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Gestionar un proyecto en línea puede parecer una tarea abrumadora, especialmente cuando se trabaja de forma remota. Cuando los empleados están esparcidos por el mundo, la desconexión es grande. Prácticamente se pierde el espíritu de «estamos en esto juntos», que define a la cultura oficinista y ayuda a desarrollar el trabajo en equipo, y mucho más ahora que estamos sufriendo de la fatiga que produce el uso de Zoom y la falta de un equilibrio entre el trabajo y la vida privada. No obstante, no hay por qué preocuparse. El éxito de la gestión de un proyecto en línea es posible si se usan las herramientas correctas y se mantiene la buena comunicación. 

Invierta en un software todo en uno

Comience estableciendo las bases del proyecto. Defina el presupuesto, las tareas, el calendario, los departamentos y los recursos que necesita. Recuerde que los gerentes están acostumbrados a crear un panorama general en línea, pero dependen en gran manera de las reuniones en persona para juntar detalles específicos de los miembros del equipo. Esto generalmente ocurre cuando una empresa no está usando una plataforma centralizada. Sin esta, es virtualmente imposible para los demás estar en sintonía. Los miembros del equipo organizan sus departamentos como quieren; la información no se almacena en una ubicación uniforme, puede llevar horas encontrarla y, a veces, ni siquiera todos los que la necesitan pueden acceder a ella. O cuando está en una reunión balbuceando que se podría haber enviado un correo electrónico en lugar de la reunión, luego termina buscándolo entre quinientos correos, y ahí está la razón por la que se hace la reunión.

Todos hemos pasado por eso alguna vez, no se preocupe. Felizmente, existe una solución fácil. Invierta en un software todo en uno como Nutcache, que gestiona un proyecto desde el inicio hasta su finalización. Como gerente, puede usarlo para crear una plantilla de proyecto, elaborar el presupuesto, asignar tareas, visualizar un diagrama de Gantt, establecer alertas, seguir el progreso del personal, realizar un seguimiento de los gastos y facturar a los clientes. A su equipo le encantará. ¿Por qué?

Porque es como un servicio de kit de comida. El kit viene con todos los ingredientes y una receta fácil de seguir. Se eliminan el tiempo de preparación, las conjeturas y el margen de error. La cantidad de tiempo que se ahorra es, obviamente, mucha. Cuando el plato queda listo, usted se siente como un ganador, porque conocía cuáles eran las tareas asignadas, sabía cuánto tiempo le tomaría terminarlas y tenía todas las herramientas necesarias para completarlas. Las imágenes provistas, como si fuera un diagrama de Gantt, le permitieron visualizar el recorrido y la meta. 

Un proyecto en línea es muy similar. Los miembros del equipo necesitan compartir información pertinente de una forma centralizada, transparente y de fácil visualización. Necesitan las herramientas para hacer el trabajo que se les ha encomendado. De lo contrario, pasarán más tiempo preocupándose por crear documentos y controlar los sistemas manualmente que por hacer un seguimiento de los problemas y completar tareas. Esto, en definitiva, conduce a un flujo de trabajo menos eficiente, plazos no cumplidos y un incremento de la frustración. 

La comunicación es clave

Aunque un buen software de gestión de proyectos es un factor importante de éxito, la comunicación también juega un papel fundamental. Es conveniente hacer un uso eficiente de todas las opciones de comunicación: videoconferencias, chat y correos electrónicos. Recalcamos la palabra clave «eficiente». Esto no quiere decir compartir menos información, sino ser inteligente en la manera de compartirla.

Por ejemplo, una muy buena idea es describir las prioridades y los objetivos diarios en una reunión de videoconferencia matutina. Esto asegurará que todos estén en sintonía y establecerá el humor del día. Si afronta el día de forma positiva, su equipo también lo hará.

Es importante tener en cuenta que, aunque podemos gestionar un proyecto sin vernos las caras, no debería ser así. El equipo se fortalece al tener contacto visual y charlar de forma amistosa e informal. Como derivado de tener un equipo con relaciones sólidas, los miembros del equipo no temerán comunicarse entre sí cuando surja la necesidad.  Esto sucederá más a menudo a medida que el proyecto avance.

Los correos electrónicos son, por supuesto, un mal necesario. Pero esté consciente de no abrumar a sus compañeros con demasiados correos, como una forma de protegerse, porque es entonces cuando el correo pierde su fuerza. La gente comienza a ignorarlos cuando les llegan demasiados correos para dar seguimiento. En el mejor de los casos, los correos electrónicos deben ser concisos, resaltar información importante y no enviarse a todo el equipo, a menos que sea absolutamente necesario. Sea claro sobre sus intenciones y medidas propuestas. Los mensajes por chat en línea son una buena alternativa si necesita comunicarse con alguien de forma privada, ya sea para una emergencia o una consulta rápida.

Conclusión

Recuerde que un proyecto exitoso es aquel en el que trabaja un equipo exitoso. Al gestionar un proyecto, comunique a su equipo que usted se preocupa por su bienestar. Un empleado que se siente valorado mostrará dedicación en el proyecto.

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