8 minutes

Les bons produits sont ceux qui gagnent le cœur des personnes qui les créent, les employés d’une entreprise devraient être ses premiers clients et les défenseurs de la marque. S’ils ne les utilisent pas, ne les recommandent pas et ne veillent pas à obtenir le meilleur résultat de performance des produits/services, ils n’atteindront jamais leur plein potentiel. C’est exactement ce que nous croyons et pratiquons chez Nutcache. Alors que nous développons le logiciel, nos propres équipes travaillent avec ses fonctionnalités, c’est pourquoi nous avons aussi une excellente idée de tout ce que l’application a à offrir et comment vous pouvez mieux visualiser vos tâches avec Nutcache, afin de vraiment utiliser vos ressources au maximum.

Maintenant que vous êtes sur la bonne voie, il vous suffira de quelques clics pour obtenir les meilleures vues de vos projets et de l’avancement de vos coéquipiers, ce qui peut réduire le nombre de feuilles de calcul partagées, de conflits de calendrier, de notifications, et de e-mails explicatifs trop longs. Découvrir et explorer ces vues peut vous aider à gagner du temps et à accéder rapidement aux informations. En d’autres termes, vous pouvez dire adieu à ces dix onglets que vous avez ouverts. Jetons un œil à certaines d’entre elles.

Si vous êtes gestionnaire de projet, voici les meilleures vues pour vous :

  • Le calendrier de charge de travail

Le calendrier de charge de travail est une fonctionnalité conçue pour aider les responsables à planifier la charge de travail de leurs employés et à visualiser le temps nécessaire pour accomplir chaque tâche. Cela signifie qu’il est possible d’exécuter une gestion de la charge de travail qui permet aux dirigeants de gérer correctement les affectations des employés, de hiérarchiser les tâches en fonction de leurs capacités, de planifier la répartition du travail et de définir le nombre d’heures de travail quotidien par défaut pour tous les membres au niveau de l’organisation, ou pour chaque membre spécifiquement.

mieux visualiser vos tâches

Lorsqu’il s’agit de superviser le travail, le calendrier fournit une image complète des activités de chacun pour identifier facilement les membres de l’équipe surmenés, afin de déplacer l’activité vers ceux qui ne le sont pas. Les gestionnaires de projet peuvent vérifier tout ce dont ils ont besoin pour comprendre la quantité de travail de chaque membre de l’équipe, identifier les goulots d’étranglement potentiels et ajuster les tâches selon les besoins.

L’écran est divisé en deux sections : la section calendrier – à gauche (1) – et la section des tâches – à droite (2). La première permet aux gestionnaires de projet de visualiser la quantité de travail assignée à quelqu’un pour une période déterminée. Cette vue particulière peut vous aider à identifier facilement la progression du travail, la propriété de la tâche, la surcharge de certains membres et la planification de la redistribution des responsabilités.

La deuxième section comprend toutes les tâches pour lesquelles il n’y a pas de délai ou de membres affectés. Cela donne aux gestionnaires une vue du travail qui reste à faire, des tâches en cours qui doivent être faites et de la planification de nouvelles dates d’échéance.

mieux visualiser vos tâches

 

Et si vous vous demandez à quoi correspondent les couleurs, elles ne sont pas là par hasard. Le schéma de couleurs est destiné à montrer aux gestionnaires de projet le nombre d’heures déjà travaillées : le bleu signifie que moins de 80 % des heures disponibles pour un projet ont été travaillées; orange signifie plus de 80 %; et le rouge indique que 100 % des heures disponibles ont été consommées. Jetez-y un oeil :  

Gérez vos projets gratuitement!

Inscrivez-vous et profitez d'un logiciel gratuit de gestion de projet et de suivi du temps pour vous et votre équipe!

Mais si c’est la première fois que vous entendez parler du calendrier de gestion de la charge de travail, ou si vous avez découvert une fonctionnalité que vous n’aviez jamais utilisée auparavant, vous pouvez consulter ce guide simple et rapide sur la façon de créer votre propre calendrier, de planifier les activités de vos employés et de savoir tout ce que vous avez à y gagner en utilisant toutes les fonctionnalités.

  • Diagramme de Gantt

La fonctionnalité du diagramme de Gantt est disponible pour les abonnements Pro et Enterprise de Nutcache et permet aux dirigeants de planifier, gérer et mieux visualiser vos tâches, leurs projets et leurs dépendances. Il vous donne également la possibilité d’ajuster les tâches du projet en temps réel à partir d’un seul emplacement. En d’autres termes, c’est le moyen idéal de toujours respecter une échéance.

La séquence de temps très intuitive et dynamique du diagramme de Gantt vous permet de :

  • Voir sur quels projets chacun des membres de votre équipe travaille;
  • Ajuster facilement le projet en cas de changement soudain dans la planification;
  • Créer et lier des tâches à l’aide de dépendances;
  • Toujours avoir un aperçu des détails clés et de l’avancement du projet;
  • Décomposer chacune des phases de votre projet et détailler le travail à faire en ajoutant des tâches spécifiques.

Non seulement vous pouvez définir vos échéances et vos dépendances, mais vous pouvez également planifier les dates de début et d’échéance des activités et les revoir ultérieurement. C’est un moyen facile de suivre l’avancement du projet et d’identifier si les tâches sont effectuées dans les délais. Vous pouvez vous assurer que votre projet se déroule comme prévu et vous adapter facilement pour reprogrammer vos tâches.

Un autre avantage substantiel que vous pouvez obtenir de la vue du diagramme de Gantt est l’accessibilité aux informations. Par exemple, vous pouvez facilement identifier ce qui doit être complété avant de commencer toute nouvelle tâche/affectation. Cette information permet à votre équipe de travailler plus intelligemment, plus rapidement et plus efficacement.

  • La sous-tâche simplifiée

Voyons maintenant une toute nouvelle fonctionnalité : la sous-tâche simplifiée! Certes, pour vraiment fonctionner correctement, chaque projet doit être divisé en tâches plus petites et chaque tâche en sous-tâches. C’est le moyen le plus simple d’atteindre les jalons, de progresser et de réduire les frais généraux. Mais il reste tout aussi important de rendre le travail plus gérable que de superviser son développement, ce qui signifie que même les tâches les plus simples doivent être suivies jusqu’à leur achèvement.

 

mieux visualiser vos tâches

Dans cet esprit, Nutcache a développé la fonctionnalité de sous-tâche simplifiée qui illustre le cœur du travail à faire, ce qui vous permet de suivre plus précisément les activités des membres de l’équipe, étant donné que la plupart des tâches sont décomposées en sous-tâches. Le regroupement du travail en sous-tâches permet non seulement de clarifier les responsabilités, mais également de mieux prévoir l’avancement du projet.

Cela vous a plu et vous voulez l’essayer? Voilà comment utiliser la vue simplifiée des sous-tâches : les en-têtes de chaque ligne sont vos tâches habituelles et les petites cartes sous chaque en-tête représentent les sous-tâches. Ensuite, comme toute autre tâche, vous pouvez déplacer ces sous-tâches en fonction du statut de chacune (colonnes).

mieux visualiser vos tâches

Les meilleures vues pour un utilisateur régulier

  • Mon espace de travail

La vue Mon espace de travail a été conçu pour vous aider à mieux visualiser vos tâches et à comprendre rapidement les détails liés aux tâches à accomplir, les délais, les priorités et le niveau d’exécution/d’achèvement du projet. Cela signifie que vous pourrez non seulement voir le travail sous tous les angles, mais cela aidera également votre équipe à être plus précise dans l’attribution des dates, la répartition de la charge de travail et la préparation des délais pour chaque étape critique d’un projet.

 

 

Cette vue permet de voir :

– Le nom de la tâche

– Le nom du projet

– Le nom de la liste des tâches (uniquement disponible avec la vue projet)

– Les étiquettes

La signification des indicateurs

Mon espace de travail affiche les projets actifs et les tâches auxquelles l’utilisateur est affecté. Il indique également la prochaine action à entreprendre, montrant les prochaines étapes du projet. Vous pouvez afficher les informations quant aux projets par dates (échéances, dates d’échéance à venir et échéances générales) et par projet.

Non seulement vous aurez une mieux visualiser vos tâches et de ses détails pertinents, mais vous pourrez aussi les gérer car la fonctionnalité vous permet d’attribuer des tâches aux membres, d’enregistrer des entrées de temps, de définir des dates d’échéance et de modifier le statut des tâches (à faire – en cours – terminé).

  • La vue tableau ou liste

Ces deux vues sont probablement les plus intuitives du logiciel. Ce sont les premiers choix que font la plupart des utilisateurs (qu’il s’agisse d’un gestionnaire de projet ou d’un membre régulier) lorsqu’ils cherchent à afficher des tâches. Les conceptions de tableau et de vue de liste sont inspirées du modèle Kanban, avec des segments « to do », « doing » et « done ».

Dans la vue tableau, chaque tâche devient un post-it numérique et la page principale contient la collection de toutes les tâches, divisées par étape (ou statut). D’autre part, la vue liste contient à peu près tous les mêmes éléments, mais comme son nom l’indique, les tâches sont affichées à travers une liste.

Ces écrans vous permettent de visualiser :

  • Le nom de la tâche
  • Le délai de la tâche
  • Les images attachées à la tâche (uniquement pour la vue tableau)
  • Les membres désignés
  • La catégorie thématique
  • Le niveau de priorité
  • Le temps estimé pour terminer la tâche

La vue tableau:

La vue liste:

Le tableau et la liste des tâches sont un moyen rapide et facile d’obtenir n’importe quelle information en quelques clics, et la plupart du temps ils aident les utilisateurs – qu’ils soient gestionnaires de projet ou membres d’une équipe – à mieux visualiser vos tâches et toutes les étapes du travail, en plus de surveiller ce qui est accompli et, surtout, ce qui reste à venir.

Conclusion

Rien de tel que de trouver des moyens intelligents de travailler avec ce que vous avez sous la main, n’est-ce pas? Il en va de même pour tout outil ou solution que vous utilisez actuellement. Tirer le meilleur parti de ses fonctionnalités vous aidera vraiment à gagner du temps, à rester productif, à mieux analyser et planifier et, par conséquent, à atteindre des niveaux de réussite plus élevés dans votre entreprise.

Chez Nutcache, nous visons toujours à aider les utilisateurs à mieux connaître notre application. En effet, que l’utilisateur utilise les fonctionnalités des plus complexes aux plus simples, celles-ci peuvent contribuer à l’exécution d’un travail de qualité. Nous espérons que ces conseils pourront être mis en œuvre dans votre quotidien professionnel et qu’ils vous permettront de générer des résultats positifs.