La phase de démarrage d’un projet est une étape cruciale, car elle va en partie déterminer la façon dont va se passer la suite. Il est donc particulièrement important de réussir cette étape, et le kick off meeting est l’outil idéal pour y parvenir. Nous allons essayer ici de vous fournir les éléments qui vous permettront de réussir le lancement d’un projet et pour le placer sur la bonne voie ès le début.

Qu’appelle-t-on kick off meeting ?

Que peut bien se cacher derrière cet anglicisme « kick-off meeting ». En fait, il s’agit ni plus ni moins que de la réunion de lancement d’un projet. Elle a lieu idéalement avant même le démarrage du projet, ou au pire juste au moment du démarrage. Le kick off meeting a pour objectif notamment de définir la date officielle de démarrage du projet, ou de fixer une autre date marquante, comme la mise en production par exemple.

C’est également une occasion unique de réunir l’ensemble des acteurs du projet. Le client, le détenteur du marché, le ou les prestataires, les équipes internes et externes, et tous les intervenants on lors de cette réunion de lancement la possibilité de déterminer la façon dont ils vont collaborer pour la réussite du projet, de définir des objectifs communs et d’aborder tous les sujets qu’ils pourront juger nécessaire au bon déroulement du processus.

Le lancement d’un projet est l’occasion de fédérer les équipes, l’ensemble des acteurs, autour d’objectifs communs, et créer ainsi une dynamique qui va porter le projet par la suite. Durant cette réunion, les points essentiels, points forts comme difficultés prévisibles, doivent être communiqués de façon totalement transparente.

A la fin du kick off meeting, l’ensemble des règles de fonctionnement, des objectifs et des calendriers doit être défini et clair pour chacun des participants.

Les secrets d’un kick off meeting réussi

Cette réunion de lancement étant cruciale, il est évident qu’elle devra faire l’objet d’une préparation minutieuse. L’objectif de que tout le monde ait le même niveau d’information, et surtout une vision claire du projet, des objectifs à atteindre, et des jalons à respecter. Il est inutile de communiquer trop d’informations, ce serait contre-productif et ne faciliterait en rien le lancement d’un projet.

L’idéal est d’établir en amont un plan de projet, décrivant dans les grandes lignes le déroulement du projet, les tâches principales, les dates à respecter, les charges prévues, les ressources humaines et financières, les efforts à fournir. Il définit les rôles de chacun, ainsi que les responsabilités. De cette façon, chacun sait ce qu’il a à faire et ce qui est de sa responsabilité, ce qui permettra de limiter les conflits par la suite.

La communication lors du lancement d’un projet est essentielle. Il est important d’aborder certains points lors de la réunion de lancement, en s’appuyant sur le plan de projet. La réunion doit faire l’objet d’un ordre du jour clair et précis. Plus qu’une présentation, la réunion de lancement doit rester un espace de dialogue au sein duquel chacun doit se sentir libre de poser des questions.

Pour commencer la réunion, il est nécessaire que tous les intervenants se connaissent et connaissent leurs rôles respectifs. Il est donc conseillé d’ouvrir la réunion par des présentations individuelles. Inutiles de décliner son CV à chaque fois, le nom, le prénom et la fonction dans l’entreprise suffisent.

Le rappel du contexte dans lequel aura lieu le projet est important également. La période allant de l’appel d’offres au lancement du projet recèle d’informations intéressantes, que tous ne possèdent pas. Avoir la connaissance des origines du projet, du contexte dans lequel la réponse a été faite et les raisons pour lesquelles le client vous a choisi permettra par la suite d’éviter un certain nombre d’erreurs. Cela permet également de rappeler les objectifs du projet, à quel besoin il doit répondre, quels problèmes il doit résoudre. Les profils des intervenants étant très différents, le fait que tous sachent comment le projet a été gagné, pourquoi et quel est son but exact permettra d’obtenir une cohésion encore plus forte de l’équipe. Une vision claire et partagée des objectifs est un pas de plus vers la réussite.

Le déroulement du projet doit être présenté. C’est le moment de détailler la méthode de gestion de projet, les différentes échéances programmées ainsi que les livrables prévus. Il est important à ce stade que tout le monde comprenne bien la façon dont va se dérouler le projet, et surtout que tout le monde adhère à la méthode choisie. Cela diminuera d’autant les incompréhensions durant le projet, et par conséquent les pertes de temps. Les spécificités du projet (contraintes techniques ou métier, normes de sécurité à respecter s’il s’agit d’un projet sensible…) doivent également être exposées durant cette phase.

Vient ensuite le moment de présenter l’équipe en elle-même, son organisation et son fonctionnement. Le rôle de chacun doit être détaillé, ainsi que ses domaines de compétences. Les interactions doivent être encouragées, et une liste de tous les intervenants, avec leur spécialité et les coordonnées permettant de les joindre, peut être distribuée. Ainsi, les différents points de contact pourront être rapidement identifiés en cas de besoin. On connaîtra également les valideurs, les coordinateurs techniques et administratifs ainsi que la hiérarchie des responsabilités.

Les risques identifiés, ainsi que la façon dont ils seront gérés, peuvent maintenant être présentés. Les dispositifs mis en place pour la gestion des risques, ainsi que la gestion du changement sont décrits et expliqués. Tous doivent avoir conscience des risques liés au projet, de façon à pouvoir tout mettre en œuvre pour limiter leurs effets.

Les conditions à mettre en œuvre pour que le projet réussisse peuvent également être présentées. Il s’agit de mettre en avant les comportements à adopter, les tâches à accomplir ou les contraintes à respecter (communication entre les SI du client et du prestataire, possibilité d’entrer en contact direct avec les équipes métier du client pour des validations…) pour obtenir les meilleures conditions de travail possible pour le projet. Les outils utilisés pour évaluer l’atteinte des objectifs fixés sont présentés durant cette phase également.

Il n’est pas nécessairement possible de prévoir tous les points pour cette réunion. Comme certaines questions peuvent rester sans réponse, il est important de prévoir un laps de temps pour séance de questions/réponses permettant à tous de s’exprimer.

Enfin, le kick off meeting se termine par la planification des prochaines réunions et des sujets qui y seront abordés. Il s’agit d’une planification à court terme permettant de déterminer les premiers jalons du lancement du projet.

Pour conclure sur la réunion de lancement d’un projet

Le kick off meeting est une réunion permettant à tous les protagonistes du projet de se rencontrer et d’identifier clairement les rôles de chacun. Elle permet de présenter tous les aspects structurants du projet ainsi que les risques identifiés. Tout le monde ayant le même niveau d’information, le projet peut désormais démarrer sur de bonnes bases et aller vers la réussite, avec une implication forte des équipes.

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