La revue de projet est une étape clé d’un projet. C’est l’occasion pour un certain nombre de décideurs impliqués dans le projet de valider ou non de façon formelle et contractuelle tout ou une partie des livrables. Les décisions prisent lors de cette réunion sont irrévocables, tant en ce qui concerne la validation du travail effectué que des prochaines phases du projet. Avec une méthodologie agile, la revue de projet devient la revue de sprint et a lieu à l’issue de chaque itération.
A propos de la revue de projet
La revue de projet est donc une réunion formelle ayant lieu à la fin d’une phase du projet, et impliquant le chef de projet et les membres du comité de pilotage. C’est l’occasion de valider ou d’invalider les livrables proposés à ce stade du projet. Cette réunion revêt donc une importance particulière puisqu’elle peut déterminer contractuellement la réussite ou l’échec du projet tout entier ou d’une phase, de la rémunération du ou des prestataires et de la suite des opérations.
L’enjeu est généralement important pour le chef de projet, car c’est l’occasion pour lui de présenter le travail effectué durant plusieurs semaines ou même plusieurs mois par ses équipes. Cela peut donc représenter une grande quantité d’informations à présenter en un temps limité. Il va donc falloir être concis et efficace, et pour cela, une préparation minutieuse est indispensable.
Il existe quelques pièges à éviter si l’on veut réussir sa revue de projet.
Pour commencer, il faut limiter le niveau de détails du travail qui sera présenté. Il est tentant de préparer un descriptif détaillé du travail effectué, afin de le mettre en valeur et de rendre compte de la quantité de travail fournie. Mais l’apport de trop de détails aura l’effet inverse, et risque de perdre votre auditoire et de rendre votre discours incompréhensible.
Il est important également de ne pas trop s’appesantir sur les difficultés rencontrées. Les membres du comité de pilotage risqueraient de ne garder que l’aspect négatif. S’il s’agit de problèmes techniques du ressort de l’équipe projet, mieux vaut ne pas les évoquer. Conserver deux ou trois problèmes, que le comité de pilotage pourrait vous aider à résoudre, est généralement une bonne solution.
Il est également primordial de savoir communiquer avec ses interlocuteurs. Arrangez-vous pour croiser leur regard, privilégiez le face à face et bannissez le jargon technique qui rendront vos propos incompréhensibles. Ne vous contentez pas de lire vos documents. Communiquez, faites vivre votre présentation. De la même façon, il faut vous concentrer sur des faits et non sur des possibilités. Dans le cas contraire, vous aurez vite fait de vous perdre dans d’interminables explications qui ne convaincront personne.
Enfin, ne voyez pas cette revue de projet uniquement comme un état des lieux, un point d’avancement du projet. C’est également une occasion unique, devant des décideurs que vous ne rencontrerez que tous les trois ou quatre mois, de poser les jalons pour les futures étapes du projet, ou même pour d’autres projets liés.
S’il y a des pièges à éviter, il y a également des choses indispensables à faire.
La revue de projet doit permettre à chacun d’obtenir une vision claire du travail effectué. Il faut donc être concret et fournir des indicateurs, montrer de façon transparente les coûts, qu’ils soient respectés ou dépassés, les délais, et naturellement évoquer les risques identifiés.
Si vous souhaitez obtenir une validation contractuelle de la phase examinée, il faut naturellement mettre en avant les réussites des équipes projet. Les supports des livrables doivent être adaptés à une présentation en réunion, et vous devez soigner les supports visuels, qui favoriseront la compréhension de votre message.
Des décisions doivent être prises lors de cette revue de projet, et si possible positives. N’hésitez pas à repréciser dès le début de la réunion les objectifs. Le but est de faire valider cette phase du projet et de lancer la suivante. Il est impensable que vous repartiez de cette réunion sans avoir obtenu de décisions claires et définitives. C’est l’occasion également de présenter les prochaines étapes, et au besoin, d’essayer d’obtenir les moyens qui vous manqueraient pour sa réalisation, qu’il s’agisse de financement, de formation ou de ressources humaines.
A propos de la revue de sprint
La revue de sprint fait partie des réunions d’un projet agile Scrum. Tout comme pour une revue de projet classique, elle a pour objectif de faire une démonstration de ce qui a été réalisé durant le sprint qui vient de se terminer et de déterminer le déroulement du sprint suivant.
Le nombre de participants à une revue de sprint est souvent plus important que pour une revue de projet. En effet, l’équipe Scrum dans son intégralité est conviée, ainsi que le Scrum Master, le Product Owner et toute personne intervenant de près ou de loin dans le projet.
La revue de sprint se déroule en plusieurs étapes.
La réunion est préparée en amont et un scénario de présentation des différentes user stories est élaboré. Néanmoins, il s’agit là surtout d’une démonstration et la réunion n’est pas aussi formelle qu’une revue de projet.
La revue de sprint est généralement animée par le Scrum Master, qui commence par rappeler l’objectif du sprint et la liste des user stories réalisées. L’équipe présente ensuite le produit dans l’état dans lequel il se trouve à cette itération. Seules les user stories pleinement réalisées sont présentées. Les utilisateurs conviés à cette réunion peuvent alors avoir un aperçu de l’avancement des travaux. La liste des user stories terminées durant le sprint permet de calculer la vélocité de l’équipe, ainsi que la vélocité moyenne depuis le début du projet.
Après la démonstration, une séance de questions/réponses au cours de laquelle les participants peuvent donner leur avis sur le produit dans son état actuel est organisée. A l’issue de cet échange, des demandes de changement ou d’évolution peuvent être formulées, allant ainsi grossir le backlog produit.
L’avancement du projet est calculé de manière objective à partir des réalisations, des éléments qui ont pu être ajoutés ou supprimés en cours de sprint, des estimations et des priorités qui ont été modifiées et du burndown chart construit à partir de ces paramètres.
A l’issue de la revue de sprint, le backlog produit est actualisé, ainsi que le burndown chart et le plan de release. Ces étapes sont indispensables et doivent impérativement être terminées à la fin de la revue de sprint.
Il est important que la revue de sprint ne dure pas trop longtemps. Il est préférable de la limiter à deux heures, l’idéal étant qu’elle dure plutôt une heure. De même, la préparation de la revue de sprint ne devrait pas excéder une heure.
Il est impératif que la version du produit présentée lors de la démonstration soit validée, figée, et parfaitement testée. Il n’y a rien de pire qu’un produit modifié au dernier moment, mal testé, et qui ne fonctionne pas correctement lors de la démonstration. De la même façon, seules les user stories complètement terminées doivent être montrées, et le temps imparti doit être suffisant pour que tous les intervenants puissent suivre la démonstration et se faire une idée précise du produit à ce stade de développement. Il est important également de n’omettre aucune des user stories terminées.
Pour conclure sur la revue de projet
Si la revue de projet et la revue de sprint ont approximativement les mêmes buts, la validation de la phase de projet qui vient de se terminer et le lancement de la suivante, elles diffèrent notamment par les personnes impliquées. Alors que seuls les décideurs sont conviés à la revue de projet, l’ensemble de l’équipe projet et les utilisateurs finaux sont invités à participer à la revue de sprint. Il est donc généralement plus facile d’orienter le projet et de le conserver sur les bons rails lors d’un sprint agile qu’avec une méthodologie classique.
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