Nutcache http://www.nutcache.com/fr Thu, 23 Feb 2017 14:26:51 +0000 fr-FR hourly 1 https://wordpress.org/?v=4.7.2 Anticipez avec une bonne matrice des risques http://www.nutcache.com/fr/blog/matrice-des-risques/ http://www.nutcache.com/fr/blog/matrice-des-risques/#respond Thu, 23 Feb 2017 11:00:10 +0000 http://www.nutcache.com/?p=40831/ La matrice des risques est indispensable en gestion de projet. En effet, dés le début du projet, il faut savoir anticiper les risques qui pourraient survenir. Dès la mise en place de votre travail, il est préférable de vous poser les bonnes questions concernant les problèmes possibles. Anticiper est vraiment nécessaire, car si une difficulté se présente, vous [...]

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La matrice des risques est indispensable en gestion de projet. En effet, dés le début du projet, il faut savoir anticiper les risques qui pourraient survenir. Dès la mise en place de votre travail, il est préférable de vous poser les bonnes questions concernant les problèmes possibles. Anticiper est vraiment nécessaire, car si une difficulté se présente, vous aurez déjà une feuille de route des actions à mener. Pour cela, la matrice des risques est un outil très pratique, vous allez voir ci-dessous, comment bien la constituer.

 

Identifier les différents types de risques et leurs préventions

Vous devez raisonner ainsi : reconnaître les risques, préciser des actions préventives en amont du projet, puis anticiper les corrections possibles, en cas de problème.

Ce qui est inhérent à la gestion de projet

Pour commencer, tout management de projet génère ses propres aléas. Cela peut être une mauvaise répartition du travail, une mauvaise information des équipes ou encore un défaut de communication avec le client.

Généralement, l’action préventive à tenir, sera d’utiliser un logiciel de gestion de projet comme Nutcache. Réellement, celui-ci vous aidera dans l’organisation globale que vous avez à fournir.

La partie juridique

Ensuite, il vous faut penser à ce qui, juridiquement, pourrait handicaper votre projet. Les lois vont-elles changer ? Quelles sont vos relations contractuelles avec toutes les parties en présence ?
Si vous disposez d’un service juridique, vous pouvez, alors, lui demander de se pencher sur ces questions. Également, vous pouvez lui demander une veille ou l’effectuer vous-même.

Qu’en est-il de vos équipes ?

Essayez d’évaluer le temps de travail que vous pouvez demander à chaque personne de votre équipe. Il vous faut, en effet, déterminer de combien de temps complet vous disposez ou bien si ces personnes sont affectées à d’autres tâches. Tout le monde est-il bien positionné sur ses compétences ? Pour anticiper, identifiez des backups, si vous en disposez.

Les risques techniques

Si votre projet comporte une partie technique importante, vous devez vous demander quelles sont vos ressources pour celle-ci. De fait, sachez apprécier les besoins en formation qui pourraient exister. Ciblez les points faibles et corrigez-les.

Tiendrez-vous les délais ?

Enfin, mais c’est le point le plus important, regardez quelles sont les probabilités d’une mauvaise estimation des délais. Accordez-vous, ainsi qu’à votre équipe, une petite marge supplémentaire, en cas d’imprévu.

 

Formaliser votre matrice des risques

Une fois que vous aurez identifié tous les risques de votre projet, vous pourrez élaborer un tableau. Il existe également une méthode plus simple, en colonnes, mais elle ne permet pas de juger de la criticité de la situation.

Répartition en zones critiques

Premièrement, vous allez appliquer un code couleur, très simple, à votre matrice.

  • Pour un risque faible, utilisez du vert,
  • le orange pour un risque bien présent mais gérable
  • et enfin, le rouge pour une position dangereuse.

Aussi, pour attribuer ces couleurs, vous devez inclure la notion de probabilité que le risque survienne. Ainsi, d’un coup d’œil, vous pouvez évaluer ce sur quoi vous devez focaliser en priorité.

Élaborez des réponses aux risques

En ce qui concerne les points verts et oranges : vous pouvez gérer. Mettez des actions préventives en place, puis, le cas échéant, appliquez le plan d’actions correctives, que vous aviez élaboré préalablement. Cependant, il y a plusieurs solutions pour répondre à des problèmes qui vous paraissent critiques (zone rouge).

D’abord, s’il ne vous semble pas du tout possible de faire face, vous pouvez tout simplement abandonner cette partie là du projet. En effet, il vaut mieux refuser une partie du travail, que de mettre en péril tout le projet. Ensuite, vous pouvez choisir d’externaliser le risque, en le transférant à un sous-traitant spécialisé.

Enfin, il y a toujours la possibilité d’accepter la situation avec seulement des mesures préventives. Par exemple, si de par votre expérience, vous savez que cela ne posera pas de problème au client de modifier les délais ou les budgets en cours de route.

Vous le voyez, il est possible d’avoir une vision d’ensemble de la conjoncture d’un projet, grâce à la matrice des risques. Elle donne une image graphique de la situation, réelle et probable. Elle permet aussi de se mettre en position de réduire et de corriger les dérives éventuelles.

Pensez à bien conserver les versions successives que vous réalisez. En effet, cela vous permettra de tracer l’évolution de votre projet. N’hésitez pas, non plus, à partager cette matrice des risques avec les différentes parties en présence. Réellement, c’est de cette façon que vos équipes pourront acquérir une véritable culture risques et enrichir vos échanges.

Nutcache est le logiciel de gestion qui permet d’élaborer et de partager, en temps réel, votre matrice des risques : Testez-le !

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5 règles pour faire un bon organigramme des tâches http://www.nutcache.com/fr/blog/5-regles-pour-faire-un-bon-organigramme-des-taches/ http://www.nutcache.com/fr/blog/5-regles-pour-faire-un-bon-organigramme-des-taches/#respond Mon, 20 Feb 2017 11:00:17 +0000 http://www.nutcache.com/?p=40835/ L’organigramme des tâches est parfois appelé OT ou WBS ( pour Work Breakdown Structure, en anglais ). Il peut être considéré comme l’un des documents les plus importants de votre organisation de projet. Il en est, en tout cas, un élément fondateur. Il se réalise, en effectuant une décomposition étape par étape, de l’ensemble du travail à [...]

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L’organigramme des tâches est parfois appelé OT ou WBS ( pour Work Breakdown Structure, en anglais ). Il peut être considéré comme l’un des documents les plus importants de votre organisation de projet. Il en est, en tout cas, un élément fondateur. Il se réalise, en effectuant une décomposition étape par étape, de l’ensemble du travail à venir, dans le cadre d’un projet.

Généralement, la description précise de la mission que représente l’organigramme des tâches, permet à elle seule d’obtenir les résultats attendus. C’est pour cette raison qu’il faut apporter beaucoup de soin à sa rédaction. Vous allez voir les cinq règles d’or que vous pouvez appliquer, pour réaliser un bon organigramme des tâches, lors de votre projet.

 

Gardez toujours en tête l’objectif d’un organigramme des tâches

Le but, pour vous, est d’élaborer un document qui représente dans le détail, l’ensemble des tâches à effectuer pour un projet. Ainsi, en vous basant sur ces indications, vous pourrez répertorier chaque tâche que vous devrez planifier, construire votre budget et garder un contrôle constant de l’état d’avancement du projet. Ce document devra, en outre, participer à la maîtrise des risques d’exécution identifiés.

Avec Nutcache, vous établissez et planifiez facilement une liste de tâche, que vous pouvez consulter rapidement depuis votre tableau de bord.

 

Découpez, puis découpez, et enfin, découpez

En effet, la décomposition du projet se fait niveau par niveau. Vous devez absolument travailler par étapes pour les divisions que vous effectuez. Dans un premier temps, sectionnez votre projet par phases naturelles, c’est-à-dire par phases séquentielles inhérentes au projet. Puis, introduisez la notion d’emplacement en segmentant de manière géographique.

Ensuite, appliquez le filtre architectural sur l’étape suivante. Cela signifie que vous regardez le projet sous le prisme d’un système à mettre en action, d’une fonction à effectuer ou bien d’un composant à fournir. Ajoutez à cela, une coupe par type d’activité ou par nature de prestation, comme les achats, la fabrication, les essais, etc. Enfin, vous pouvez compléter l’organigramme avec un niveau supplémentaire d’analyse par métier ou par spécialité.

Nutcache vous permet de croiser toutes ces données, en ligne, et ainsi d’élaborer un organigramme des tâches au plus près de votre projet.

 

Ne réalisez pas votre organigramme des tâches tout seul

Afin que votre organigramme des tâches soit le plus précis possible, vous devez mettre à contribution vos équipes, vos sous-traitants et même vos clients. En effet, il est presque incontournable d’impliquer la totalité des acteurs du projet sans son élaboration. Cela permet d’avoir accès à l’expérience de chacun et au savoir faire commun. Également, votre équipe se sentira plus impliquée quant à la réalisation du travail à venir, puisqu’elle en aura défini les grandes phases.

Vous pouvez vous rapporter à des OT sur des projets antérieurs, afin d’en dégager des parties et les adapter à votre nouvelle mission. Quand vous êtes sur un grand projet, qui se déploie sur une longue période, il est préférable de construire votre organigramme par vagues successives. Ainsi, les premières bases du projet seront jetées et les phases suivantes seront décrites de façon plus macroscopique.

Nutcache, logiciel de gestion de projet collaboratif, peut vous aider à mettre en commun, avec vos équipes, les informations nécessaires à la réalisation d’un organigramme des tâches performant.

 

Ne faites pas un organigramme des tâches trop long

Dans l’idéal, un organigramme des tâches parfait, ne fait pas plus de sept lots sur sa largeur et pas plus de trois niveaux sur sa hauteur. En effet, si vous réalisez un document trop grand, vous ne pourrez pas l’imprimer sur une feuille A4. Et il est impératif de garder une taille raisonnable, pour faire de l’organigramme des tâches une référence consultable facilement.

Si vous respectez ces indications, vous ne devriez pas avoir plus de vingt tâches listées, qui seront tout à fait lisibles et compréhensibles. Si vous n’arrivez pas à entrer dans ces dimensions, il est fort probable que votre projet soit trop gros. Réfléchissez à la possibilité de le segmenter en sous-projets.

 

Appliquez la règle des 3R systématiquement

Cette règle est simple. En effet, pour chaque lot identifié sur votre organigramme des tâches, vous devez pouvoir caractériser :
– un Responsable unique,
– un Résultat parfaitement reconnaissable,
– les Ressources à mobiliser pour arriver à ce résultat.

Nutcache, avec son système de planification avancé, d’attribution de tâches et ses tableaux collaboratifs, peut grandement vous faciliter les choses dans ce cas. Effectivement, en l’utilisant, vous pourrez facilement répondre à ces trois questions : qui est le responsable ? Quel est le résultat ? Où sont les ressources ?

=> Essayez Nutcache pour créer votre organigramme des tâches!

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La nouvelle année démarre en force! http://www.nutcache.com/fr/blog/la-nouvelle-annee-demarre-en-force/ http://www.nutcache.com/fr/blog/la-nouvelle-annee-demarre-en-force/#respond Tue, 07 Feb 2017 14:51:08 +0000 http://www.nutcache.com/?p=40705/ Nous espérons que la nouvelle année s’est amorcée de façon profitable pour vous. Ici, chez Nutcache, nous avons complété une importante mise à jour sur laquelle nous travaillions depuis quelques semaines. Nous avons apportés quelques changements significatifs qui, nous le souhaitons, rendront l’utilisation de Nutcache encore plus agréable. Gabarits de tableaux collaboratifs La mise en [...]

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Nous espérons que la nouvelle année s’est amorcée de façon profitable pour vous. Ici, chez Nutcache, nous avons complété une importante mise à jour sur laquelle nous travaillions depuis quelques semaines. Nous avons apportés quelques changements significatifs qui, nous le souhaitons, rendront l’utilisation de Nutcache encore plus agréable.

Gabarits de tableaux collaboratifs

La mise en place d’un tableaux collaboratif qui reflète le workflow d’un projet à réaliser peut s’avérer chronophage. C’est donc pour accélérer cette configuration que Nutcache propose maintenant 4 gabarits de tableaux collaboratifs pour vos projets. Vous pouvez maintenant choisir de créer votre tableau et de l’organiser comme vous le souhaitez ou d’utiliser un des gabarits basés sur une approche Kanban, Scrum, Jours de semaine ou Membre d’une équipe.

gabarit de tableaux

 

Catégories de dépenses personnalisées

Les utilisateurs des versions PRO et Entreprise de Nutcache pourront dorénavant créer des catégories de dépenses supplémentaires pour mieux organiser et gérer les divers types de dépenses au sein de leur organisation.

Catégories de dépenses personnalisées

 

Dupliquer un projet

Puisque vos processus de travail sont vraisemblablement constants et similaires d’un projet à l’autre, il devient donc improductif de inutile de configurer les mêmes projets d’une fois à l’autre avec les mêmes tâches, les mêmes membres, budget, etc. Nutcache a donc créé la nouvelle fonctionnalité « Dupliquer un projet » qui permet de dupliquer un projet existant avec tout son contenu et de l’utiliser comme gabarit pour vos projets ultérieurs.

Dupliquer un projet

 

Tâches spécifiques du projet

Certains changements ont été apportés à la façon dont les tâches sont gérées dans Nutcache. Désormais, l’écran de maintenance des tâches est utilisé pour créer des types de tâche plus génériques, tels que Analyse, Développement, Tests, etc., alors que des tâches plus précises et spécifiques à un projet peuvent maintenant être créées et ajoutées à même le projet.

Tâches spécifiques du projet

 

Recherche améliorée

Nous avons rendu Nutcache encore plus facile à utiliser en apportant une amélioration significative à la fonction de recherche par date dans les listes. La recherche dans les listes est maintenant beaucoup plus rapide et intuitive puisque vous pouvez limiter votre recherche à une plage de dates prédéfinies ou créer votre propre plage de dates.

Recherche avancée de dates

 

Peu importe le moment de l’année, l’équipe de Nutcache travaille fort pour enrichir et parfaire votre application de gestion préférée et améliorer de manière significative votre expérience utilisateur. À vous d’en profiter!

Boostez votre productivité dès aujourd’hui, connectez-vous à Nutcache!

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Le cycle projet Scrum – Définition complète http://www.nutcache.com/fr/blog/cycle-projet-scrum/ http://www.nutcache.com/fr/blog/cycle-projet-scrum/#respond Mon, 23 Jan 2017 15:19:47 +0000 http://www.nutcache.com/?p=40330/ Scrum est sans aucun doute la méthode agile de gestion de projet la plus répandue et la plus utilisée à l’heure actuelle, reléguant la méthode en cascade au rang d’ancêtre. Le déroulement d’un projet Scrum diffère grandement de celui, très classique, du cycle en V, et nécessite généralement un changement d’état d’esprit de la part [...]

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Scrum est sans aucun doute la méthode agile de gestion de projet la plus répandue et la plus utilisée à l’heure actuelle, reléguant la méthode en cascade au rang d’ancêtre. Le déroulement d’un projet Scrum diffère grandement de celui, très classique, du cycle en V, et nécessite généralement un changement d’état d’esprit de la part des équipes qui ne sont pas habituées à travailler de façon agile. Voyons donc ce qui constitue le cycle projet Scrum.

 

Petit rappel sur Scrum

Par rapport à une méthode classique de gestion de projet, on ne rencontre pas uniquement un chef de projet et une ou plusieurs équipes dans l’organisation. Trois rôles principaux sont définis dans Scrum.

  • Le Scrum Master a pour rôle de vérifier l’application des principes de Scrum, s’assure que la communication fonctionne correctement au sein de l’équipe et explore toutes les pistes d’améliorations en termes de productivité et de savoir-faire.
  • L’équipe Scrum regroupe généralement une dizaine de personnes (mais de très gros projets peuvent rassembler plusieurs dizaines de personnes) chargées de la réalisation des différentes tâches. Chaque membre est au même niveau, il n’y a pas de hiérarchie et chacun peut contribuer en fonction de ses compétences.
  • Enfin, le Product Owner est un expert du processus métier du client, définit les spécifications fonctionnelles et arbitre les priorités dans les réalisations.

 

Le cycle projet scrum

La description des fonctionnalités du produit se fait dans des Users Stories. Chaque User Story comprend un identifiant, un nom (descriptif court), une priorité, une estimation de la charge de travail, la description d’un test de validation et éventuellement des commentaires. Une User Story est donc un élément des spécifications fonctionnelles.

Un référentiel des besoins est créé, le product backlog. Il va regrouper l’ensemble des Users Stories décrites, donc l’ensemble des fonctionnalités désirées, hiérarchisées par ordre de réalisation souhaité. Toutes les fonctionnalités ne seront pas nécessairement placées dans le backlog dès le début du projet. La product backlog va évoluer durant tout le projet à partir des nouvelles fonctionnalités voulues par le client.

Le déroulement du cycle projet scrum est ensuite organisé en itérations, ou sprints. Chaque sprint dure généralement de deux à six semaines, rarement plus. Une réunion de planification est organisée avant le début d’un sprint, afin de sélectionner les Users Stories qui seront réalisées durant le sprint. Elles composent alors le sprint backlog.

Lors du déroulement d’un sprint, une réunion quotidienne d’avancement est organisée avec l’intégralité de l’équipe. C’est l’occasion de faire le point sur le déroulement du sprint et de vérifier que les objectifs définis seront tenus. Chaque membre de l’équipe peut faire part de son avancement, mais également des difficultés qu’il rencontre et recevoir éventuellement l’aide ou simplement des réponses des autres participants. Cette réunion est très importante, car elle permet à tous les membres de l’équipe d’avoir le même niveau d’information et au scrum master de suivre le déroulement du projet.

Dans le cycle projet scrum, la fin d’un sprint est marquée par une démonstration des derniers développements effectués. Cette démonstration permet de valider la correspondance entre les besoins exprimés et les fonctionnalités réalisées. Un bilan est fait également, lors du Sprint Review Meeting. Chacun peut s’exprimer sur le fonctionnement de l’équipe, mettre en avant ce qui va bien, ce qui va moins bien et proposer des axes d’améliorations. L’équipe peut alors s’adapter, s’améliorer et augmenter sa productivité. A la fin du dernier sprint, le produit fini est remis au client.

 

En conclusion sur le cycle projet scrum

Contrairement à une méthode classique comme la cascade, le cycle projet scrum permet une plus grande adaptabilité de l’équipe. Le point quotidien permet de repérer rapidement toute difficulté et ainsi prévenir tout dérapage dans le déroulement du projet. L’usage du product backlog, des sprints et des démonstrations apportent à la fois la souplesse et la rigueur nécessaire à la réalisation du projet et à la satisfaction du client.

=> Nutcache est le logiciel de gestion de projet agile idéal pour votre projet Scrum: Testez-le!

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Les 7 types de planification de projet http://www.nutcache.com/fr/blog/les-types-de-planification-de-projet/ http://www.nutcache.com/fr/blog/les-types-de-planification-de-projet/#comments Wed, 18 Jan 2017 14:13:32 +0000 http://www.nutcache.com/?p=40258/ Une des premières étapes d’une bonne gestion de projet est la planification de celui-ci. En effet, c’est une tâche essentielle pour la maîtrise des délais. Pour vous organiser de façon structurée, vous pouvez suivre une méthodologie reconnue. Elles ont pour but de faciliter le management à chaque étape du projet. Il existe plusieurs types de planification de [...]

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Une des premières étapes d’une bonne gestion de projet est la planification de celui-ci. En effet, c’est une tâche essentielle pour la maîtrise des délais. Pour vous organiser de façon structurée, vous pouvez suivre une méthodologie reconnue. Elles ont pour but de faciliter le management à chaque étape du projet. Il existe plusieurs types de planification de projet. Nous avons recensé ici les 7 plus importants, pour mieux vous aider à cibler celui dont vous pourriez avoir besoin.

 

1- Type Traditionnel

Dans un premier temps, vous estimez le nombre de tâches requises pour un travail, la charge qu’elles induisent, puis vous décidez des actions à tenir pour chapeauter et contrôler le déroulement. Cette approche peut sembler sommaire, mais elle fonctionne très bien et de manière efficace sur de petites équipes. Ceci parce qu’elle permet de mettre en place des retours rapides au cours de la mission. Attention tout de même, pour appliquer ce type de planification, il est préférable que les membres de l’équipe ne dépendent pas les uns des autres.

 

2- Type Agile

Avec cette méthode, il s’agit de découper les étapes du projet en « sprints ». Ce sont des cycles de livraison sur une courte durée. Vous l’aurez compris, la gestion de projet Agile est parfaitement adaptée lorsque l’on doit travailler de manière souple et rapide. Particulièrement profitable aux équipes autonomes, ce procédé permet une communication constante et fonctionne très bien en interne, lorsque l’on n’a pas besoin d’un contrôle intensif sur les équipes.

 

3- Type Cascade

Lorsque les membres d’une équipe sont interdépendants pour l’accomplissement de leur travail, c’est la méthode parfaite. Effectivement, elle permet d’établir un ordre précis des tâches avant que d’autres puissent être enclenchées. Elle offre également une grande possibilité de communication, où chacun contribue à l’avancement général du projet. C’est une technique flexible qui autorise l’agrandissement de l’équipe en cours de réalisation et des vérifications soutenues.

 

4- Type PERT

En français, cela signifie : Technique d’Évaluation et Examination des Programmes. Ce concept améliore l’utilisation de l’outil diagramme de Gantt, et permet notamment de définir un « chemin critique » qui donnera la durée minimale du projet. Cette méthode de planification demande beaucoup de rigueur dans sa mise en place, mais donne des résultats impressionnants, car elle met en jeu une véritable organisation scientifique du travail. Elle est parfaitement adaptée aux entreprises en pleine expansion, ou bien à celles qui souhaitent s’en laisser la possibilité.

 

5- Type SCRUM

C’est un dérivé du mode Agile, qui propose l’utilisation de « sessions » de 30 jours. Elles sont utilisées pour prioriser les différentes tâches et veiller au respect des délais du projet. SCRUM permet de former de petites équipes spécifiques et de faciliter le processus de déroulement. Les retours permanents des différents collaborateurs permettent de réajuster la distribution du travail quotidiennement et facilitent la progression ainsi que la supervision des résultats. C’est un des types de planification particulièrement adapté pour le développement informatique.

 

6- Type Crystal clear

Là encore, il s’agit d’une émanation du mode Agile. La particularité de Crystal clear, c’est qu’elle est très adaptable au caractère de chaque projet. Le but est d’obtenir un fonctionnement optimal de la part de l’équipe parce qu’elle aura appris de ses pratiques, tout au long de la mission. C’est une méthode très flexible qui offre de véritables avantages sur la rapidité de réalisation des tâches. Elle a de nombreuses fois fait ses preuves sur de petites structures ou dans des besoins de réactivités élevés. Elle est particulièrement appropriée pour des projets à tournure créative.

 

7- Type Processus Unifié

Très souvent utilisée dans le développement de logiciels orientés objet, elle peut tout également s’utiliser lorsque l’on souhaite éviter une planification séquentielle. En effet, c’est une technique itérative, incrémentale et modélisatrice. Le Processus Unifié offre la possibilité de mettre en place des cycles avec des phases de tests et des phases de retours du client ou de l’utilisateur. À la fin de chaque étape, la production est réajustée dans des paliers de transition. C’est un mécanisme qui facilite l’avancement et le développement rapide d’un projet, tout en impactant directement les performances de celui-ci.

 

Chaque projet comportant des contraintes très différentes, il est préférable de choisir sa méthode en fonction des besoins évoqués avant la planification. En appliquant une technique appropriée aux finalités de l’entreprise, vous pouvez réellement renouveler les modes de communication d’une équipe, ses procédures de travail ainsi que les stades clés de l’organisation. Vous pouvez suivre scrupuleusement une méthodologie évoquée ci-dessus, vous pouvez aussi choisir de « mixer » certains types de planification ou bien décider d’un système de conduite personnel.

Dans tous les cas, un logiciel de gestion collaborative comme Nutcache s’adapte afin de fluidifier le travail et la productivité.

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Planning Projet 5S http://www.nutcache.com/fr/blog/planning-projet-5s/ http://www.nutcache.com/fr/blog/planning-projet-5s/#respond Mon, 16 Jan 2017 11:00:01 +0000 http://www.nutcache.com/?p=40235/ Si les méthodes de gestion de projet sont indispensables au bon déroulement des projets, elles portent avant tout sur l’aspect organisationnel du travail. Pourtant, un autre paramètre peut avoir un impact fort sur le projet : l’environnement de travail. La méthode 5S a pour rôle d’améliorer la qualité des opérations effectuées dans une entreprise, et [...]

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Si les méthodes de gestion de projet sont indispensables au bon déroulement des projets, elles portent avant tout sur l’aspect organisationnel du travail. Pourtant, un autre paramètre peut avoir un impact fort sur le projet : l’environnement de travail. La méthode 5S a pour rôle d’améliorer la qualité des opérations effectuées dans une entreprise, et donc pour un projet, en mettant l’accent notamment sur la propreté et l’organisation de l’environnement de travail. Nous allons voir ici à quoi correspond cette méthode et comment établir un planning projet 5s.

 

Vous avez dit « 5S » ?

La méthode « 5S » nous vient du Japon. Elle a été créée dans un but d’optimisation des conditions et du temps de travail afin d’améliorer la qualité et la productivité au sein de l’entreprise. Son nom vient de la première lettre des mots en japonais caractérisant les cinq opérations à mettre en œuvre : « Seiri » signifie « débarras », « Seiton » signifie « rangement », « Seiso » signifie « Nettoyage », « Seiketsu » signifie « ordre » et enfin « Shitsuke » signifie « rigueur ». Pour résumer, la méthode « 5S » va consister à trier et jeter le superflu, ranger ce qui est utile, nettoyer, conserver ordre et propreté par la suite, et enfin apporter formalisme et rigueur à l’environnement de travail.

L’objectif de l’application de cette méthode est donc de limiter l’encombrement du poste de travail en ne conservant que ce qui est nécessaire, matériel, documents… Tout objet inutile doit être éliminé. De cette façon, le matériel, la répartition des postes de travail et la localisation de chacun sera beaucoup plus claire. La prévention du désordre permettra non seulement d’avoir un environnement de travail plus sain pour un travail plus efficace, mais pourra également éviter d’éventuels accidents.

 

Mise en place d’un planning projet 5s

La mise en place d’un planning projet 5s est incontournable afin d’être sûr que les principes soient correctement appliqués. Pour cela, un comité d’animation 5s va être constitué, avec une structure hiérarchique faisant que chaque chef de projet aura la responsabilité de l’animation dans son équipe. Des groupes de travail définiront les objectifs et les délais communs. Ensuite, chaque équipe aura des objectifs et des délais appropriés de façon à coller au mieux à sa situation réelle.

Le planning projet 5s va être défini en étudiant chaque action et en lui fixant un délai. Il est important de fixer des périodes suffisamment longues pour atteindre les objectifs. Des délais trop courts ne feront que générer stress et frustration. En revanche, il est impératif de surveiller en permanence le respect du planning et de faire le point régulièrement sur son avancement, afin de recenser les objectifs atteints et ceux pour lesquels il faudrait accélérer le processus. Des réunions doivent être organisées dans ce sens, en permettant à tous ceux qui le souhaitent de participer, et des rapports réguliers fournis à tous.

 

Mise en œuvre du planning 5s et mise en place d’indicateurs

Une fois le planning 5s établit, il faut l’appliquer. Il sera sans doute nécessaire de changer quelques habitudes, ce qui peut prendre un peu de temps. S’il peut être nécessaire de prévoir un grand ménage au début, afin de réellement jeter tout ce qui encombre l’environnement de travail et qui n’apporte rien, des tâches simples et peu coûteuses comme consacrer cinq minutes tous les jours au rangement et au nettoyage de son poste peuvent être réalisées très facilement tout en ayant un impact positif fort. Il est important que le résultat de chaque action entreprise soit visible. On peut ainsi facilement estimer l’avancement et l’efficacité de la méthode.

Mais qui dit rangement et optimisation de l’espace dit matériel et outils adaptés. Il faut impérativement prévoir de mettre à disposition de tous les outils nécessaires, comme des étagères, des placards, des éléments de rangement mobiles (ou non) pour chaque poste de travail, des poubelles ainsi que tous les produits nécessaires au maintien de la propreté de son environnement.

 

Pour conclure sur le planning projet 5S

La mise en place d’un planning projet 5s nécessite l’implication de tous et est donc un travail d’équipe. Il s’agit avant tout d’une démarche d’amélioration continue, qui appliquée avec rigueur, amènera rapidement des résultats mesurables en termes d’image, d’environnement de travail, d’ambiance et d’efficacité au sein des équipes.

 

=> Nutcache est le logiciel de gestion de projet idéal pour implémenter votre projet 5s: créez un compte gratuit!

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Les outils reporting projet http://www.nutcache.com/fr/blog/les-outils-reporting-projet/ http://www.nutcache.com/fr/blog/les-outils-reporting-projet/#respond Fri, 13 Jan 2017 11:00:16 +0000 http://www.nutcache.com/?p=40226/ Le reporting a une place prépondérante dans la gestion de projet. Il permet de communiquer sur l’avancée des plannings, sur le budget ou bien sur les différents blocages qui peuvent survenir. Pour ces raisons, il est nécessaire de définir en amont les informations à implémenter dès le début du projet. Mais parfois, il y a [...]

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Le reporting a une place prépondérante dans la gestion de projet. Il permet de communiquer sur l’avancée des plannings, sur le budget ou bien sur les différents blocages qui peuvent survenir. Pour ces raisons, il est nécessaire de définir en amont les informations à implémenter dès le début du projet.

Mais parfois, il y a des demandes clients ou des évolutions qui n’ont pas été anticipées dès le départ, ils faudra alors regrouper de nouvelles données et savoir les analyser. Ceci peut demander énormément de temps et de ressources.

Heureusement, grâce aux logiciels de gestion de projet, il est maintenant très simple d’avoir accès en temps réel aux différents indicateurs. Ensuite, ils sont facilement transformables en rapports, via les nombreux outils reporting projet dont disposent ces logiciels.

Nous vous proposons ici, un petit tour d’horizon des outils utiles au reporting de gestion de projet :

Les dépenses

Le suivi des coûts d’un projet, qu’il soit réalisé en interne ou en externe, est nécessaire à toutes les étapes de sa réalisation. D’abord parce qu’il faut respecter le prévisionnel et puis parce que le projet doit rester rentable.

Tous les services de l’entreprise tirent bénéfice d’un reporting juste concernant le budget, qui permettra une visibilité financière sur l’avenir. Également, pouvoir suivre les montants engagés de manière détaillée est un vrai plus, qu’il s’agisse des ressources humaines ou des fournisseurs.

Avec le logiciel Nutcache, vous disposez d’un véritable outil de reporting projet, qui vous donne la possibilité, par exemple, d’avoir accès à l’analyse des dépenses par catégories et par dates ou bien à celle des dépenses par projet. Vous pouvez alors émettre des rapports de suivi des coûts par phase de réalisation ou le suivi du budget par activité.

 

Le suivi du temps

L’autre poste clé des outils de reporting projet, est d’avoir une perception claire du temps passé par les équipes sur tel ou tel dossier. Le but est d’avoir une vue d’ensemble, ceci afin d’allouer les bonnes ressources au bon endroit. La répartition du travail s’en trouve alors nettement améliorée et il sera plus facile de livrer le projet dans de bonnes conditions.

L’outil Nutcache offre la possibilité de consulter les feuilles de temps par projet et aussi par membre de l’équipe. Il permet tout aussi bien une vision globale sur la question, que le détail des feuilles de temps remises par les différents collaborateurs et intervenants.

 

Les ventes

Le reporting commercial est indispensable comme aide à la décision. En effet, sans les tableaux de bord et les analyses des ventes, une entreprise ne pourra pas piloter son activité. Et le fait d’avoir accès à ces informations en temps réel donne au comité de pilotage et à la direction, le pouvoir de réadapter ses stratégies.

Là encore, les logiciels de gestion de projet proposent des indicateurs clairs en temps réel. Les devis et les factures sont centralisés, l’état des comptes est accessible à tout moment ainsi que l’historique des paiements.

Avec Nutcache, vous pouvez entre autres, consulter les factures en souffrance afin de décider s’il y a lieu d’effectuer des relances. Il est également possible de générer un rapport sur le temps moyen de paiement par date de facturation, pour chaque client.

Vous l’avez compris, les outils reporting projet assurent, à partir des bases de données et des informations fournies, les rapports sur l’activité, que ce soit de manière générale ou dans les détails importants pour vous.

Il est crucial que tous, acteurs du projet ou comité de direction, aient accès à ces outils afin de pouvoir corriger, au jour le jour, la trajectoire du programme prévisionnel.

 

Conclusion sur le reporting projet

Le Journal du net a interrogé, en ligne, des dirigeants sur la pratique du reporting en entreprise : 67 % pensent que c’est une bonne méthode pour prendre en compte des indicateurs pertinents, mais 62 % estiment qu’elle demande trop de travail et trop de temps.

Le reporting est donc généralement considéré comme utile mais plutôt chronophage. L’intérêt d’utiliser Nutcache réside dans le fait, justement, que ses rapports sont quasiment automatisés. Par conséquence, il y a un gain de temps énorme sur leurs réalisations. Les indicateurs de performance utilisés sont multiples et permettent de se focaliser sur ce qui vous préoccupe, en premier lieu.

Vous avez accès aussi bien à des données chiffrées précises, qu’à des rapports d’analyse de projet dans leurs ensembles.

=> Commencez à utiliser les outils reporting projet de Nutcache maintenant!

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Gestion de flux de travail en management de projet http://www.nutcache.com/fr/blog/gestion-de-flux-de-travail-management-de-projet/ http://www.nutcache.com/fr/blog/gestion-de-flux-de-travail-management-de-projet/#respond Wed, 11 Jan 2017 11:00:39 +0000 http://www.nutcache.com/?p=40161/ La gestion de flux de travail est une partie indispensable du management de projet. Il est donc important de bien savoir de quoi l’on parle exactement et de savoir quels outils ont à leur disposition les chefs de projet pour en automatiser, ou tout au moins en simplifier les processus.   Qu’est-ce que la gestion [...]

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La gestion de flux de travail est une partie indispensable du management de projet. Il est donc important de bien savoir de quoi l’on parle exactement et de savoir quels outils ont à leur disposition les chefs de projet pour en automatiser, ou tout au moins en simplifier les processus.

 

Qu’est-ce que la gestion de flux de travail ?

Un flux de travail est une modélisation de l’intégralité des tâches et actions à réaliser par les différents acteurs d’un processus métier. Les intervenants d’un processus peuvent être de différentes natures. Il peut s’agir d’êtres humains naturellement, mais aussi des applications, des programmes, des services et même d’autres processus.

La gestion de flux de travail permet donc de décrire des composantes d’un projet telles que des circuits de validation, des listes de tâches à réaliser et les différents intervenants responsables, un planning indiquant les délais…

Pour résumer, le flux de travail va servir à décrire le circuit de validation d’un processus, avec les différentes tâches et acteurs.

 

Différents types de flux de travaux

La gestion de flux de travail la plus courante utilise des flux directifs. Ils décrivent des processus métiers bien connus dans l’entreprise et parfaitement maîtrisés. Chaque flux est généralement figé et n’évolue que peu et rarement. Le flux est composé de différentes tâches à accomplir ordonnancées. La gestion du flux de travail permet de modéliser le processus en décrivant toutes les conditions d’entrée dans une tâche (ce qui permet de débuter sa réalisation) et toutes les conditions de sorties (qui permettent de définir qu’une tâche est réalisée), ainsi que toutes les personnes ou les processus extérieurs étant impliqués. Les prérequis doivent être remplis pour le démarrage d’une tâche, et les conditions de réalisation vérifiées pour qu’elle soit considérée comme terminée et pouvoir passer à la suivante.

La gestion de flux de travail peut également être basée sur un modèle collaboratif. Loin d’être aussi verrouillé que le flux procédural, le flux collaboratif voit son déroulement modifié régulièrement par ses intervenants. Il s’agit donc d’un processus dynamique. Le cheminement peut être facilement adapté aux imprévus pouvant être rencontrés durant le projet. Les conditions d’entrée et de sortie d’une tâche peuvent varier, être adaptées. Les intervenants également peuvent être modifiés. Les différentes branches peuvent être au besoin réorganisées afin de modifier le cheminement initial.

La gestion de flux de travail peut également s’appliquer aux processus administratifs et/ou documentaires. Très présents dans n’importe quelle entreprise, comme pour la gestion de la paie et des remboursements de notes de frais par exemple, les processus administratifs nécessitent une gestion de flux bien précise. Dans le cas de processus administratifs, les tâches à accomplir sont généralement des documents à créer ou remplir, et les conditions d’entrée consistent en des vérifications d’informations et de droits ou d’approbations. Les délais de passage d’une étape à l’autre peuvent également être contrôlés.

 

Les outils de gestion de flux de travail

Différents outils informatiques peuvent être utilisés pour gérer les flux. Ils doivent être suffisamment souples pour permettre la modification du cheminement du flux défini et l’adapter ainsi à l’évolution des besoins. Même un flux procédural ou administratif relativement figé peut être amené à être modifié s’il est par exemple lié à une législation évolutive. Ces outils vont intégrer un moteur de gestion de flux qui permettra de modéliser les processus métiers. Si la formalisation reste à la charge du métier, les outils informatiques vont permettre aux intervenants de traduire le flux et l’intégrer. Son automatisation sera ensuite à la charge du système.

La modélisation d’un flux va également permettre de le structurer. Il pourra ainsi être rationalisé et optimisé, et le projet gagner au final en performances. Les risques en seront diminués, les délais plus facilement respectés, et les clients satisfaits.

 

=> La flexibilité du logiciel de gestion de projet Nutcache permet aussi de gérer les flux de travail.

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Compétences en gestion de projet : les 4 incontournables http://www.nutcache.com/fr/blog/competences-en-gestion-de-projet/ http://www.nutcache.com/fr/blog/competences-en-gestion-de-projet/#respond Fri, 06 Jan 2017 11:04:17 +0000 http://www.nutcache.com/?p=40107/ Au sein d’une même entreprise, on trouve de plus en plus de projets, qui sont de plus en plus complexes, sans parler des projets impliquant plusieurs entreprises en sous-traitance ou en co-traitance. Le chef de projet joue par conséquent un rôle clé dans la réussite de son équipe. Ce métier demande donc de posséder des compétences [...]

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Au sein d’une même entreprise, on trouve de plus en plus de projets, qui sont de plus en plus complexes, sans parler des projets impliquant plusieurs entreprises en sous-traitance ou en co-traitance. Le chef de projet joue par conséquent un rôle clé dans la réussite de son équipe. Ce métier demande donc de posséder des compétences en gestion de projet multiples, tant en gestion des ressources qu’en organisation. Nous allons voir ici quelles compétences sont nécessaires à un bon chef de projet.

 

Le pilotage du projet

Les compétences en gestion de projet liées au pilotage sont celles qui viennent en premier à l’esprit quand on pense au métier de chef de projet. Il est évident que les délais de réalisation et de livraison ainsi que la maîtrise des coûts doivent être respectés pour assurer la réussite du projet.

Le chef de projet doit donc maîtriser les techniques et méthodes d’analyse fonctionnelle, de découpage en tâches, de contrôle des coûts et d’ordonnancement. Dans ce dernier domaine, une bonne connaissance des outils comme le PERT et les diagrammes de Gantt est indispensable.

La validation des compétences en gestion de projet peut être effectuée par un organisme comme le PMI (Project Management Institute) par exemple.

 

La maîtrise technique

Le temps où un chef projet pouvait n’être qu’un gestionnaire, sans connaissance technique, est révolu. Il doit être capable de comprendre les problèmes rencontrés par ses équipes et pouvoir échanger sur un pied d’égalité avec tous les intervenants, notamment ceux du métier, qu’il doit coordonner.

Naturellement, il ne doit pas avoir le niveau d’un expert dans chaque domaine. Néanmoins, il doit avoir suffisamment de connaissances pour conserver une bonne maîtrise des discussions techniques, ne pas se laisser influencer ou emmener dans une mauvaise direction.

Une bonne connaissance technique lui permettra non seulement de trancher plus facilement lors de la prise de décisions, mais également d’avoir une plus grande légitimité auprès de ses équipes comme de ses clients.

 

La gestion de l’historique

La gestion d’un projet ne peut se faire correctement qu’en tenant compte de son historique. Si le chef de projet est impliqué dès le départ, il construit son historique petit à petit. S’il arrive en cours de projet, il peut également faire avec l’existant.

La prise en compte de l’historique du projet est nécessaire à toute prise de décision et fait partie intégrante des compétences en gestion de projet. L’historique permet de comprendre l’origine des décisions et des orientations prises pour le projet, ainsi que les raisons d’éventuels conflits ou désaccords.

C’est pourquoi il est important pour un chef de projet arrivant dans une équipe de bien prendre connaissance de l’intégralité de l’historique, car cette connaissance lui permettra ensuite de justifier des directions prises, ou au contraire des changements de direction à prendre, mais aussi d’anticiper tout conflit potentiel qui pourrait survenir ultérieurement.

 

Les relations sociales

Un chef de projet n’est rien sans ses équipes. S’il n’arrive pas à fédérer ses collaborateurs autour de lui et du projet, c’est l’échec assuré. Il n’existe aucun lien hiérarchique entre un chef de projet et les collaborateurs qui interviennent sur son projet.

Par conséquent, s’il n’arrive pas à les entraîner avec lui, s’ils ne voient pas en lui un leader ou n’ont pas envie de le suivre, il n’arrivera à rien. Le leadership fait donc partie des importantes compétences en gestion de projet. Si son carnet d’adresses et son réseau personnel peuvent l’aider à mener à bien sa mission, en s’entourant de personnes en qui il a confiance et qui lui font confiance, ce sont avant tout ses qualités relationnelles qui feront la différence.

Le chef de projet doit être en mesure de dialoguer avec n’importe quel intervenant du projet, qu’il s’agisse d’un collègue de son équipe, d’un sous-traitant ou d’un client. Il va être amené à négocier avec différents acteurs, et doit être en mesure de coordonner et communiquer en toute transparence avec tout le monde.

 

Pour conclure

Étant donné le nombre de compétences en gestion de projet demandées, on pourrait penser qu’il s’agit en fait de plusieurs personnes. Un bon chef de projet sera donc capable de maîtriser les outils de pilotage, de communiquer, aura quelques connaissances techniques, et surtout, saura s’appuyer sur les bonnes personnes de confiance, capables de l’épauler et de compenser ses éventuelles lacunes.

 

=> Créez un compte gratuit Nutcache, outil collaboratif en ligne.

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Quel logiciel brainstorming en ligne choisir ? http://www.nutcache.com/fr/blog/logiciel-brainstorming-en-ligne/ http://www.nutcache.com/fr/blog/logiciel-brainstorming-en-ligne/#respond Tue, 03 Jan 2017 11:30:53 +0000 http://www.nutcache.com/?p=40101/ Le brainstorming ou le remue-méninges est aussi parfois appelé la tempête d’idées et c’est une image tout à fait révélatrice : c’est le moment approprié où foisonnent les propositions pour la construction d’un projet. Développée depuis les années 40 par Alex Osborn, dans le milieu de la publicité, cette méthode est de plus en plus utilisée [...]

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Le brainstorming ou le remue-méninges est aussi parfois appelé la tempête d’idées et c’est une image tout à fait révélatrice : c’est le moment approprié où foisonnent les propositions pour la construction d’un projet. Développée depuis les années 40 par Alex Osborn, dans le milieu de la publicité, cette méthode est de plus en plus utilisée dans la gestion de projets. Et avec l’avènement des nouvelles technologies, le brainstorming en ligne pourrait bien devenir un outil puissant comme aide à la collaboration.

 

Petit rappel du processus de brainstorming

Le but est de récolter un maximum d’idées originales pour un projet. Il ne faut pas se juger les uns les autres, il faut savoir se laisser aller et inciter les autres à faire de même, savoir rebondir sur les idées exprimées et privilégier la quantité (on garde même les idées loufoques). C’est ainsi que la créativité de chacun pourra s’exprimer. Une fois que toutes les idées sont répertoriées, il conviendra de les reformuler et peut-être de les hiérarchiser afin d’en faire une synthèse très utile à la prise de décision.

Afin que l’équipe ne parte pas dans tous les sens, il est tout de même conseillé de mettre en place un cadre en précisant une limite dans la durée de la réunion. Vous l’aurez compris, même si le brainstorming va vous aider à faire émerger de nouveaux axes pour votre projet, il sera parfois difficile de le canaliser et d’orienter ce qui peut en résulter.

 

Un logiciel de brainstorming comme support : un véritable plus

Afin de faciliter l’utilisation de cette méthode et face aux contraintes des entreprises multi-sites ou du travail à distance, un logiciel de brainstorming en ligne présente un réel intérêt.
D’abord parce qu’un tel outil permet de conserver les idées et les documents de manière centralisée, et que chacun peut, depuis le lieu où il se trouve, participer à l’élaboration de la réunion. Ainsi, le partage des idées s’en trouve fluidifié.

De plus un brainstorming aura lieu bien souvent à la base d’un projet, dans sa phase de planification, et utiliser un logiciel en ligne offre la possibilité de revenir sur ce qui a été dit ou décidé et ceci tout au long de la réalisation du projet. En effet, les grilles de décisions ou les notes d’intentions produites lors de cette première réunion resteront accessibles à tous par la suite.

Parce qu’il offre un outil extrêmement pratique et collaboratif, un logiciel brainstorming est tout indiqué pour ce type de réunion. Il faut préciser que les logiciels de Mindmaping sont également beaucoup utilisés, s’ils sont parfois utiles, ils n’offrent pas toutes les fonctionnalités nécessaires pour la suite du projet, au contraire d’un logiciel en ligne .

En effet, ces logiciels permettent d’identifier les risques (dépassements de budgets et délais), de veiller au bon déroulement du projet (tableaux de bord, listes de tâches, etc.) ainsi qu’un retour sur expérience permanent et ré-ajustable. Ce sont des logiciels ‘tout-en-un’.

 

Comment utiliser Nutcache pour son brainstorming en ligne

Nutcache est un logiciel de gestion de projet qui met à disposition un écran de projet collaboratif comme point central. Il offre ainsi la possibilité d’une réalisation de projets très rapide, mais aussi une grande capacité de regroupement et d’analyse. Le logiciel vous aide à organiser la réunion en amont : agenda, participants, structure, temps dédié ou bien tableaux collaboratifs. Son interface est intuitive et donc très facile à utiliser.

Afin de centraliser les données, vous pouvez créer une idée par carte puis trier les idées à l’aide des listes, il vous suffira de déplacer les cartes sur les différentes listes. L’outil de « planification des tâches » devient alors très performant pour avoir une vue d’ensemble sur les idées collectées et ainsi mieux les hiérarchiser.

Le fait de fournir un support évolutif et collaboratif pour le brainstorming, fait de Nutcache le logiciel en ligne incontournable en la matière. Il est très facile à utiliser, est totalement adapté aux méthodes de travail multi-sites actuelles et il intègre de nombreuses fonctionnalités simples pour plus de fluidité.

L’avantage supplémentaire de Nutcache est d’être un réel outil de gestion de projet en ligne, ce qui permet d’encrer votre brainstorming dans le processus global de la réalisation de votre projet. Ainsi, cette réunion devient un outil sur lequel les collaborateurs ou le client du projet peuvent s’appuyer par la suite. La synthèse qui en sera tirée fournira un vrai appui stratégique et non de simples « boîte à idées » que l’on oublie si tôt les autres aspects de la mission abordés.

 

=> Utilisez dès aujourd’hui Nutcache comme logiciel brainstorming et gestion de projet en ligne

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