La lettre de mission chef de projet, sert à prédéfinir le contenu d’un projet, ses intervenants principaux et à désigner les responsabilités du chef de projet. Également, elle apporte des précisions sur les résultats attendus et les moyens mis en œuvre. Elle marque véritablement, la mise en fonction du chef de projet, elle constitue une sorte de contrat entre lui et le décisionnaire, que ce soit le client ou le comité de pilotage. Elle est importante du fait qu’elle incite toutes les parties en présence à s’engager et donne les grandes lignes du projet. Cela favorise une relation de travail simple et claire.

 

Que faire si je n’ai pas de lettre de mission chef de projet ?

Certaines entreprises ne sont pas habituées à rédiger des lettres de mission. Dans ce cas là, vous pouvez très bien leur en proposer une. En effet, il est important qu’en tant que chef de projet, vous sachiez de quelle marge de manœuvre vous disposez. Cela vous permettra de mener votre projet au mieux. De plus, une telle lettre pourra vous aider à aborder des points qui auraient été oubliés ou non clarifiés. Vous comprendrez mieux les attentes de votre client, votre champ de responsabilité ou encore les rôles de chacun.

Ce sera également l’occasion, pour l’entreprise, de communiquer sur ses enjeux et ses objectifs.

 

Quels sont les points incontournables d’une lettre de mission chef de projet ?

En général, une lettre de mission chef de projet, comporte les précisions suivantes :

  • le détail des responsabilités du chef de projet,
  • les critères qui serviront à évaluer la réussite de la mission,
  • les dispositions contractuelles à respecter,
  • la définition claire des pouvoirs du chef de projet : ressources humaines, planning, budget, etc.
  • une précision des moyens de communication entre le client et le chef de projet : à quelle fréquence ? Sous quelles formes ?
  • la désignation de la tutelle du chef de projet,
  • les dates et les signatures des parties en présence (y compris la tutelle).

Cette liste n’est pas exhaustive et peut être approfondie, en fonction des besoins et des particularités de la mission. En effet, le but de cette lettre est de fixer les grandes stratégies et de contractualiser les critères de celles-ci. En quelque sorte, elle permet de protéger les deux parties.

 

Quelles questions doit-on se poser avant la rédaction d’une lettre de mission ?

Toute personne qui fait de la gestion de projet le sait, le travail d’avant-projet est non seulement nécessaire, mais en plus crucial. Aussi si l’on souhaite un déroulement positif de la mission, il faut énormément travailler en amont.

Avant la rédaction d’une lettre de mission chef de projet, il est intéressant de se poser quelques questions qui permettront de définir les grands axes et de valider l’opportunité du projet.

  • La conjoncture est-elle la bonne pour lancer le projet ou bien est-il préférable d’attendre ? (dans ce dernier cas, il faut définir les points qui doivent être réunis pour lancer la mission).
  • L’entreprise dispose-t-elle des moyens humains et financiers pour lancer le projet ? Dans le cas contraire, peut-elle s’en doter ?
  • Quel retour sur investissement est attendu ?
  • Quels sont les enjeux de cette mission pour l’entreprise, globalement ?
  • Quels objectifs veut-elle atteindre ?
  • Quels seront les rôles et les responsabilités de chaque service dans le projet ?

 

Pourquoi faut-il prendre le temps de mûrir la lettre de mission chef de projet ?

Vous pourriez être tenté d’écrire au plus vite une lettre de mission chef de projet, afin de contractualiser rapidement. Mais ce serait une erreur. En effet, il faut prendre le temps d’apporter des réponses collectives, aux questions listées ci-dessus.

De plus, avoir réfléchi, en amont, aux stratégies de l’entreprise, améliorera grandement la qualité du projet, lors de sa réalisation. En faisant cela, vous anticipez pas mal de problèmes, vous prévoyez aussi des solutions adaptées et vous gardez une vue d’ensemble sur le projet.

Par ailleurs, une lettre de mission chef de projet bien construite, est une manière de se prémunir des réorientations intempestives au cours de la mission.

 

Qu’est-ce qui différencie la lettre de mission du cahier des charges ?

Concrètement, la lettre de mission chef de projet parle de vos fonctions, vos pouvoirs et vos actions à mener. Le cahier des charges, lui, sera orienté sur le produit, la technique et la mission en elle-même. C’est pour cela qu’il est souvent indispensable d’obtenir les deux, de la part de votre client.

Généralement, un comité de pilotage avec de l’expérience, se chargera de la rédaction de la lettre de mission, en effectuant un travail précis sur celle-ci. Par la suite, le cahier des charges découlant de ces premières intentions, sera établi.

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