Les projets sont de plus en plus complexes et font souvent appel à des technologies, des connaissances, et même des équipes hétérogènes. Il n’est donc plus possible de se contenter de la gestion « classique » telle que nous la connaissons depuis de nombreuses années. Il est important d’innover et de changer les habitudes, aussi bien en ce qui concerne la gestion des projets que des techniques employées. La théorie des contraintes est l’une de ces nouvelles approches de la gestion de projet.
Qu’est-ce que la théorie des contraintes ?
Qu’elle soit vue plutôt comme une méthode d’amélioration continue ou de conduite du changement, ou encore comme une nouvelle vision de la gestion de projet, le but de la théorie des contraintes est de fournir tous les outils indispensables pour arriver à un objectif.
L’approche est différente des autres méthodes car il s’agit ici d’identifier les contraintes qui empêchent d’atteindre l’objectif fixé. D’abord développée pour le secteur de la production industrielle, la théorie des contraintes s’applique désormais à d’autres domaines.
Comment définir une contrainte ?
Une contrainte peut se définir comme un facteur qui limite la performance globale projet ou d’un système plus généralement. Cette contrainte va par exemple limiter la capacité d’une équipe à atteindre l’objectif qui lui a été fixé.
Elle peut agir comme un goulot d’étranglement limitant les capacités de production. Afin de mieux repérer les contraintes, des analyses basées sur des observations et des mesures sont nécessaires. Il est important de garder à l’esprit que tout système possède ses propres contraintes. Si ce n’était pas le cas, les performances obtenues seraient maximales en permanence, ce qui n’est évidemment pas possible.
Comment traiter les contraintes ?
Le premier réflexe lorsqu’une contrainte est identifiée est souvent d’augmenter les ressources affectées à l’objectif à réaliser. Plutôt que de résoudre la contrainte ou d’essayer d’en minimiser les effets, nous allons alors gaspiller des capacités de production qui pourraient être affectées ailleurs. Ce n’est évidemment pas une bonne solution.
Le principe consistera donc plutôt à étudier et analyser la contrainte afin d’en déterminer les effets exacts, et surtout les causes qui pourront ensuite être traitées. Toutes les contraintes ne pourront pas nécessairement être éliminées. Néanmoins, le but est de:
- minimiser leur impact,
- améliorer ainsi les performances globales du système ou du projet
- et récupérer éventuellement des ressources qui pourront être utilisées à d’autres tâches.
L’analogie de la chaîne est tout à fait adaptée à notre cas. La solidité d’une chaîne est égale à celle de son maillon le plus faible. On peut donc voir les différentes tâches répertoriées dans un projet comme des maillons d’une chaîne. Si une contrainte s’applique à l’une de ces tâches (contrainte technique, humaine…), la performance globale du projet est limitée par cette contrainte. L’élimination ou la diminution de l’impact de cette contrainte permettra de renforcer automatiquement l’ensemble de la chaîne.
Prenons un exemple simple. Vous démarrez un projet utilisant une technologie bien précise. Une seule personne dans l’équipe maîtrise cette technologie, les autres, bien qu’expérimentées, ne l’ont jamais utilisée. La contrainte ici est clairement la compétence de l’équipe. Le temps que les membres se forment, le projet risque de prendre du retard, ou pire, des mauvais choix pourront être faits, et avoir ainsi des répercussions sur l’avenir du projet. Une formation en amont de l’équipe associée à un coaching technique durant les premières semaines du projet n’élimineront peut-être pas la contraintes, mais en diminueront sans aucune doute grandement les effets, en augmentant la performance globale de l’équipe.
Un cycle continu d’amélioration
L’identification des contraintes et leur élimination est un processus continu durant toute la durée du projet. Il s’agit de régulièrement réévaluer les contraintes ainsi que leurs impacts. L’identification, l’exploitation et la suppression d’une contrainte amène à l’amélioration des performances, puis à la recherche de nouvelles contraintes. Nous sommes donc clairement ici dans un processus d’amélioration continue.
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