La gestion de flux de travail est une partie indispensable du management de projet. Il est donc important de bien savoir de quoi l’on parle exactement et de savoir quels outils ont à leur disposition les chefs de projet pour en automatiser, ou tout au moins en simplifier les processus.
Qu’est-ce que la gestion de flux de travail ?
Un flux de travail est une modélisation de l’intégralité des tâches et actions à réaliser par les différents acteurs d’un processus métier. Les intervenants d’un processus peuvent être de différentes natures. Il peut s’agir d’êtres humains naturellement, mais aussi des applications, des programmes, des services et même d’autres processus.
La gestion de flux de travail permet donc de décrire des composantes d’un projet telles que des circuits de validation, des listes de tâches à réaliser et les différents intervenants responsables, un planning indiquant les délais…
Pour résumer, le flux de travail va servir à décrire le circuit de validation d’un processus, avec les différentes tâches et acteurs.
Différents types de flux de travaux
La gestion de flux de travail la plus courante utilise des flux directifs. Ils décrivent des processus métiers bien connus dans l’entreprise et parfaitement maîtrisés. Chaque flux est généralement figé et n’évolue que peu et rarement. Le flux est composé de différentes tâches à accomplir ordonnancées. La gestion du flux de travail permet de modéliser le processus en décrivant toutes les conditions d’entrée dans une tâche (ce qui permet de débuter sa réalisation) et toutes les conditions de sorties (qui permettent de définir qu’une tâche est réalisée), ainsi que toutes les personnes ou les processus extérieurs étant impliqués. Les prérequis doivent être remplis pour le démarrage d’une tâche, et les conditions de réalisation vérifiées pour qu’elle soit considérée comme terminée et pouvoir passer à la suivante.
La gestion de flux de travail peut également être basée sur un modèle collaboratif. Loin d’être aussi verrouillé que le flux procédural, le flux collaboratif voit son déroulement modifié régulièrement par ses intervenants. Il s’agit donc d’un processus dynamique. Le cheminement peut être facilement adapté aux imprévus pouvant être rencontrés durant le projet. Les conditions d’entrée et de sortie d’une tâche peuvent varier, être adaptées. Les intervenants également peuvent être modifiés. Les différentes branches peuvent être au besoin réorganisées afin de modifier le cheminement initial.
La gestion de flux de travail peut également s’appliquer aux processus administratifs et/ou documentaires. Très présents dans n’importe quelle entreprise, comme pour la gestion de la paie et des remboursements de notes de frais par exemple, les processus administratifs nécessitent une gestion de flux bien précise. Dans le cas de processus administratifs, les tâches à accomplir sont généralement des documents à créer ou remplir, et les conditions d’entrée consistent en des vérifications d’informations et de droits ou d’approbations. Les délais de passage d’une étape à l’autre peuvent également être contrôlés.
Les outils de gestion de flux de travail
Différents outils informatiques peuvent être utilisés pour gérer les flux. Ils doivent être suffisamment souples pour permettre la modification du cheminement du flux défini et l’adapter ainsi à l’évolution des besoins. Même un flux procédural ou administratif relativement figé peut être amené à être modifié s’il est par exemple lié à une législation évolutive. Ces outils vont intégrer un moteur de gestion de flux qui permettra de modéliser les processus métiers. Si la formalisation reste à la charge du métier, les outils informatiques vont permettre aux intervenants de traduire le flux et l’intégrer. Son automatisation sera ensuite à la charge du système.
La modélisation d’un flux va également permettre de le structurer. Il pourra ainsi être rationalisé et optimisé, et le projet gagner au final en performances. Les risques en seront diminués, les délais plus facilement respectés, et les clients satisfaits.
=> La flexibilité du logiciel de gestion de projet Nutcache permet aussi de gérer les flux de travail.
