Cómo mantener los proyectos bajo control durante las vacaciones

Las vacaciones suelen ser un periodo festivo durante el cual varios miembros de su organización estarán ausentes durante unos días. Seamos honestos, todos necesitamos un descanso, incluido usted. Las vacaciones son importantes tanto para los empleados como para los empleadores. Un equipo descansado volverá al trabajo motivado y listo para nuevos desafíos. 

Sin embargo, mientras sus equipos y empleados están de vacaciones, es importante garantizar una buena continuidad comercial. De hecho, varias operaciones deben continuar todos los días del año. 

Afortunadamente, es posible planificar unas vacaciones con una estructura funcional.  Además, en nuestra era de la tecnología, hay muchas herramientas disponibles para que las empresas puedan automatizar gran parte de sus operaciones.

 

Planificación

Como empleador, es importante hacer un calendario de vacaciones para registrar todas las ausencias planificadas. De esta forma se evitan sorpresas desagradables de última hora. Idealmente, a principios del otoño usted comenzará a averiguar cuándo piensan los equipos tomarse vacaciones.  

Si sus operaciones comerciales se detienen por completo durante esta época del año, la planificación será mucho más fácil, pero recuerde que debe apartar tiempo para realizar ajustes al regresar. Y si la empresa continúa su trabajo, será bueno saber qué departamento seguirá funcionando. Adelántese y distribuya claramente las tareas entre los miembros de su equipo, ya que cuando hay cambios importantes, como un período de vacaciones, es fácil perder de vista las obligaciones que deben cumplirse. 

Por otro lado, no solo es importante saber quiénes estarán ausentes, sino también conocer las fechas consiguientes que aparecen en sus calendarios. Asegúrese de estar al tanto de las fechas límite para cualquier proyecto que esté en progreso. 

Para asegurarse de que se puedan completar todas las tareas, es importante que todos compartan sus conocimientos con los demás miembros del equipo. Cada persona debe poder identificar a un colega que tenga las mismas habilidades y que pueda completar sus tareas. Esto facilitará la planificación de las vacaciones y sus empleados podrán irse despreocupados.

 

Las herramientas disponibles

Existen muchas herramientas a su disposición que facilitan la gestión. Al prepararse de manera ingeniosa, su equipo confiará en usted y se irá de vacaciones sin sentirse estresado por las tareas acumuladas que les esperarán cuando regresen. Afortunadamente, muchas de sus operaciones pueden automatizarse. 

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En primer lugar, puede planificar sus publicaciones en las redes sociales con anticipación. Es bien sabido que su presencia en varias plataformas es fundamental. Para evitar tener que crear contenido todos los días, se pueden planificar publicaciones futuras. Incluso es posible programarlas con antelación en sus diferentes canales. Tenga en cuenta que existen varias aplicaciones que le permiten programar todo de antemano. De hecho, Facebook, Instagram y YouTube se encuentran entre los medios que ofrecen herramientas de publicación que ayudan a planificar con anticipación. También hay otros recursos disponibles como Hootsuite, Buffer, Later y muchos más. 

Si normalmente envía boletines informativos a sus clientes, sepa que también es posible redactarlos y programarlos de antemano. Hay varias plataformas fáciles de usar como MailChimp y Leadfox. Lo importante es recordar que, incluso si algunos de sus empleados están ausentes, su negocio debe seguir llegando a sus clientes. 

No debe olvidar programar un aviso de vacaciones automático en su solicitud de correo electrónico. Incluso es posible redirigir sus mensajes a la dirección de correo de su colega o empleado que quede a cargo de sus archivos. De esta forma, se asegurará de que sus mensajes sean respondidos en un tiempo razonable y que, en el caso de que todos los empleados se ausenten, el interlocutor reciba una notificación, evitando así crear frustración entre sus clientes. Del mismo modo, no olvide cambiar su correo de voz para que la gente sepa que no estará en la oficina durante unos días. 

Finalmente, tenga en cuenta que varias plataformas le permiten sincronizar calendarios electrónicos dentro de su equipo. Esta es una opción que puede resultar muy útil durante los periodos vacacionales. En efecto, podrá conocer el horario de sus compañeros y empleados y planificar los plazos.

 

Puntos clave para recordar

Recuerde que las vacaciones son importantes para su equipo. Sus empleados estarán agradecidos de poder irse con tranquilidad y volverán aún más motivados. Además, también es fundamental reconocer el trabajo que se realiza a lo largo del año dentro de su empresa. Por ello, piense en planificar una actividad con colegas y empleados para resaltar el esfuerzo y desearles a todos unas felices fiestas. Si no es posible reunirse de este modo, existen varios métodos alternativos. Con aplicaciones como Zoom, puede, por ejemplo, organizar una cena de forma remota o incluso programar una tarde de juegos como el bingo en línea. 

En conclusión, para asegurar el éxito del período vacacional de su empresa y evitar desbordes, Nutcache ofrece varias herramientas de gestión. Por ejemplo, con los diagramas de Gantt tendrá una descripción general de todas las tareas o proyectos actuales. De esta forma, su planificación se realizará de manera eficiente. Con este tipo de método mantendrá una buena comunicación dentro de su equipo y no tendrá problemas de última hora. 

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¡Felices fiestas!

2021-01-04T14:31:15+00:00

About the Author:

As a marketing consultant, Andressa has joined the Nutcache team recently. Based in Brazil, she loves to work with content marketing and business communication to build, create, and establish brand awareness and brand reputation efficiently.