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5 façons dont un logiciel de gestion de projet peut améliorer votre firme d’architectes

5 minutes

Le musée Guggenheim, le Tokyo Skytree et l’Opéra de Sydney sont des exemples de structures architecturales exceptionnelles. Pendant que nous nous émerveillons devant les géométries majestueuses, nous ne pensons pas aux systèmes de gestion de projet qui donnent vie à ces bâtiments. En fait, toutes les structures architecturales nécessitent une organisation complète, que ce soit pour une maison, un monument ou la création d’un lieu public. Même si la conception est généralement la partie préférée des architectes, la mise en œuvre d’un système de gestion de projet est essentielle. C’est avec une planification complète que les membres d’une firme d’architectes peuvent prendre des décisions éclairées. 

Le domaine de l’architecture exige un haut niveau de précision, une conformité légale complète et un respect des délais. Dans le but de répondre à ces exigences, toutes les personnes impliquées doivent être sur la même longueur d’onde, et cela sur tous les aspects du travail. Un logiciel de gestion de projet comme Nutcache offre plusieurs outils utiles aux firmes d’architecture. L’objectif est de permettre aux équipes de créer et de gérer des projets et cela, peu importe leur taille.

 

La communication pour une meilleure gestion des tâches

Bien que le chargé de projet soit la seule personne responsable de la réalisation d’une certaine partie du projet, il ne travaille jamais complètement seul. Pendant l’avancement des tâches, il est parfois nécessaire de poser des questions et de demander des approbations. Avec Nutcache, il est possible d’interpeller les personnes concernées par des tâches précises en utilisant des @mentions. Cette fonction simple permet de joindre directement les individus souhaités. Une fois la personne interpellée, son nom apparaît en caractère gras. Ainsi, elle peut repérer rapidement le message qui lui est adressé. La mise en pratique de cette fonctionnalité permet, entre autres, d’améliorer les communications et les performances des employés.

Il est également possible de choisir des paramètres d’accès différents pour les membres d’un projet afin de limiter la visibilité ou les actions pouvant être apportées aux tâches. Par exemple, le chargé de projet peut empêcher l’équipe de modifier les délais reliés à une tâche. Dans le même ordre d’idées, le logiciel permet de partager des informations avec les clients tout en ayant des autorisations spécifiques. Ainsi, le client peut voir comment le projet avance sans toutefois connaître les coûts reliés aux différentes tâches. 

 

Les tableaux collaboratifs pour un meilleur travail d’équipe

Pour donner vie à un bâtiment, il faut beaucoup de personnes possédant des compétences diverses. Notamment, un architecte, un architecte de paysage, un designer intérieur, un maquettiste, un géomètre-topographe et un chargé de projet. Un des points les plus importants auprès d’une équipe de conception est la collaboration entre chacune de ces personnes. Travailler sur un projet exige une bonne organisation, une excellente communication et un travail d’équipe remarquable. Cependant, ces points ne sont pas toujours faciles à avoir. Lorsqu’il y a plusieurs individus impliqués sur différentes parties d’un projet, il peut être difficile de se retrouver dans la distribution de tâches. Heureusement, un tableau collaboratif, comme un tableau Kanban, permet à chacun d’être à l’affût de l’avancement du projet.

nutcache kanban

 

Essentiellement, un tableau Kanban permet aux employés de visualiser leur flux de travail à l’aide de cartes, de colonnes, de couleurs et d’autres repères visuels. Chaque carte contient une partie du travail qui est placée sur un tableau composé de colonnes verticales. Celles-ci représentent l’état de la tâche, soit à faire, en cours ou terminé. Ces cartes se déplacent de gauche à droite sur le tableau et cela jusqu’à leur achèvement. L’utilisation d’un tableau Kanban améliore la transparence et la clarté dans le travail de production des équipes d’architecture. 

Un autre tableau qui aide les équipes à s’organiser est le diagramme de Gantt. Il s’agit d’un tableau chronologique qui permet de planifier et de décomposer facilement chaque étape d’un projet. Le diagramme de Gantt est principalement utilisé pour organiser les grandes parties importantes en différentes petites tâches. Celles-ci sont ensuite placées sur une ligne de temps avec les dépendances de tâches et les indices de progression. De cette façon, le travail à effectuer est plus facile à repérer et à gérer. Le plus grand avantage du diagramme de Gantt est qu’il permet de voir quelles tâches dépendent de d’autres et ainsi avoir une indication des éléments qui pourraient ralentir le déroulement. 

 

Le suivi du temps pour de meilleures performances

La fonction de suivi du temps de Nutcache permet d’utiliser un chronomètre sur une tâche spécifique afin de pouvoir facilement comptabiliser chaque minute de la journée. Le suivi du temps peut également être utilisé dans le but d’améliorer les performances de l’équipe. Lorsque les tâches sont terminées, il est possible de comparer l’estimation initiale avec le temps réel de l’opération. Avec ces données, le chargé de projet a une idée de ce qui fonctionne bien et de ce qui peut, au contraire, causer des ralentissements. Avec cet outil, il est également plus facile de fournir des estimations précises aux clients à l’avenir. 

Le suivi du temps pour améliorer les relations avec les clients

Le suivi du temps est l’une des sources les plus fiables et transparentes entre un architecte et son client. Avec le suivi du temps, il est facile de créer un rapport des heures travaillées et de le présenter à tout moment. Le fait d’avoir ces données contribue à établir un lien de confiance avec les clients. En effet, cela permet de voir de quelle façon le travail est facturé et de connaître la progression du projet. Par ailleurs, avec l’outil de suivi du temps, s’il est nécessaire de fournir des mises à jour régulièrement, le chargé de projet peut le faire rapidement. 

 

Le suivi des factures pour éviter les retards de paiement

La fonction de facturation de Nutcache s’intègre parfaitement à Stripe et PayPal, ce qui permet d’accepter les paiements en ligne rapidement et facilement. Ainsi, peu importe la situation du client, il est facile de repérer les retards de paiement et de faire les suivis avec les clients concernés. Il est même possible de surveiller le comportement de paiements de ses clients grâce à une base de données qui contient tous les retards antérieurs.

 

Bien plus encore!

Avec le contrôle des coûts et le respect des délais, Nutcache simplifie la façon dont votre firme d’architectes travaillera. Commencez un essai gratuit dès aujourd’hui ou contactez-nous pour en connaître davantage. 

2021-07-23T15:28:56+00:00

À propos de l'auteur:

Marc fait partie de l'équipe Nutcache depuis les tout débuts de l'aventure. En tant que spécialiste marketing, Marc travaille à stimuler l'engagement, les ventes et à promouvoir l'amour de Nutcache auprès de tous! =)