Pour beaucoup, la gestion de projet se résume encore à une liste de tâches planifiées, ordonnancées, qu’il faut suivre et mettre à jour au fur et à mesure de l’avancement. Mener un projet à son terme, en respectant la demande du client et les délais d’engagement devraient donc être plutôt simple. Pourquoi alors rencontre-t-on autant de projets qu’il est impossible de qualifier de réussites? Nous allons présenter ici la gestion de projet en 10 points clés à prendre en compte pour aller vers la réussite.
1- Nommer un responsable unique
Cela peut sembler évident, mais il n’est jamais inutile de le rappeler. Il doit y avoir un responsable unique sur le projet, un seul interlocuteur. Il devra naturellement pouvoir consacrer tout le temps nécessaire à la gestion du projet. S’il travaille sur plusieurs sujets à la fois, s’il se disperse ou s’il n’a pas suffisamment de temps à consacrer au projet, il y a toutes les chances pour que ça ne fonctionne pas.
D’autre part, il devra avoir l’autorité nécessaire pour prendre les décisions, qui pourront parfois être difficiles. Si l’on nomme un responsable, mais qu’il n’a pas la liberté de décision sur son projet, très vite, la moindre demande risque de prendre un temps infini pour être traitée, avec à la clé la démotivation de l’ensemble de l’équipe. Les décisions, mineures ou importantes, doivent pouvoir être prises rapidement par le responsable du projet.
S’il est nécessaire qu’il puisse prendre des décisions, il ne se substituera en revanche jamais aux métiers. Il doit faciliter la communication entre les différents services et intervenants, et être en mesure de lever des alertes et de présenter les éventuelles difficultés, et d’émettre des préconisations pour leur résolution lors des comités de pilotage.
Ce chef de projet devra traiter d’égal à égal avec les autres membres de l’équipe, dont il fait partie par ailleurs. Il n’est en aucun cas un responsable hiérarchique des membres l’équipe projet, et ne prendra donc pas de décision en leur nom, mais en concertation avec eux.
2- Une organisation projet pragmatique et transparente
L’organisation du projet doit avant tout être orientée vers l’efficacité. Les querelles entre méthodes agiles ou traditionnelles sont inutiles et contre productives. Il faut être pragmatique et choisir la méthode de gestion de projet en fonction du contexte de réalisation et des attentes du client, et non pas pour coller à un phénomène de mode ou marketing. Une fois la méthode choisie et partagée par tous, les rôles et les responsabilités de chacun doivent être définis en toute transparence et seront ainsi mieux acceptés.
3- Définir un objectif clair
Il n’y a rien de pire pour un projet que de ne pas savoir exactement où l’on va, quel est l’objectif à atteindre. L’expression des besoins doit être centrée sur le métier, et la conception doit prendre en compte la faisabilité avant toute chose, et ne pas dépendre des solutions techniques. On analyse ce qu’il y a à faire, on étudie la faisabilité et ensuite, on fait le choix parmi plusieurs solutions techniques possibles.
A partir de la solution choisie, on définit un objectif clair, partagé par tous, et on met tout en œuvre pour l’atteindre (moyens, matériels, ressources…).
4- Une planification ouverte à tous
Une fois l’objectif fixé, le planning devient un élément clé du projet. Afin que chacun ait bien conscience de ses responsabilités, mais aussi de celle des autres et de leurs activités, il est important que ce planning soit accessible à tous. De cette façon, l’implication de chaque membre de l’équipe projet en sera renforcée, et chacun pourra suivre les enjeux liés aux tâches qui leur sont affectées. Non seulement le chef de projet, mais l’ensemble de l’équipe, pourra suivre en temps réel la progression des différentes réalisations et la possibilité ou non de respecter les délais. Idéalement, si l’équipe travaille dans un open-space, le planning pourra être affiché sur un écran visible de tous.
5- Un point d’accès unique à tous les documents
De nombreux documents vont être créés tout au long du projet. S’ils sont propagés par email aux différents intervenants, avec leurs versions successives, nul doute que certains se perdront, avec l’information qu’ils contiennent. La mise en place d’un système de gestion de documents (GED) est indispensable. Toutes les informations seront accessibles via cette base documentaire, dans leurs différentes versions, avec la possibilité de conserver un historique.
6- Un suivi adapté, précis et régulier
Le respect des délais annoncés est primordial dans un projet, que ce soit pour l’image de l’entreprise, ou pour les éventuelles pénalités de retard en jeu. Il est donc nécessaire de mettre en place un outil partagé permettant à chaque intervenant de renseigner l’avancement des tâches qui lui sont attribuées. De cette façon, chacun peut en temps réel consulter l’avancement du projet.
7- Un contrôle régulier
L’absence de visibilité conduit généralement à un effet tunnel désastreux, puisqu’on se rend compte de la catastrophe au moment où elle arrive sans avoir pu l’anticiper. Le suivi nécessite un contrôle régulier, de façon à prévenir tout risque de dépassement, de débordement du planning. Tout retard entraîne un coût, et un tableau de bord bien fait, avec des alertes automatiques à l’approche d’une étape clé ou d’un jalon identifié permet au chef de projet de contrôler simplement le déroulement du projet.
8- Un suivi rigoureux des changements
Les spécifications sont rarement gravées dans le marbre, et des changements mineurs ou plus importants surviennent généralement durant le projet. La mise en place d’un système de gestion et d’accompagnement des modifications du projet permet d’identifier en amont les risques encourus. Les problèmes potentiels peuvent alors être pris en compte plus rapidement, et leur impact sur le déroulement du projet minimisés. Cela permet un meilleur contrôle des coûts du projet.
9- Une communication libre et efficace
Tous les outils mis en place ne serviront à rien s’il n’y a pas de communication entre les différents acteurs du projet. De nombreuses questions vont être soulevées tout au long du projet, et le chef de projet devra s’assurer qu’elles parviendront aux bonnes personnes et que les réponses seront transmises à tous les intéressés.
L’idéal est de mettre en place un outil de communication central et accessible à tous comme Nutcache par exemple. De cette façon, toutes les informations seront partagées et les échanges facilités.
10- Communiquer avec la hiérarchie
Si la communication au sein de l’équipe projet est primordiale, il est également souhaitable que le chef de projet puisse dialoguer facilement, ouvertement et à tout moment avec sa hiérarchie. C’est à cette condition que des décisions importantes, qui ne peuvent pas toujours être prises par le chef de projet, pourront être prises rapidement par les équipes de pilotage, sur la base de rapports et d’indicateurs.
La mise en place d’une gestion de projet en 10 points comme ceux décrits ci-dessus permettra sans aucun doute à vos projets de se dérouler dans de meilleures conditions et d’aboutir à autant de succès!
Nutcache est par ailleurs l’outil idéal pour la communication, le partage des documents et le suivi du projet: Testez-le dès maintenant!
