Los requisitos básicos que debe cumplir un buen software de gestión de proyectos

Las oportunidades se multiplican, su equipo crece y surgen nuevos desafíos. Independientemente de su área de especialización, para completar sus proyectos es esencial que las tareas se gestionen efectivamente. Felizmente, existen varios programas que ayudan y facilitan el trabajo dentro de una empresa.  

Sin embargo, ya que hay varias opciones disponibles, puede resultar difícil elegir el programa realmente adecuado para sus necesidades. Efectivamente, hacer una lista de las tareas por realizar no es suficiente. Se necesita un sistema que garantice que cada paso se completará de forma puntual. Para lograrlo, usted necesita una herramienta que permita reunir todos los proyectos en un solo lugar, agrupando todas las tareas pendientes en sola lista de tareas; esto le ahorrará tiempo y evitará perder información. El objetivo es elegir un programa que sea accesible para todos los miembros de su equipo. 

Organizar diferentes proyectos con diferentes partes interesadas puede parecer imposible si hay mala organización. Para ganar eficiencia y productividad, a continuación presentamos los requisitos básicos que debe considerar al elegir un software de gestión.

 

Mejor colaboración  

Un buen software de gestión de proyectos debe facilitar y mejorar la comunicación entre los empleados y su gerencia. De esta forma, todos tendrán acceso a las tareas pendientes y que nadie quedará rezagado. Además, ahorrará tiempo y dinero al evitar múltiples intercambios de correo electrónico y reuniones de equipo. 

Asimismo, como todos los miembros son útiles en su organización, el sentido de pertenencia aumentará y, como resultado, la comunicación mejorará. También reducirá el riesgo de no seguir los plazos fijados, ya que las tareas y su duración prevista se establecerán durante la planificación de los pasos. Todos los empleados conocerán sus cargas de trabajo y serán más conscientes de la importancia de cumplir con las fechas de entrega.

 

Asignación eficiente de las tareas

Como se mencionó anteriormente, con un software de gestión, todos los miembros de su equipo podrán ver la carga de trabajo de sus colegas. Así, no perderá tiempo asignando tareas, sino que comenzará a establecer prioridades desde el principio. Además, como ya lo habrá experimentado el año pasado, es aún más difícil gestionar un proyecto si los miembros del equipo trabajan de forma remota. Con una herramienta interactiva, todos tendrán acceso directo a la información.  

Lo importante es garantizar la creación de la obligación, delegarla y prever un tiempo estimativo para la realización de cada tarea.  Así los miembros de su equipo podrán planificar sus horarios y cumplir con sus tareas de forma puntual. Al supervisar el progreso del trabajo de forma continua, podrá anticipar las dificultades de acuerdo con los plazos fijados.

 

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Automatización de tareas repetitivas 

Ya que uno quiere ser eficiente en la ejecución de los proyectos, la posibilidad de automatizar tareas es un gran recurso que tener en cuenta en la selección de la herramienta de gestión. La automatización de tareas repetitivas es verdaderamente muy ventajosa porque ahorra tiempo, reduce el riesgo de errores y disminuye el nivel de estrés en el grupo.

 

Panorama general de las tareas 

Deje de perderse en múltiples hojas de cálculo, cadenas de correo electrónico e innumerables anotaciones en su agenda. Para que la gestión sea efectiva, debe tener una visión holística de la lista de tareas pendientes. Y eso, precisamente, es lo que ofrecen los diagramas de Gantt. 

Estos diagramas le permiten desglosar sus proyectos y ver un resumen del progreso del trabajo. Entre otras cosas, le permiten fijar las fechas de inicio y finalización de cada labor, asignar miembros del equipo a diferentes etapas y establecer las dependencias de cada tarea. 

Gantt chart 

 

Gestión del presupuesto 

Cuanto más pueda reunir los elementos de su trabajo en un solo lugar, más obvio será que necesita estar bien organizado. Algunos programas de gestión pueden facilitar el ajuste del presupuesto para sus proyectos. Permiten gestionar los costos y recibir un alerta en el caso de excederse del presupuesto fijado. Esto hace que sea más fácil garantizar la rentabilidad de sus operaciones. 

Por lo tanto, la posibilidad de generar facturas inteligentes facilita el seguimiento del pago de sus clientes y ayuda a evitar perder el rastro de lo que se le debe. Sin duda, tener todas las facturas en un solo lugar le ayudará a no olvidarse de ningún cliente. 

 

Evolución del proyecto  

La evolución de su negocio es otro elemento crucial que debe considerar.  Aunque establezca sus necesidades según su situación actual, no debe olvidarse de cómo hacer progresar su negocio. Para los equipos pequeños, existen varias opciones gratuitas disponibles que ayudan a mantener los costos bajos sin perder eficiencia. Si bien esta opción es conveniente por el momento, necesitará un programa que siga satisfaciendo sus aspiraciones a lo largo del tiempo. 

Por ello, debe asegurarse de que el programa que elija tenga diferentes versiones que satisfarán sus necesidades cuando su equipo crezca o cuando la cantidad de proyectos aumente.

 

En conclusión, necesitará elegir una herramienta de gestión que le permita ser más eficiente en el desempeño de sus tareas. Deje de perder su tiempo escribiendo correos electrónicos, programando reuniones, armando hojas de cálculo y haciendo listas de verificación. Un buen software como Nutcache le facilitará la vida y satisfará todas sus necesidades operativas. 

Nutcache es una herramienta multifunción que le permite organizar y planificar sus proyectos priorizando las tareas de acuerdo con sus objetivos. Con un solo programa podrá presupuestar su trabajo, facturar sus horas y gastos evitando sorpresas desagradables. Además, también podrá integrar Nutcache con sus herramientas favoritas. Comience su experiencia ahora mismo.

2021-01-28T13:53:10+00:00

About the Author:

As a marketing consultant, Andressa has joined the Nutcache team recently. Based in Brazil, she loves to work with content marketing and business communication to build, create, and establish brand awareness and brand reputation efficiently.