Un chef de projet doit faire face tous les jours à un certain nombre d’obstacles et de contraintes. Afin de permettre à ses équipes projet de travailler en toute sérénité et d’être ainsi efficace, et donc de garantir la réussite des projets, il est important d’adopter les bons comportements.
Nous allons ici aborder dix erreurs à éviter absolument.
1- Une équipe divisée
Avoir une équipe soudée est impératif pour la réussite d’un projet. La cohésion du groupe permet à l’équipe de travailler à la réalisation d’un objectif commun. Cela ne veut pas dire non plus que chacun ne peut pas avoir son opinion, mais chaque membre de l’équipe y compris et surtout le chef de projet doit être à l’écoute des autres. La création de clans au sein d’une équipe met en péril sa cohésion, et par là même le projet.
Le chef de projet doit donc gérer les conflits potentiels et les différences d’opinions de façon à trouver un compromis permettant à chacun de s’exprimer et de travailler en harmonie.
2- Un manque de confiance
Pour qu’une équipe soit soudée, il faut que ses membres aient confiance les uns dans les autres. Les collaborateurs impliqués dans le projet doivent se connaître, sur le plan professionnel, afin de savoir quelles connaissances et compétences peuvent être mises en œuvre, mais également sur le plan personnel. C’est cette connaissance qui va amener les membres de l’équipe à mieux se comprendre et à mieux travailler ensemble.
Des relations humaines de bonne qualité au sein d’une équipe sont le gage d’un environnement de travail agréable et efficace.
3- Le manque de transparence
Tous les membres de l’équipe doivent avoir le même niveau d’information. Chacun doit connaître les compétences et les capacités des autres et le chef de projet doit partager avec tous l’ensemble des informations dont il dispose sur le projet. De cette façon, chacun est à même d’aider à résoudre les problèmes s’il possède les compétences nécessaires.
Lorsque les informations ne sont pas transmises, une personne peut très bien avoir la solution à un problème, sans même en avoir conscience, puisqu’elle n’a pas connaissance du problème. C’est une perte de temps considérable. De plus, la transparence des informations ne peut qu’améliorer la cohésion du groupe puisqu’il n’y a aucune notion hiérarchique dans la répartition de la connaissance. Les équipes projet efficaces font le point régulièrement, souvent quotidiennement, sur les différentes informations importantes et sur la progression de chacun.
La transparence doit également exister vis-à-vis du client, qui doit se sentir en confiance. Il doit pouvoir communiquer simplement et facilement avec l’équipe et ne pas se retrouver en face d’une sorte de boîte noire qui filtre systématiquement les informations qui entrent et qui sortent. C’est la meilleure façon d’établir une relation de confiance.
4- Le manque d’implication
Il n’y a rien de pire que des collaborateurs qui ne ressentent pas le besoin de s’impliquer et qui se contentent de faire ce que leur demande le chef de projet. L’engagement de chacun des membres de l’équipe est primordial pour l’avancement et la réussite du projet.
Le chef de projet doit motiver son équipe, lui donner des défis, définir des jalons et rendre le projet toujours plus attractif. Ce n’est qu’à ce prix que chacun s’impliquera et fournira un travail efficace.
5- Avoir une vision à court terme
Si le chef de projet doit être en mesure de gérer les urgences de façon quotidienne, il doit également être capable de prendre du recul et de conserver une vision globale du projet, en prenant en compte l’intégralité de ses différentes parties. Il doit être capable de voir au-delà de la simple urgence, afin de bien mesurer l’impact d’une action à moyen et long terme sur le projet, et sur la relation entre les équipes projet et le client. La réussite du projet nécessite d’avoir une vision à long terme.
6- Renvoyer une mauvaise image
L’image que renvoie l’équipe projet est le fruit des actions menées par ses membres et de leur comportement. Chacun doit être conscient que ses actes peuvent influer sur la vision qu’on du projet les personnes extérieures, qu’il s’agisse de collègues ou de clients. Il est de la responsabilité de chacun de faire en sorte que l’équipe ait bonne réputation et que les livrables qu’elle produit soient de bonne qualité.
7- Une mauvaise gestion du changement
Des changements interviennent en permanence lors du déroulement d’un projet. Un interlocuteur côté client, un ou plusieurs intervenants sur le projet, les spécifications, les besoins, le matériel… tout est susceptible de changer. La clé de la gestion du changement est la communication. Il est important de bien prendre en compte les différentes étapes du changement que sont le déni / la résistance, l’émotion, l’espoir et l’engagement. Chacun passera obligatoirement par ces différentes étapes, et l’objectif est, grâce à la communication, de faire en sorte d’y passer le moins de temps possible.
8- Travailler de façon cloisonnée
Il arrive souvent que les membres d’une même équipe travaillent côte à côte sans interagir les uns avec les autres, parfois sans savoir exactement ce que font les autres. Il est important que chacun sache sur quoi les autres travaillent, quelles sont leurs difficultés et quels sont leurs atouts. Il n’y a pas de travail individuel, mais bien un travail collectif.
Chacun doit être en mesure d’intervenir pour aider un collègue, même s’il ne s’agit pas de son domaine de prédilection. Lorsqu’un problème est rencontré par l’un des membres de l’équipe, il est exposé à tous, et tout le monde peut apporter sa solution. Il s’agit là réellement d’un travail collaboratif.
9- Ne pas avoir d’objectifs communs
Si l’ensemble de l’équipe n’a pas un objectif commun à atteindre, on constate un énorme gaspillage d’énergie et une grande perte de temps. Il est important de passer du temps pour exposer clairement la vision du projet, les objectifs à atteindre et les moyens à mettre en œuvre pour y parvenir. Avoir un objectif clair en commun va souder l’équipe et la rendre beaucoup plus efficace que si chacun devait tâtonner et éventuellement se fixer des objectifs différents.
10- Une mauvaise organisation
Enfin, on peut vouloir mettre en œuvre toutes les bonnes pratiques tant côté gestion de projet que côté équipe de réalisation, si l’on part sur une mauvaise organisation, c’est comme construire sur du sable. La mauvaise organisation des équipes projet est l’ennemi numéro 1.
L’idéal est de responsabiliser tous les collaborateurs et de les impliquer en leur délégant des tâches précises avec un délai de réalisation réaliste. Centraliser est toujours la pire des options. Comme nous l’avons vu plus haut, la transparence, la communication, la collaboration et la responsabilisation sont les clés d’une organisation efficace et d’un projet réussi.
Nutcache est l’outil de collaboration préféré des chefs de projet et des équipes projet efficaces.
