Si les méthodes de gestion de projet sont indispensables au bon déroulement des projets, elles portent avant tout sur l’aspect organisationnel du travail. Pourtant, un autre paramètre peut avoir un impact fort sur le projet : l’environnement de travail. La méthode 5S a pour rôle d’améliorer la qualité des opérations effectuées dans une entreprise, et donc pour un projet, en mettant l’accent notamment sur la propreté et l’organisation de l’environnement de travail. Nous allons voir ici à quoi correspond cette méthode et comment établir un planning projet 5s.

 

Vous avez dit « 5S » ?

La méthode « 5S » nous vient du Japon. Elle a été créée dans un but d’optimisation des conditions et du temps de travail afin d’améliorer la qualité et la productivité au sein de l’entreprise. Son nom vient de la première lettre des mots en japonais caractérisant les cinq opérations à mettre en œuvre : « Seiri » signifie « débarras », « Seiton » signifie « rangement », « Seiso » signifie « Nettoyage », « Seiketsu » signifie « ordre » et enfin « Shitsuke » signifie « rigueur ». Pour résumer, la méthode « 5S » va consister à trier et jeter le superflu, ranger ce qui est utile, nettoyer, conserver ordre et propreté par la suite, et enfin apporter formalisme et rigueur à l’environnement de travail.

L’objectif de l’application de cette méthode est donc de limiter l’encombrement du poste de travail en ne conservant que ce qui est nécessaire, matériel, documents… Tout objet inutile doit être éliminé. De cette façon, le matériel, la répartition des postes de travail et la localisation de chacun sera beaucoup plus claire. La prévention du désordre permettra non seulement d’avoir un environnement de travail plus sain pour un travail plus efficace, mais pourra également éviter d’éventuels accidents.

 

Mise en place d’un planning projet 5s

La mise en place d’un planning projet 5s est incontournable afin d’être sûr que les principes soient correctement appliqués. Pour cela, un comité d’animation 5s va être constitué, avec une structure hiérarchique faisant que chaque chef de projet aura la responsabilité de l’animation dans son équipe. Des groupes de travail définiront les objectifs et les délais communs. Ensuite, chaque équipe aura des objectifs et des délais appropriés de façon à coller au mieux à sa situation réelle.

Le planning projet 5s va être défini en étudiant chaque action et en lui fixant un délai. Il est important de fixer des périodes suffisamment longues pour atteindre les objectifs. Des délais trop courts ne feront que générer stress et frustration. En revanche, il est impératif de surveiller en permanence le respect du planning et de faire le point régulièrement sur son avancement, afin de recenser les objectifs atteints et ceux pour lesquels il faudrait accélérer le processus. Des réunions doivent être organisées dans ce sens, en permettant à tous ceux qui le souhaitent de participer, et des rapports réguliers fournis à tous.

 

Mise en œuvre du planning 5s et mise en place d’indicateurs

Une fois le planning 5s établit, il faut l’appliquer. Il sera sans doute nécessaire de changer quelques habitudes, ce qui peut prendre un peu de temps. S’il peut être nécessaire de prévoir un grand ménage au début, afin de réellement jeter tout ce qui encombre l’environnement de travail et qui n’apporte rien, des tâches simples et peu coûteuses comme consacrer cinq minutes tous les jours au rangement et au nettoyage de son poste peuvent être réalisées très facilement tout en ayant un impact positif fort. Il est important que le résultat de chaque action entreprise soit visible. On peut ainsi facilement estimer l’avancement et l’efficacité de la méthode.

Mais qui dit rangement et optimisation de l’espace dit matériel et outils adaptés. Il faut impérativement prévoir de mettre à disposition de tous les outils nécessaires, comme des étagères, des placards, des éléments de rangement mobiles (ou non) pour chaque poste de travail, des poubelles ainsi que tous les produits nécessaires au maintien de la propreté de son environnement.

 

Pour conclure sur le planning projet 5S

La mise en place d’un planning projet 5s nécessite l’implication de tous et est donc un travail d’équipe. Il s’agit avant tout d’une démarche d’amélioration continue, qui appliquée avec rigueur, amènera rapidement des résultats mesurables en termes d’image, d’environnement de travail, d’ambiance et d’efficacité au sein des équipes.

 

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