Tout projet est basé sur certaines évaluations ou hypothèses. Quel chef de projet n’a jamais posé la question en réunion de planification « Combien de temps pensez-vous que cette tâche peut prendre? » ? Une personne va répondre le temps qu’elle « pense » que cela « peut » prendre. Le chef de projet l’écrit dans son planning et tient la personne responsable pour le respect du délai.
Or, une évaluation d’un projet ou d’une tâche n’est qu’un jugement approximatif. Voici les 5 erreurs communes, identifiées par Jim Benson, à éviter dans l’ évaluation d’un projet.
1- Croire qu’une évaluation est correcte
Les chefs de projet aiment les chiffres. Les chiffres donnent de la crédibilité à leur projet. Pourtant, croire les chiffres fournis par une personne est une erreur. Quand un plombier nous dit « Ca devrait vous coûter environ 300$ », nous ne retenons que le 300$, prenant cette évaluation pour véritable, et nous ignorons le fait que le plombier ait clairement utilisé les termes « devrait » et « environ ». Les chiffres, que ce soient des dates, des coûts, ont tendance à devenir une vérité dés qu’ils sont exprimés.
Action corrective : n’acceptez jamais un chiffre sans un indice de confiance associé, basé sur une performance passée. Demandez aussi les incertitudes liées à cette évaluation chiffrée.
2- Croire qu’une évaluation d’un projet est possible
Pratiquement toute évaluation d’un projet est soumis au phénomène de « Planning fallacy »; c’est-à-dire une erreur d’évaluation de la durée d’une tâche par optimisme. En effet, nous avons tous tendance est à sous-estimer la durée d’une tâche que nous devons réaliser. Et en fournissant une évaluation de la durée de la tâche, nous faisons en quelque sorte une promesse que la tâche pourra être accomplie dans les temps. Et nous commençons à croire en notre propre estimation et ignorons les signes qui nous indiquent que cela n’était qu’une approximation et que la réalité sera probablement différente.
Action corrective: Étudiez le phénomène de « Planning Fallacy » et surtout les solutions associées. Ben Flyvberg a écrit de nombreuses revues à ce sujet.
3- Croire qu’une évaluation est la base pour une prise de décision
Tout projet est en fait une hypothèse. Nous pensons que nos actions vont mener au produit que nous imaginons et que notre produit aura un impact sur le marché. Plus le projet est important, plus les hypothèses sur lesquelles sont basées le travail sont nombreuses. Nous pensons pouvoir prédire le futur car nos évaluations sont plausibles. En fait, elles ne sont que des hypothèses.
Action corrective: Gardez à l’esprit qu’un projet est basé sur des probabilités et qu’il n’est pas possible de modéliser ce type de système.
4- Croire qu’une évaluation d’un projet peut être améliorée
Nous pensons pouvoir améliorer nos évaluations. Nous croyons qu’évaluer est une compétence. Bien que ce soit possible, le phénomène de « Planning Fallacy » et la réalité du travail font que la précision de notre évaluation de projet sera toujours limitée. Notre précision est impactée par les aléas du travail. Par exemple, pour une évaluation d’une tâche individuelle, les aléas comme l’absence d’un collègue peuvent avoir un impact important.
Action corrective: Il s’agit à nouveau d’éviter le piège de la sous-estimation des tâches (planning fallacy). Une autre action corrective est de bien prendre en compte les expériences passées, les aléas rencontrés, les retards, etc…
5- Croire que les évaluations peuvent être implémentées
Cette erreur consiste à faire des évaluations et un plan d’actions et à commencer à travailler sur l’implémentation immédiatement sans prévoir que ce plan va changer.
Action corrective: Lorsqu’il y a des changements de plan, les évaluations doivent être ajustées.
Ces 5 erreurs d’ évaluation d’un projet sont les symptômes d’une mauvaise planification de projet. Elles ne signifient pas qu’une évaluation de projet est impossible. Mais les actions correctives doivent être mises en place et une analyse des causes de ces erreurs doit être réalisée.
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