La revue de projet, c’est une grande réunion formelle et souvent contractuelle, qui constitue une étape clé dans la gestion de projet. C’est un quelques sortes un grand rendez-vous. Y participent, le chef de projet et les membres du comité de pilotage. À cette occasion, ils vont valider ou non, les livrables d’une phase de projet. Pour cela, cette réunion revêt un caractère primordial. Les décisions prises au cours de celle-ci sont, à priori, irrévocables. Également, pendant la revue de projet, les acteurs de la mission entérinent les exécutions des phases à venir.

 

Un enjeu pour le chef de projet

Au cours d’une telle réunion, vous marquez les jalons de la fin d’une phase de projet. C’est une réunion importante pour le chef de projet, puisqu’il doit savoir rester concis, afin de faciliter les prises de décisions. Ce n’est pas toujours facile, quand on pense que vous présentez le travail réalisé sur plusieurs semaines ou plusieurs mois, par de nombreuses personnes. Afin de réussir un tel exploit, il est indispensable de s’y préparer méthodiquement. Vous trouverez ci-dessous quelques points clés pour vous aider à être opérationnel lors de cette réunion de revue de projet.

 

Ce que vous ne devez surtout pas faire en revue de projet

En effet, il y a quelques écueils à éviter, ceci afin de rester maître de votre compte rendu et des décisions à venir.

Vous perdre dans les détails

Vous avez beaucoup travaillé sur ce projet et votre équipe également. Aussi, vous serez tenté d’entrer dans un descriptif détaillé et circonstancié, afin que votre auditoire sous-pèse l’ampleur de votre engagement. C’est pourtant une chose qu’il vaudrait mieux éviter, sous peine que votre discours devienne incompréhensible à ceux qui ne travaillent pas avec vous au quotidien.

Parler trop des problèmes

En effet, le comité de pilotage risquerait de ne retenir que cela. Préférez lister deux ou trois difficultés auxquelles vous êtes confronté et qu’ils pourraient vous aider à résoudre. Dans le cas où la solution est détenue par l’équipe elle-même, pour un problème technique par exemple, ce n’est pas la peine d’aborder le sujet.

Rester sûr de vous-même

Vous ne parlez pas assez fort ou bien vous gardez les yeux rivés sur vos documents, vous fuyez le regard de vos interlocuteurs. Ou lorsque vous parlez, vous n’utilisez que des termes ultra-techniques. Reprenez-vous, vous n’êtes pas seul dans la salle.

Subir l’immobilisme des autres

Si vous commencez à entrer dans des explications interminables auprès du comité de pilotage, vous n’en sortirez jamais. En effet, dans ce cas-là, vous restez concentré sur le  » pourquoi  » et non sur l’action possible.

Oublier de parler de l’après

Vous ne rencontrez pas votre direction ou vos clients tous les quatre matins. Aussi, il serait dommage que vous transformiez cette revue de projet, en un état d’avancement plutôt qu’en un outil pour passer à l’étape suivante.

 

Ce qu’il est indispensable que vous fassiez en revue de projet

Il y a également quelques étapes clés de cette réunion sur lesquelles vous pouvez vous concentrer pour réussir.

Livrer des informations claires

La revue de projet est le moment parfait pour donner votre vision d’ensemble du travail. En effet, fournissez des chiffres, donnez des indicateurs de performance, parlez des coûts, des délais et des risques.

Parler de ce qui va bien

Le but étant de faire valider une étape de travail, vous devez insister sur les réussites de l’équipe. Effectivement, vous venez à la réunion avec des livrables, ce sont des supports adaptés, pour montrer concrètement, vos réalisations.

Communiquer, communiquer, communiquer

Préparez-vous en amont : apprenez à parler d’une voix lente et posée. Également, élaborez des supports visuels pour le comité de pilotage, pensez à tout ce qui pourrait favoriser la mémorisation de vos propos.

Appeler à l’action

En effet, vous avez besoin de repartir avec des décisions. Il en va de la bonne suite du projet et du moral de votre équipe. Pour cela, vous pouvez proposer différents choix à votre auditoire. Présentez les conséquences probables de ces possibilités sur le projet et ne lâchez rien avant d’avoir une réponse.

Au besoin, rappelez poliment et formellement, quels sont les objectifs d’une revue de projet. À savoir, passer à une nouvelle phase.

Présenter le prochain jalon

Afin que les intervenants de la réunion aient une vision sur l’avenir et la possibilité de se projeter, pensez à présenter la prochaine étape. C’est aussi le moment pour vous, d’essayer d’obtenir les moyens dont vous pourriez avoir besoin pour la réalisation de celle-ci. Listez vos nécessités en ressources humaines, en formation ou en budget.

 

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