même flux de projet.

Rien qu’avec ces outils, vous pouvez déjà visualiser une routine de travail plus organisée, n’est-ce pas? C’est pourquoi les agences créatives utilisent Nutcache, et nous avons encore beaucoup à vous montrer. Aussi, ne vous inquiétez pas si c’est la première fois que vous vous familiarisez avec la gestion de projet, vous pouvez consulter certaines des bases de ce guide simplifié que nous avons préparé. Continuons, voulez-vous?

Création et gestion des équipes de projets

Avez-vous déjà eu besoin de savoir ou de visualiser ce que fait chaque personne d’une équipe ou quel est le volume de participation de certains membres à un projet? Il s’agit d’une demande extrêmement courante chez les clients de Nutcache : l’un des plus gros problèmes de la routine de travail est de ne pas avoir d’organigramme facilement accessible et visualisable pour comprendre les flux de travail de l’entreprise.

Répondant aux demandes et décryptant les différents besoins, nous avons développé non pas une, mais 5 formes différentes de visualiser vos équipes et le travail que chacun effectue au sein des projets de votre entreprise :

  • Affichage du calendrier
  • Diagramme de Gantt
  • Écran de sous-tâche simplifié
  • Espace de travail individuel
  • Vues tableau et liste à partir du modèle Kanban

Désormais, toute personne impliquée dans le projet ou le chef de projet lui-même peut avoir une vue détaillée des étapes, des dates d’achèvement, des membres responsables, des priorités et de l’état d’exécution complet – et ils peuvent toujours choisir le format qui convient le mieux à leurs besoins parmi les 5 décrits ci-dessus. Incroyable, non? Et ce n’est pas fini!

Budgétisation de projet en temps réel

Vous êtes-vous déjà demandé si une activité, un projet ou une tâche en valait toujours la peine, financièrement parlant, mais vous n’avez jamais pris la peine d’approfondir l’analyse en raison du manque d’outils qui vous permettraient de le faire? Voilà une autre raison pour laquelle les agences créatives utilisent Nutcache : avec notre produit, ce problème est résolu! Nous avons développé une méthode de budgétisation des projets par heures, par montants ou par coûts qui permet une notion à 360º de la rentabilité de tout projet réalisé par votre entreprise.

Maintenant, vous pourrez évaluer si toutes les missions en valent la peine ou s’il est nécessaire de commencer à mieux sélectionner et à choisir les demandes que votre agence accepte. Les clients qui demandent d’importantes modifications ou qui proposent de nombreux formats de contenu différents sont des exemples de problèmes de rentabilité courants, qui nécessitent plus de temps de travail d’équipe et ne s’accompagnent pas toujours d’une augmentation du coût du résultat final.

Avec Nutcache, vous définissez le coût horaire de chaque membre impliqué dans le projet – ce qui est un excellent moyen de réunir des professionnels de différents domaines et niveaux en une seule prestation, des stagiaires aux seniors – ainsi que le suivi du nombre d’heures travaillées par chaque membre en temps réel et déterminer si le coût réel d’un projet est équivalent à ce qui lui est facturé, en veillant à ce que votre entreprise ne perde ni temps ni argent.

Suivi précis du temps pour la rentabilité de l’entreprise

Différentes entreprises ont différents formats de contrats de travail : les honoraires mensuels, les demandes isolées et les contrats par projet en sont quelques exemples. Dans les deux cas, des contrats sont conclus et le coût du produit final est calculé principalement en fonction des heures consacrées aux demandes.

Si vous prenez cela en compte, vous êtes-vous déjà demandé si le nombre d’heures consacrées à chaque demande est toujours conforme à ce qui est prévu dans vos contrats? C’est une préoccupation constante pour les dirigeants et les propriétaires d’entreprise, et cela affecte directement la rentabilité de l’entreprise.

Avec Nutcache, cette analyse est beaucoup plus facile – notre système de tâches dispose d’un suivi précis du temps pour chaque employé impliqué dans les projets et cette visualisation se produit de manière très simple et intuitive par les PDG ou les chefs de projet lors de l’analyse de la rentabilité de la nouvelle entreprise, mais également au moment d’effectuer des ajustements ou des mises à jour contractuelles pour les clients de son entreprise.

Combiné à l’outil de budgétisation en temps réel pour chacun de vos projets, l’accompagnement du temps de suivi permet un bien meilleur contrôle de la production et une affirmation analytique pour toute entreprise qui travaille avec des rapports de productivité. Facile, non? Ajoutez ceci à la liste des raisons pour lesquelles les agences créatives utilisent Nutcache.

Facturation intégrée et sans erreur

Il est temps de parler de l’une des principales idées développées après une écoute active de plusieurs propriétaires d’entreprise et chefs de projet : l’outil de facturation.

Si vous utilisez déjà un outil de gestion de projet, il est probable que vous ayez besoin d’un deuxième outil pour facturer vos clients – nous avons fait une recherche approfondie parmi les concurrents de Nutcache et c’était l’une des préoccupations les plus courantes parmi les professionnels du secteur financier. Avec notre produit, vous avez accès à un système de facturation complet, conçu pour être à l’épreuve des erreurs et totalement intégré aux projets que vous développez dans votre entreprise à l’aide de Nutcache.

Cela permet un meilleur contrôle et plus précis, avec la visualisation de toutes les factures émises, une liste des différents paiements effectués et ceux en attente de facturation, en plus du suivi des devis réalisés pour vos clients. Nutcache propose également une facturation récurrente et la possibilité d’envoyer des rappels aux clients en retard de paiement. Vous en avez assez de payer deux fois le prix d’un outil de gestion de projet et d’un outil de facturation qui ne s’intègrent pas complètement et, de ce fait, ne fonctionnent pas toujours? Alors il est temps de choisir Nutcache pour votre entreprise.

Conclusion

Comme nous venons de le voir, que votre entreprise soit une agence de publicité, de contenu, média ou un studio de design et branding, Nutcache dispose de plusieurs solutions qui vous faciliteront la prospection, l’actualisation et la reformulation des contrats commerciaux.

L’organisation et la visualisation du travail d’équipe à différents niveaux, la réalisation de budgets personnalisés et un suivi précis du temps, combinés à un système de facturation et entièrement intégré font de notre entreprise un allié solide des entreprises en expansion et également consolidées qui exigent une reformulation de la gestion de projet. Vous avez maintenant de nombreuses raisons pour lesquelles les agences créatives utilisent Nutcache.

Vous pouvez compter sur nos solutions, notre équipe de soutien à la clientèle et notre écoute active pour continuer à apporter innovation et praticité afin que le travail soit toujours plus productif, optimisé et intégré dans les différents domaines de votre entreprise.