La gestion de projet en ligne avec Nutcache

Apprenez d’abord à vous familiariser avec l’écran de projet.

Où trouver dans le menu?

1. La création d’un client

Avant de procéder à la création d’un projet, il faut d’abord créer le client auquel le projet sera rattaché.

À l’instar de l’écran projet, l’écran client regroupe toutes les informations pertinentes reliées au client (projets, devis, factures, paiements, etc.).

Où trouver dans le menu?

2. La création d’un projet

Entrez les informations relatives au projet. Seuls le nom du projet ainsi que le client sont obligatoires (1-2). Puisque le devis n’a pas encore créé et envoyé à votre client pour le travail à effectuer, le statut du projet doit être positionné à « Prévu » (3). Lorsque le client aura approuvé le devis, vous devrez modifier le statut du projet et sélectionnez « En cours ». N’oubliez pas de sélectionner l’option Facturable au client (4) afin d’être en mesure par la suite de facturer votre client pour l’exécution du projet.

Au moment de créer votre projet, vous pouvez également en préciser les paramètres de durée (5) et les objectifs financiers prévus (6).

Une fois le projet créé, vous avez accès à tous les onglets qui vous permettent de bien gérer le projet.

3. La création/approbation d’un devis

Après avoir créé votre projet, vous devez soumettre à votre client un devis incluant les tâches que vous prévoyez exécuter ainsi que le taux horaire pour chacune d’entre elles. La création d’un devis se fait à partir de l’onglet « Devis » de l’écran de projet.

La création d’un devis est une opération fort simple avec le ogiciel devis facture Nutcache. Il suffit de définir clairement un descriptif des tâches que vous prévoyez exécuter et à quels taux horaires. Nutcache vous permet de créer directement à même le devis les tâches à effectuer ainsi que les taxes qui s’y rattachent, s’il y a lieu.

Une fois votre devis créé, envoyé puis accepté par votre client, changez le statut du projet pour « En cours ». Si le client refuse votre devis, vous pouvez simplement sélectionnez le statut « Annulé » puis fermer votre projet.

4. L’ajout de membres au projet

Votre devis est accepté, votre projet est créé, maintenant vous devez définir qui seront les membres qui participeront à l’exécution des tâches de ce projet. Pour ce faire, le logiciel de gestion de projet en ligne Nutcache vous offre la possibilité de soit définir votre projet comme « ouvert » ou d’en restreindre l’accès.

Un projet ouvert ou un projet restreint? Quelle option choisir?

Un projet ouvert

  • Projet ouvert à tous les membres de votre organisation
  • Tous peuvent y travailler
  • Tous peuvent comptabiliser des heures travaillées sur ce projet

Un projet restreint

  • Projet dont l’accès est restreint à certains membres de votre organisation
  • Seuls les membres assignés peuvent travailler sur ce projet
  • Seuls les membres assignés peuvent comptabiliser des heures travaillées sur ce projet

Prenons l’exemple d’un projet restreint. L’opération suivante consiste à assigner des membres de votre organisation à votre projet. Seuls les membres assignés peuvent consigner des heures travaillées et accéder aux tableaux collaboratifs en fonction de leurs droits d’accès.

5. L’ajout de tâches au projet

Après avoir défini quels membres travailleront sur le projet, l’étape suivante consiste à ajouter des tâches au projet. Seules les tâches ajoutées au projet peuvent être utilisées par les membres assignés pour consigner des heures travaillées.

6. L’organisation et le suivi d’un projet à l’aide d’un tableau collaboratif

La fonctionnalité collaborative du logiciel de gestion de projet Nutcache vous permet d’organiser et de gérer votre projet à l’aide d’un tableau, de listes et de cartes. Créez votre tableau collaboratif directement à partir de l’écran de projets.

Quels sont les avantages à utiliser un tableau collaboratif pour gérer mon projet?

  • Organisez vos listes pour refléter le flux de travail qui vous convient
  • Ajoutez à vos cartes une variété d’information telle que listes de tâches, heures travaillées, dépenses et pièces jointes
  • Déterminez une date due et un montant estimé pour chaque carte
  • Invitez votre client, ou autres collaborateurs, à commenter les tâches en cours
  • Déplacez vos cartes d’une liste à l’autre en fonction de l’avancement d’un projet
  • Facturez l’ensemble d’un tableau d’un seul clic

7. L’ajout de listes et cartes au tableau

Une fois votre tableau créé, enrichissez-le de listes et de cartes qui reflèteront les tâches à effectuer. Organisez vos listes de façon à ce qu’elles reflètent le travail que vous avez à exécuter.

Créez autant de listes et de cartes que vous avez besoin pour organiser votre travail.

Chaque carte dispose d’une série d’onglets qui vous permettent de:

  • Planifier vos tâches à l’aide de dates due/complétée
  • Définir des listes de sous-tâches
  • Associer des heures travaillées
  • Associer des dépenses reliées
  • Joindre et storer des documents
  • Commenter le travail en cours
  • Parcourir l’activité reliée à la carte

8. La gestion des heures travaillées

Pour comptabiliser le temps passé à travailler sur une tâche, il suffit de démarrer un chronomètre directement à partir de la carte appropriée.

Une fois la tâche complétée, arrêtez le chronomètre. Une fenêtre vous invite à comptabiliser les heures travaillées au nom du membre qui a fait le travail. La fenêtre affiche le nombre d’heures travaillées (1) mais permet également de modifier ces heures dans le cas où le nombre d’heures à facturer serait différent (2).

9. La gestion des dépenses

La gestion d’un projet avec Nutcache englobe également la gestion des dépenses encourus dans le cadre du projet afin de les facturer, s’il y a lieu, à votre client. L’ajout d’une dépense est, encore une fois, possible directement à partir de l’écran projet.

Après avoir cliqué sur le bouton + Dépense, l’écran de gestion des dépenses s’ouvre dans un nouvel onglet. Assignez un code à la dépense, entrez le nom du fournisseur et spécifiez la catégorie de dépense (1). Assurez-vous également que la dépense est liée au bon projet (2) et que la case à cocher Facturable est sélectionnée (3). Enfin, entrez le montant de la dépense (4) puis sauvegardez-la.

Évidemment, au moment de facturer le projet, vous aurez la possibilité d’ajouter à la facture les dépenses liées au projet.

Où trouver dans le menu?

10. La facturation en ligne du projet

Lorsque vient le temps de facturer un client pour le travail effectué, Nutcache vous offre plusieurs options. Vous pouvez, évidemment, facturer la totalité d’un projet en une seule opération en y incluant les heures travaillées et les dépenses encourues.

À partir du menu de gauche, cliquez sur l’option Facturer les projets. Après avoir sélectionnez le client et le projet à facturer (1-2), spécifiez si vous désirez ajouter les heures travaillées (3) et les dépenses à la facture (4). Cliquez sur Créer la facture.

La facture, prête à être transmise au client, s’affichera avec les tâches effectuées et les dépenses reliées.

Il ne vous reste plus qu’à appuyer sur le bouton Sauvegarder et envoyer pour transmettre la facture au client.

Par ailleurs, le logiciel de facturation en ligne Nutcache vous permet également de facturer partiellement un projet en cours en spécifiant une plage de dates précises. Pour ce faire, il vous suffit de définir les dates de début et de fin de facturation du projet (1-2). Les étapes subséquentes sont identiques à celles décrites plus haut.

Si vous utilisez un tableau collaboratif pour gérer votre projet, vous pouvez facilement facturer votre client au fur et à mesure que les tâches sont effectuées. Pour ce faire, il vous suffit de facturer une liste lorsque l’ensemble des tâches (cartes) qu’elle contient est complété.

En regroupant toutes les informations relatives à votre projet en un seul endroit, Nutcache vous permet d’en accélérer la réalisation en créant et en ayant accès aux diverses tâches, aux membres qui travaillent sur le projet, aux tableaux du projet, aux dépenses, factures et pièces jointes, le tout à partir de l’écran de projet comme point central.