Beaucoup d’entreprise ont désormais adopté les méthodes agiles de gestion de projet. La gestion de projet Lean consiste à associer à une méthode agile, un processus d’amélioration continue. De cette façon, non seulement le projet, quel que soit son type, profite de la souplesse et de l’efficacité de la méthode agile, mais les processus et les personnes impliqués deviennent de plus en plus efficaces au fur et à mesure de l’avancement.
Un peu d’histoire…
La gestion de projet Lean nous vient des usines de production Toyota qui a mis en place dans les années 70 un système d’organisation complexe visant à améliorer les performances des processus existants. La méthode repose sur:
- une approche pragmatique et la diminution des stocks;
- la réduction des gaspillages et des défauts;
- la production en flux tendu;
- le respect des délais;
- la flexibilité du personnel avec une meilleure gestion des compétences;
- ainsi naturellement que la réduction des coûts.
Le principe novateur de la méthode vient du fait que l’on va non pas réaliser une étude, puis appliquer des préconisations une fois pour toutes, mais bien s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue. Les améliorations vont se faire étape par étape, avec une mesure régulière des progrès accomplis en fonction des objectifs fixés.
La gestion de projet Lean
La principale difficulté pour appliquer cette méthode à de la gestion de projet va venir de la difficulté à bien choisir les indicateurs. S’il est important de mettre en place des indicateurs quantitatifs comme la réduction des coûts ou le nombre de fonctionnalités produites par des développeurs par exemple, il est particulièrement intéressant également de définir des indicateur qualitatifs. Le moral, la qualité de l’environnement de travail, la motivation des collaborateurs impliqués dans le projet sont autant d’indicateurs à mesurer et à prendre en compte.
La réussite d’une gestion de projet Lean est donc très liée à la notion de coopération. La chasse aux gaspillages est donc de mise, mais il s’agira de façon plus générale d’essayer d’éliminer tout ce qui peut rendre l’équipe projet moins performante, qu’il s’agisse de réduire des coûts bien entendu, mais aussi toutes les sources de nuisances portant atteinte au moral et à la motivation des membres de l’équipe.
Les sept principes de la gestion de projet Lean
L’organisation est typique des méthodes agiles avec un développement sous la forme d’itérations successives. L’apport principal vient de sept principes supplémentaires qui s’ajoutent afin de constituer la méthode de gestion de projet Lean.
1- Éliminer les gaspillages
La chasse aux gaspillages est de mise. Tout ce qui n’apporte pas une valeur ajoutée au produit final doit être réduit ou éliminé. Les développements optionnels ou non prioritaires doivent être supprimés, le matériel non utilisé sorti du projet, les déplacements inutiles évités… Il s’agit là d’une recherche de réduction des coûts somme tout classique.
2- Améliorer l’apprentissage
L’optimisation des compétences des membres de l’équipe est un point important de la gestion de projet Lean. Avoir les bonnes compétences au bon moment et anticiper les besoins de formation est très important. A la constitution de l’équipe, il faut naturellement prévoir les compétences nécessaires au démarrage du projet, mais surtout prévoir les formations qui seront nécessaires dans les semaines qui viennent afin d’être sûr d’avoir toujours les bons collaborateurs au bon moment.
Si une compétence particulière est nécessaire à un instant t du projet, il faut s’assurer qu’au moins une personne sera bien formée en amont et aura le temps nécessaire pour acquérir suffisamment d’expérience pour être efficace. Peut-être faudra-t-il prévoir d’organiser un travail en binômes, avec un collaborateur expérimenté qui forme un binôme moins expérimenté.
3- Retarder l’engagement
Il s’agit ici de limiter les risques. Plus l’engagement est tardif, et plus le champ des options disponibles reste grand. On gagne ainsi en flexibilité et en qualité de travail.
4- Livrer aussi vite que possible
Le fait de procéder par de courtes itérations et de livrer de façon rapide avec des versions rapprochées permet non seulement de valider les parties du produit sur lesquelles s’appuieront les développements à venir, mais également au client de suivre l’évolution du projet et d’avoir une vision dynamique de ce qui s’y passe.
5- Donner le pouvoir à l’équipe
Ramener le pouvoir de décision au sein de l’équipe plutôt que de la centraliser sur une ou deux personnes, parfois extérieures, permet de gagner en efficacité. Non seulement les membres de l’équipe sont plus à même de prendre les bonnes décisions en matière de gestion de tâches ou de priorités, mais en plus, cela ne pourra qu’augmenter leur motivation et leur efficacité.
6- Intégrer la qualité dès la conception
La qualité du produit fini est cruciale. Néanmoins, intégrée à la fin ou en cours de projet comme on le voit souvent, elle n’est pas très utile et devient bien souvent un frein. Le fait d’intégrer un processus qualité dès la conception du produit permet de l’associer à chaque étape. Le coût engendré par la gestion de la qualité est donc moins moindre et complètement lissé sur les différentes tâches définies. Il en résulte un produit mieux fini, plus robuste, un client satisfait et au final, un coût inférieur parce que les évolutions et les corrections demandées seront bien moins nombreuses.
7- Considérer le produit dans sa globalité
Bien que décomposé en itérations courtes, il faut conserver une vision globale du projet, afin notamment de ne pas perdre de vue l’objectif final. Cela permet d’éviter tout dérapage, qu’il s’agisse de coûts, de délais ou de besoins (formations par exemple) non pourvus.
Pour conclure sur la gestion de projet Lean
La gestion de projet Lean allie donc efficacement une méthode agile à un processus d’amélioration continue. Elle ne doit pas se limiter à la réduction des coûts du projet, mais prendre en compte des données parfois difficilement quantifiables comme le bien-être de l’équipe ainsi que la facilité de communication entre ses membres. Pas toujours facile à mettre en place, la gestion de projet Lean parie plutôt sur le long terme, avec une augmentation croissante de l’efficacité des équipes, et par conséquent, de la rentabilité des projets.
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